Santé

Le dossier dentaire en pratique, WGBO, KNMT et une archive en ordre

4 mars 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Le cabinet dentaire travaille avec une combinaison de fiches de statut papier, de dossiers de traitement numériques, d'images radiographiques, de relevés de statut parodontal, de plans de traitement et de correspondance d'orientation. Pour chacune de ces parties s'appliquent des règles légales et professionnelles de conservation et de destruction. La WGBO constitue le cadre juridique, la KNMT le complète par des directives pratiques. Cet article rassemble ces éléments en une politique d'archivage exploitable.

La WGBO comme fondement

L'article 7:454 du Code civil néerlandais (la WGBO) prévoit que le soignant conserve le dossier patient pendant au moins vingt ans à compter du dernier contact, ou aussi longtemps que la bonne pratique de soins l'exige. Pour les mineurs le délai commence en général au 18e anniversaire. En 2020 le délai est passé de quinze à vingt ans. Les anciens dossiers existant au 1er janvier 2020 suivent l'ancien délai sauf si le nouveau est plus favorable au patient.

Pour une explication détaillée voir notre article WGBO 20 ans pour les dossiers patients.

La directive KNMT sur la tenue des dossiers

L'Association royale néerlandaise des dentistes (KNMT) dispose d'une directive Dossier patient qui complète concrètement la WGBO pour les soins bucco-dentaires. Points clés.

• Chaque dossier contient. Données d'identification, antécédents médicaux, historique de traitement, images radiographiques avec motivation, plans de traitement et consentement éclairé, orientations.
• Les notes sont accessibles aux confrères en remplacement ou en reprise.
• Le patient a le droit d'accès, de copie et de rectification.
• Lors du transfert du cabinet le dossier suit ou reste disponible pour le patient.

Catégories particulières

Les données de santé relèvent des catégories particulières de l'article 9 du RGPD. Cela signifie. Traitement uniquement sur un fondement précis (généralement l'exécution du contrat de soins), sécurité stricte, accès limité et un modèle d'autorisation interne clair. En cas de fuite de données, l'obligation de notification est souvent directement applicable en raison de la sensibilité.

Le dossier dentaire est à la fois un document médical, une pièce de preuve juridique et un ensemble sensible au titre du RGPD. Chacun de ces trois rôles appelle une conservation soignée et une destruction soignée.

Images radiographiques et statut parodontal

Les images radiographiques font partie du dossier et partagent le délai de conservation de vingt ans. Les images numériques se trouvent dans le système de gestion du cabinet. Les expositions analogiques plus anciennes (cartes périapicales, panoramiques sur film) reposent encore dans des armoires des cabinets numérisés entre 2005 et 2015.

Le statut parodontal est une mesure répétée s'étendant sur des années. L'historique complet appartient au dossier, car la tendance a une pertinence clinique. Ce n'est qu'après l'expiration du délai de vingt ans à compter du dernier contact que la destruction entre en jeu.

Quand pouvez-vous détruire ?

Trois situations appellent une destruction active.

1. Délai expiré. Vingt ans après le dernier contact (ou à compter du 18e anniversaire) le dossier peut partir, sauf si le patient a été traité à nouveau depuis (nouveau délai) ou si un délai plus long est justifié par la bonne pratique de soins.
2. Le patient demande la destruction. L'article 7:455 BW donne au patient le droit à la destruction de (parties de) son dossier. Le soignant détruit dans les trois mois, sauf si une autre personne a un intérêt substantiel à la conservation.
3. Le cabinet ferme. À la fermeture les dossiers sont transférés à un successeur ou à un dispositif de gardiennage. Ce qui reste est détruit conformément à la directive.

Processus de destruction pratique

Une archive de cabinet dentaire est souvent un mélange de papier (anciennes fiches de statut, enveloppes de film radiographique, orientations, impressions de dossiers numériques) et de données numériques (système de gestion du cabinet, sauvegardes, scans). Le côté papier se traite au mieux par une campagne de nettoyage annuelle où tout ce qui dépasse son délai de conservation est inventorié, regroupé et détruit. Voir notre comparatif déchiquetage mobile contre offsite pour le choix entre destruction sur place ou à distance.

Destruction mobile au cabinet

Pour les cabinets dentaires, la destruction mobile sur place est presque toujours le bon choix. Les dossiers relèvent du secret professionnel, ils ne peuvent quitter le bâtiment intacts. Avec DeSnipperaar le camion de destruction vient au cabinet. Fiches de statut papier, film radiographique, orientations et impressions passent au déchiqueteur sur place en DIN 66399 P-5. Votre collaborateur ou le titulaire du cabinet observe par la vitre latérale. Vous recevez ensuite un certificat au nom du cabinet. Pas de contrat, pas de minimum, facilement intégré dans le planning d'un après-midi.

Côté numérique

Pour le côté numérique la même logique s'applique, mais avec des techniques différentes. Les bandes de sauvegarde et les anciens disques durs contenant des données patients doivent être détruits de façon démontrable en fin de vie au niveau H-4 ou E-4. Voir aussi nos articles sur détruire les SSD et effacer contre détruire un disque dur.

En résumé

• WGBO, vingt ans à compter du dernier contact ou du 18e anniversaire.
• La directive KNMT précise concrètement ce qui appartient au dossier.
• Catégorie particulière de l'article 9 du RGPD, sécurité stricte et restriction d'accès.
• Les images radiographiques et le statut parodontal partagent le délai de conservation du dossier.
• La destruction mobile au cabinet évite que les dossiers se perdent durant le transport.

Plus d'informations sectorielles sur notre page pour les soignants et cabinets de soins.