Santé

Établissement de santé, dossier RH contre dossier patient

7 janvier 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Un établissement de santé gère deux grands types d'archives qui peuvent se ressembler de l'extérieur mais diffèrent fondamentalement en droit. Les dossiers patients relèvent de la WGBO avec un délai de conservation de vingt ans. Les dossiers RH relèvent d'une combinaison de droit du travail, d'obligation fiscale de conservation et du RGPD, avec un délai variant de deux à sept ans selon le type de document. Le fondement juridique diffère, le profil de risque diffère, et le stockage physique ou numérique doit être strictement séparé. Cet article montre comment concevoir cette séparation en pratique.

Deux archives, deux régimes

Dossiers patients. Catégories particulières de l'article 9 du RGPD, fondement juridique l'exécution du contrat de soins (WGBO), délai de conservation de vingt ans à compter du dernier contact. Accès limité aux soignants traitants et au personnel de soins directement impliqué. Atteintes au secret uniquement pour des motifs impérieux.

Dossiers RH. Données personnelles ordinaires avec parfois des éléments particuliers (dossier de santé au travail), fondement juridique l'exécution du contrat de travail et l'obligation légale, délais de conservation différenciés par type de document. Accès limité aux RH, au responsable et au personnel directement impliqué.

Un contexte WGBO détaillé figure dans notre article WGBO 20 ans pour les dossiers patients.

Délais de conservation en un coup d'œil

Dossier patient

• Dossier principal, vingt ans à compter du dernier contact (WGBO art. 7:454 BW).
• Pour les mineurs, vingt ans à compter du 18e anniversaire.
• Imagerie (radiographie, échographie, IRM), suit le dossier.
• Dossiers d'admission, rapports infirmiers, listes de médication, partie du dossier principal.

Dossier RH

• Administration de la paie, conservation fiscale de sept ans à compter de la fin de l'exercice.
• Contrat de travail, jusqu'à sept ans après la fin de l'emploi.
• Copie de pièce d'identité, en règle générale au maximum deux ans après la fin de l'emploi.
• Données de candidature des candidats rejetés, quatre semaines, avec consentement jusqu'à un an.
• Enregistrement BIG et diplômes professionnels, tant que le salarié est en poste plus un délai raisonnable pour les réclamations de responsabilité.
• Dossier de santé au travail, après la fin de l'emploi souvent conservé brièvement, selon la responsabilité.

Pourquoi l'enchevêtrement est risqué

Dans les plus petits cabinets de soins (médecin généraliste, dentiste, kiné, psychologue GZ), l'administration RH est parfois une tâche annexe du titulaire du cabinet. La tentation est alors forte de garder les contrats de travail du personnel dans la même rangée de classeurs que les dossiers patients. Risques.

• Un soignant qui consulte un patient accède par accident aux données d'emploi d'un collègue.
• Un patient ayant droit à une copie demande « tout le dossier » et un contrat de travail y est inclus.
• En cas de reprise ou de scission du cabinet, il devient flou de savoir ce qui appartient à quoi.
• Lors de la destruction après vingt ans, des documents du personnel encore soumis au délai de sept ans sont emportés par accident.

L'enchevêtrement des dossiers RH et patients est l'un des défauts structurels silencieux des archives de soins. Il n'apparaît qu'au moment d'un audit, d'une fuite de données ou d'une reprise.

Devoir de confidentialité et secret professionnel

Le secret professionnel des soignants (art. 7:457 BW, droit disciplinaire) s'applique aux informations patients et se tient séparément du RGPD. Le devoir de confidentialité pour les informations RH repose sur l'employeur et le personnel concerné sur la base de la relation de travail. Lorsque vous gardez les deux types dans la même archive, le risque est réel qu'un événement touchant le secret professionnel expose aussi les informations RH.

Séparation physique et numérique

Trois règles pratiques.

1. Physique. Dossiers patients dans une armoire ou une pièce séparée. Dossiers RH dans une autre armoire ou dans un coffre au bureau. Clés et accès réglés différemment.
2. Numérique. Dossiers patients dans le système d'information de santé (par exemple HIS, logiciel dentaire, fysiomanager). Dossiers RH dans un outil RH ou un dossier à accès restreint. Aucun chevauchement d'accès.
3. Transport. Lors d'un déplacement physique (déménagement, rénovation, destruction), la séparation reste intacte. Un carton séparé, un conteneur séparé, un lot séparé.

Voir aussi notre aide-mémoire des délais de conservation RGPD pour un aperçu rapide par type de document.

Routines de destruction

Comme les délais diffèrent, les rythmes diffèrent aussi. Les dossiers patients sont généralement détruits par cohortes annuelles ou bisannuelles sur la base du « dernier contact plus vingt ans ». Les dossiers RH sont nettoyés chaque année en deux flux. Copie de pièce d'identité deux ans après la sortie, paie et contrat après sept ans. Gardez toujours ces flux séparés pendant la destruction, ne serait-ce que pour pouvoir archiver le certificat de destruction par catégorie.

Destruction mobile sur place

Vu la sensibilité des deux types de dossiers, la destruction mobile au lieu de soins est la voie la plus discrète. Le camion de destruction arrive à l'établissement, deux lots sont traités séparément en DIN 66399 P-5, deux certificats sont remis, rien ne quitte le bâtiment intact. Surtout pour les établissements de santé à plusieurs sites cela fonctionne bien, planifié par site, avec la certitude que le secret professionnel n'est pas mis en péril durant le transport.

En résumé

• Dossier patient, vingt ans, catégorie particulière de l'article 9 du RGPD.
• Dossier RH, différencié par délai, deux à sept ans.
• Stocker physiquement et numériquement de façon séparée et restreindre l'accès.
• Détruire par flux, documenter par flux, archiver les certificats séparément.
• La destruction mobile sur place évite que le secret professionnel ne se perde durant le transport.

Plus d'informations sectorielles sur notre page pour les soignants et cabinets de soins.