Sages-femmes : detruire les dossiers patients (WGBO)
Un cabinet de sage-femme travaille avec les donnees les plus sensibles qui soient. Le dossier de grossesse et d'accouchement contient des notes medicales, des echographies, des resultats et le compte rendu d'une periode vulnerable. Meme un petit cabinet constitue en silence une archive consequente. Ce guide montre combien de temps vous conservez ces dossiers selon la WGBO, comment gerer les echographies et la transmission, et comment faire detruire l'ensemble en confiance et de facon demontrable.
En resume, vous conservez le dossier patient vingt ans selon la WGBO, et pour un enfant ce delai se compte a partir de l'age auquel il devient majeur. Les echographies et donnees medicales font partie du dossier et suivent le meme delai. La facturation se conserve sept ans. Ce dont vous n'avez plus besoin ensuite disparait en confiance et avec un certificat.
La WGBO comme point de depart
Pour une sage-femme, la loi neerlandaise sur le contrat de traitement medical, la WGBO, est determinante. La WGBO vous impose de conserver le dossier patient vingt ans, a compter de la derniere modification du dossier. C'est un plancher choisi avec soin, car les donnees peuvent encore compter des annees plus tard pour la sante de la mere ou de l'enfant. Vous ne fixez donc pas vous-meme un delai plus court, mais vous n'eliminez pas non plus plus tard que necessaire.
Le contexte de ce delai et la maniere de le calculer sont detailles dans la WGBO et le delai de conservation de 20 ans des dossiers patients. Le point de depart est le meme pour chaque professionnel de sante. Le cabinet de sage-femme se distingue surtout par la nature des donnees et par la position particuliere de l'enfant.
Le dossier de l'enfant se compte autrement
Chez une sage-femme, le soin concerne presque toujours la naissance, donc des donnees qui portent en partie sur un enfant. La WGBO en tient compte. Pour le dossier d'un mineur, le delai de vingt ans se compte non pas a partir du soin mais a partir du moment ou l'enfant devient majeur. En pratique, cela signifie qu'un dossier autour d'une naissance se conserve bien plus de vingt ans apres l'accouchement.
Votre archive reste ainsi vivante longtemps. Il est sage de noter par dossier quand le delai prend fin, pour ne pas detruire trop tot et ne pas tout garder indefiniment. Un registre clair des dates de fin evite qu'une petite archive ne se transforme discretement en une armoire pleine de donnees sensibles sans aucune vue d'ensemble.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et le delai de soin a partir de la derniere modification du dossier ou, pour un enfant, a partir de la majorite.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Dossier de grossesse et d'accouchement | WGBO | 20 ans |
| Echographies et resultats | Partie du dossier | 20 ans |
| Dossier d'un enfant | WGBO, a partir de la majorite | 20 ans apres 18 ans |
| Comptes rendus a l'hopital et aux soins de maternite | Partie du dossier | 20 ans |
| Facturation et comptabilite | Obligation fiscale | 7 ans |
| Notes eparses et brouillons | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos normes professionnelles. L'approche rejoint celle des autres professionnels de sante, comme l'expliquent la kinesitherapie et la destruction des dossiers patients et le dossier de dentiste sous la WGBO. En cas de doute sur un dossier individuel, consultez votre organisation professionnelle ou votre conseil en protection des donnees.
Echographies et donnees medicales
Une echographie est plus qu'une image. Elle fait partie du dossier medical et compte dans le delai de conservation de vingt ans. Il en va de meme pour les resultats, les valeurs sanguines et les notes sur le deroulement de la grossesse. Ce sont des donnees de sante, donc des donnees sensibles, la categorie que le RGPD protege le plus fortement. Vous ne les conservez pas plus librement que le reste du dossier et vous ne les eliminez pas plus tot.
Attention aussi au volet numerique. Les images et les donnees se trouvent souvent sur un ordinateur de cabinet, une sauvegarde ou un ancien disque dur. Un support contenant des echographies et des donnees medicales exige le meme soin que le papier. Lorsqu'un appareil est remplace, l'ancien support doit etre detruit en confiance et ne pas finir dans un tiroir ou avec les dechets.
Transmission a l'hopital et aux soins de maternite
Le soin de la sage-femme forme rarement un tout ferme. Vous transmettez a un hopital en cas d'indication medicale et vous travaillez avec les soins de maternite apres l'accouchement. Lors de cette transmission, vous partagez precisement ce que le soin exige. Le compte rendu que vous redigez ou recevez fait partie de votre dossier et suit le meme delai.
Mefiez-vous toutefois des piles doubles. Il n'est pas necessaire de conserver chaque copie et chaque note intermediaire indefiniment si l'essentiel figure deja dans le dossier. Les copies excedentaires et les impressions eparses s'eliminent en confiance une fois leur but atteint. Vous conservez ainsi un dossier complet sans que votre archive se remplisse inutilement de donnees sensibles.
Comment proceder en 6 etapes
- Notez la date de fin par dossier, en tenant compte du delai plus long pour un enfant.
- Gardez les echographies et donnees medicales avec le dossier et traitez-les avec le meme soin.
- Eliminez les copies de transmission excedentaires une fois leur but atteint.
- Separez la comptabilite et son delai fiscal de sept ans.
- Rassemblez ce qui peut partir dans un conteneur ferme, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les dossiers de sage-femme sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees de sante de la mere et de l'enfant. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine reste fermee. Vous evitez ainsi que des donnees sensibles ne deviennent visibles en cours de route. Un ancien ordinateur de cabinet ou une sauvegarde contenant des echographies fait aussi partie de ce parcours.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin, exactement comme decrit dans la destruction demontrable pour le RGPD. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
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Demandez un devisErreurs frequentes
- Detruire trop tot. Pour un enfant, le delai court jusqu'a bien apres la naissance.
- Traiter les echographies a part et plus librement. Elles font partie du dossier et sont tout aussi sensibles.
- Oublier les supports numeriques. Un ancien ordinateur de cabinet contient souvent des dossiers complets.
- Conserver les copies de transmission. Eliminez les impressions doubles une fois leur but atteint.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Combien de temps une sage-femme doit-elle conserver le dossier patient ?
La WGBO prescrit un delai de conservation de vingt ans. Pour le dossier d'un enfant, ce delai se compte a partir de l'age auquel l'enfant devient majeur, de sorte que le dossier se conserve plus longtemps en pratique. La facturation releve par ailleurs de l'obligation fiscale de conservation de sept ans.
Les echographies et donnees medicales relevent-elles aussi du delai de conservation ?
Oui. Les echographies, resultats et notes medicales font partie du dossier patient et suivent le meme delai de vingt ans. Ce sont des donnees de sante, donc des donnees sensibles qui exigent un soin particulier.
Que deviennent les donnees lors de la transmission a un hopital ou aux soins de maternite ?
Vous partagez precisement ce que le soin exige et restez responsable de votre propre dossier. Ne conservez pas de piles doubles de comptes rendus de transmission inutiles et eliminez les copies excedentaires en confiance.
Comment detruire les dossiers de sage-femme conformement au RGPD ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles jusqu'a la destruction et vous le notez dans votre registre des traitements comme preuve.
Conclusion
Un cabinet de sage-femme gere les donnees les plus sensibles autour de la grossesse et de la naissance, des echographies aux comptes rendus de transmission. La WGBO exige un delai de conservation de vingt ans qui, pour un enfant, ne commence qu'a la majorite. Gardez les echographies et donnees medicales avec le dossier, eliminez a temps les copies de transmission excedentaires et conservez la comptabilite sept ans. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de la mere et de l'enfant et respectez de facon demontrable la WGBO et le RGPD.
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