Sante

Maisons de retraite : detruire les dossiers residents

29 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une maison de retraite gere les donnees les plus sensibles qui soient : le dossier de soins de chaque resident, les plans de soins, les releves de medicaments et les notes medicales. Une partie releve du long delai de conservation de la WGBO, une partie de l'obligation fiscale et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand un dossier peut partir apres le deces ou le depart d'un resident et comment le detruire en confiance avec un certificat.

La reponse rapide : les donnees medicales du dossier de soins relevent de la WGBO et se conservent en principe vingt ans, comptes depuis la derniere modification. La comptabilite releve des sept ans fiscaux. Les plans de soins et notes eparses sans valeur medicale durable s'eliminent plus tot. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : WGBO et RGPD

Dans une maison de retraite, deux choses se croisent. La WGBO vous impose de conserver longtemps les donnees medicales, en principe vingt ans depuis la derniere modification du dossier. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. La WGBO fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc le dossier par partie. Un releve de medicaments ou une note medicale n'a pas le meme statut qu'un plan de soins sans valeur medicale durable ou qu'un brouillon. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. La ligne principale de tous les delais est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai WGBO depuis la derniere modification, le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice.

Partie	Point de depart	Delai
Dossier de soins medical	WGBO	20 ans
Donnees de medicaments et de traitement	Partie du dossier de soins	20 ans (WGBO)
Comptabilite et facturation	Obligation fiscale	7 ans
Plan de soins sans valeur medicale	Lie a la finalite	le plus brievement possible
Dossier du personnel salarie	Cadre distinct	delais propres
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de la WGBO et de votre propre protocole. En cas de doute, consultez votre praticien ou votre conseil en protection des donnees. Les exceptions aux vingt ans sont dans le delai de conservation WGBO de 20 ans.

Medicaments et donnees medicales selon la WGBO

Le coeur d'un dossier resident est medical. Les releves de medicaments, les accords de traitement, les notes du medecin ou de l'infirmier et l'historique de sante du resident sont des donnees sensibles. Pour cette partie s'applique le delai WGBO de vingt ans en principe, compte depuis la derniere modification du dossier. Tant que ce delai court, vous gardez le dossier medical complet et securise.

Une conservation plus longue peut etre necessaire lorsque de bons soins l'exigent, par exemple pour une affection qui reste importante pour le suivi. Une conservation plus courte est possible lorsque le resident le demande et qu'aucun interet majeur ne s'y oppose. Notez de telles considerations, afin de pouvoir expliquer plus tard pourquoi un dossier a ete conserve plus ou moins longtemps.

Dossiers apres le deces ou le depart d'un resident

Le deces ou un demenagement vers un autre etablissement met fin aux soins, mais pas au delai de conservation. La partie medicale du dossier se conserve en principe vingt ans, meme lorsque le resident n'est plus la. N'eliminez donc pas un dossier des qu'une chambre se libere. Les proches peuvent, sous conditions, encore demander l'acces, et un dossier peut compter dans une reclamation ou une question medicale.

Gardez donc une separation claire entre dossiers actifs et dossiers clotures. Mettez les dossiers clotures a part avec la date d'expiration du delai, afin de pouvoir les detruire au bon moment. Cette approche est comparable a celle des soins a domicile et de la destruction des dossiers clients, ou s'applique la meme logique WGBO.

Garder le dossier de soins et le dossier du personnel a part

Dans une maison de retraite, deux types de dossiers sont proches : le dossier de soins du resident et le dossier du personnel du salarie. Ils ont leurs propres bases et leurs propres delais et n'ont pas leur place dans le meme tas. Le dossier de soins suit la WGBO, le dossier du personnel suit les regles autour de l'emploi et de la fiscalite. Gardez-les separes physiquement et numeriquement, afin de pouvoir detruire l'un sans toucher a l'autre. La difference entre le dossier du personnel et le dossier patient est un point d'attention recurrent pour un etablissement de soins.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les dossiers en dossier de soins medical, comptabilite, plan de soins et dossier du personnel.
2. Conservez la partie medicale selon le delai WGBO de vingt ans.
3. Mettez les dossiers clotures a part avec la date d'expiration du delai.
4. Eliminez les plans de soins et brouillons des qu'ils n'ont plus de valeur durable.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers de soins sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees medicales et d'identite. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Les dossiers numeriques et les supports en font clairement partie : un ancien serveur, une sauvegarde ou un ordinateur du dossier de soins electronique contient les memes donnees sensibles que le papier et merite le meme soin.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez detruit de facon demontrable. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Eliminer les dossiers au deces ou au depart. Le delai WGBO continue simplement de courir.
• Meler le dossier de soins et le dossier du personnel. Ils ont leurs propres bases et delais.
• Oublier les dossiers numeriques. Un ancien serveur ou une sauvegarde contient les memes donnees medicales.
• Jeter non broye. Un dossier de soins dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une maison de retraite doit-elle conserver le dossier de soins d'un resident ?

Les donnees medicales du dossier de soins relevent de la WGBO et se conservent en principe vingt ans, comptes depuis la derniere modification. La comptabilite releve des sept ans fiscaux. Les notes eparses sans valeur medicale durable s'eliminent plus tot.

Puis-je detruire le dossier des qu'un resident decede ou part ?

Non. Le deces ou le depart met fin aux soins, mais pas au delai WGBO. La partie medicale se conserve en principe vingt ans. Les proches peuvent parfois encore demander l'acces, donc gardez le dossier complet jusqu'a l'expiration du delai.

Le dossier de soins et le dossier du personnel vont-ils ensemble ?

Non. Le dossier de soins d'un resident et le dossier du personnel d'un salarie ont leurs propres bases et delais. Gardez-les separes, afin de pouvoir detruire l'un sans toucher a l'autre.

Comment detruire les dossiers de soins conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une maison de retraite travaille avec des donnees medicales et d'identite de chaque resident, entre la WGBO et le RGPD. Conservez le dossier de soins medical selon les vingt ans de la WGBO, conservez la comptabilite sept ans et eliminez plus tot les plans de soins sans valeur durable. Un dossier ne disparait pas au deces ou au depart, mais va au bout de son delai. Gardez le dossier de soins et le dossier du personnel separes et n'oubliez pas les supports numeriques. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos residents.

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