Santé

Etablissements de sante mentale : detruire les dossiers

24 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un etablissement de sante mentale traite les donnees les plus sensibles qui soient. Diagnostics, plans de traitement, comptes rendus d'entretien, medication et parfois evaluations de crise et de risque. Ces donnees relevent d'un long delai de conservation legal, mais elles ne peuvent pas non plus trainer indefiniment. Ce guide montre combien de temps vous conservez un dossier client, ce que signifie le droit du client a la destruction et comment faire detruire le dossier en confiance ensuite.

La reponse rapide. La WGBO fixe un delai de conservation de 20 ans, compte a partir de la derniere modification du dossier. Un client peut en outre demander la destruction. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat, qu'il s'agisse de papier ou d'un support numerique.

Deux cadres qui s'appliquent en parallele

Dans un etablissement de sante mentale, deux regimes se croisent. La WGBO vous impose de tenir un dossier et de le conserver 20 ans, afin qu'un client et le praticien puissent se referer a l'historique de traitement. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire et accorde aux donnees sensibles une protection renforcee. La WGBO fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Ces 20 ans ne sont pas un repere flou. Dans le guide sur les dossiers patients et les 20 ans de la WGBO, vous lisez comment le delai se compte et quand le bon exercice des soins impose de conserver plus longtemps. Pour la sante mentale, le point de depart est la derniere modification du dossier, pas le premier rendez-vous. Tant qu'un parcours de traitement se poursuit, le compteur reste donc a l'arret.

Delais de conservation par partie

Un dossier client n'est pas un ensemble homogene. Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai WGBO a partir de la derniere modification et le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice.

Partie	Point de depart	Delai
Dossier de traitement	Obligation WGBO	20 ans depuis la derniere modification
Comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Orientations et correspondance	Partie du dossier	suit le dossier
Dossier du personnel praticien	Delais propres	separe du dossier client
Dossiers numeriques et sauvegardes	Meme delai que l'original	ensuite effacer ou detruire
Brouillons et versions de travail	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre politique ou d'un conseil juridique. Gardez le dossier client et le dossier du personnel praticien strictement a part. Ils ont des delais et des bases legales differents et ne doivent pas se melanger dans le meme archivage.

Le droit du client a la destruction

A cote de l'obligation de conservation existe un droit qui revient souvent en sante mentale. Un client peut demander la destruction du dossier. Vous honorez cette demande en principe dans les trois mois, sauf si une regle legale s'y oppose ou si un tiers a un interet imperieux au maintien des donnees. Pour ce dernier point, pensez a une reclamation en cours ou a une procedure judiciaire.

Une demande de destruction n'est donc pas une formalite que vous rangez dans un tiroir. Vous l'appreciez au cas par cas, notez votre raisonnement et l'executez lorsqu'aucun obstacle ne se presente. Si vous l'executez, la meme regle s'applique que pour un tri ordinaire. Le dossier disparait en confiance et vous conservez la preuve de la destruction, afin de pouvoir demontrer plus tard que vous avez traite la demande avec soin.

Donnees sensibles et soin particulier

Les donnees relatives a la sante mentale sont des donnees sensibles. Elles beneficient d'une protection renforcee au titre du RGPD, car une violation peut avoir de lourdes consequences pour la vie, le travail et les relations d'une personne. Cela exige un soin particulier a chaque etape. Limitez qui a acces, ne conservez pas plus que necessaire et traitez les donnees en fin de vie avec le meme soin que pendant le traitement.

Concretement, cela signifie que vous ne jetez pas un ancien dossier client dans le papier ordinaire et que vous ne mettez pas simplement un serveur reforme contenant des dossiers avec les encombrants. La voie vers la destruction doit etre aussi fermee que l'armoire dans laquelle le dossier se trouvait. Qui veut detruire de facon demontrable pour le RGPD organise cette chaine du debut a la fin.

Comment proceder en 6 etapes

1. Determinez la derniere modification par dossier et comptez les 20 ans a partir de la.
2. Separez dossiers clients et dossiers du personnel et gardez la comptabilite a part.
3. Appreciez les demandes de destruction au cas par cas et notez votre raisonnement.
4. Incluez les supports numeriques dans le tri, sauvegardes et anciens serveurs compris.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees de sante du type le plus sensible. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de traitement, un disque dur isole ou une sauvegarde contenant des dossiers en fait autant partie que les classeurs papier.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et du client, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Compter les 20 ans depuis le premier rendez-vous. Le delai court a partir de la derniere modification.
• Laisser les demandes de destruction sans reponse. Un client a droit a une appreciation dans les trois mois.
• Oublier les supports numeriques. Un ancien serveur avec des dossiers est aussi sensible que le classeur papier.
• Conserver ensemble dossiers clients et du personnel. Ils ont des delais et des bases legales differents.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un etablissement de sante mentale doit-il conserver un dossier client ?

La WGBO fixe un delai de conservation de 20 ans, compte a partir de la derniere modification du dossier. Dans certains cas vous conservez plus longtemps si le bon exercice des soins l'exige. La comptabilite a son propre delai fiscal de sept ans.

Un client peut-il demander la destruction du dossier ?

Oui. Un client a le droit de demander la destruction du dossier et ces demandes sont en principe honorees dans les trois mois. Vous ne pouvez refuser que si une regle legale ou un interet imperieux d'un tiers s'y oppose.

Les donnees de traitement sont-elles des donnees sensibles ?

Oui. Les donnees relatives a la sante mentale sont des donnees sensibles et exigent un soin particulier. Limitez l'acces, ne conservez pas plus longtemps que necessaire et faites detruire d'une facon adaptee a la sensibilite.

Comment detruire les dossiers clients et les supports conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Les dossiers papier et les supports numeriques voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction. Vous notez l'operation au registre des traitements comme preuve.

Conclusion

Un etablissement de sante mentale travaille avec les donnees les plus sensibles qui soient, entre une longue obligation de conservation et le RGPD. Tenez-vous au delai WGBO de 20 ans depuis la derniere modification, appreciez les demandes de destruction des clients dans les trois mois et traitez les donnees de traitement comme les donnees sensibles qu'elles sont. Incluez les supports numeriques dans chaque tri. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les personnes derriere les dossiers.

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