Sante

Soins a domicile : detruire les dossiers clients

24 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un service de soins a domicile travaille avec les donnees les plus sensibles qui soient : dossiers de soins, plans de soins, releves de medicaments et notes sur la sante de chaque client. Une partie voyage litteralement jusqu'au domicile du client et y reste parfois des semaines sur la table. Le dossier de soins a un long delai de conservation legal, mais ce qui peut partir doit disparaitre en confiance. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment garder la chaine fermee du salon au broyeur.

La reponse rapide : vous conservez le dossier de soins pendant vingt ans au titre de la WGBO, compte a partir de la derniere modification. La comptabilite releve des sept ans fiscaux. Les copies de travail isolees, les plannings et les brouillons ne se conservent pas plus longtemps que necessaire aux soins. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : WGBO et RGPD

Dans les soins a domicile, deux choses se croisent. La WGBO vous impose de conserver longtemps le dossier de soins, afin que les soins restent tracables et qu'un client ou un soignant suivant puisse le consulter plus tard. Le delai est de vingt ans, compte a partir de la derniere modification du dossier. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. La WGBO fixe le plancher pour le dossier, le RGPD le plafond pour tout ce qui l'entoure.

Traitez donc les donnees clients par type. Le dossier de soins formel n'a pas le meme statut qu'une copie de travail isolee dans la voiture ou un planning perime. La facon dont le delai de vingt ans s'applique en pratique est expliquee dans la pratique du delai de conservation WGBO de 20 ans. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai WGBO a partir de la derniere modification du dossier et le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice.

Partie	Point de depart	Delai
Dossier de soins et plan de soins	Obligation WGBO	20 ans
Releve de medicaments	Partie du dossier	suit le dossier
Comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Copies de travail chez le client	Seulement pendant les soins	eliminer aussitot
Plannings et feuilles de tournee	Lie a la finalite	le plus brievement possible
Supports de donnees et tablettes	Fin de vie	effacer ou detruire

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement d'une appreciation concrete par situation. En cas de doute, consultez votre delegue a la protection des donnees ou un conseil en protection des donnees. Un apercu plus large figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Des dossiers qui voyagent jusqu'au domicile du client

Ce qui rend les soins a domicile particuliers, c'est que les donnees sortent des murs. Un classeur de soins papier reste sur la table du client, un collaborateur a une impression dans la voiture et des notes voyagent d'un domicile a l'autre. Chaque transfert est un moment ou un dossier peut disparaitre. Assurez donc une chaine fermee, du salon au broyeur. Reprenez le papier integralement a la fin des soins et ne laissez chez le client rien qui contienne des donnees personnelles.

Ne rassemblez pas le papier repris avec les vieux papiers ordinaires, mais dans un conteneur ferme au bureau. Ainsi il reste protege jusqu'a la destruction. Pourquoi chaque maillon compte est explique dans la chaine de responsabilite, de l'archive au broyeur. Moins un dossier passe de mains, plus le risque de fuite est faible.

Releves de medicaments et plans de soins

Les releves de medicaments et les plans de soins font partie du dossier de soins et suivent le meme delai de conservation. Pourtant, de nombreuses versions isolees apparaissent en pratique. Un releve de medicaments perime, un ancien plan de soins apres une reevaluation ou une impression laissee apres une reunion d'equipe. Ces copies isolees n'ont plus de base de conservation propre une fois integrees au dossier actuel. Eliminez-les en confiance au lieu de les accumuler.

Vous evitez ainsi qu'un archive fantome de versions perimees apparaisse a cote du vrai dossier. Cet archive fantome est precisement ce qui pose probleme lors d'un controle ou d'une violation de donnees, car plus personne ne sait quelle version fait foi.

Supports de donnees et tablettes des collaborateurs

Les soins a domicile ne travaillent plus seulement sur papier. Les collaborateurs saisissent sur une tablette ou un telephone, utilisent une cle USB ou ont un ordinateur portable avec des donnees clients. Chacun de ces appareils est un support de donnees. En fin de vie, lors d'un remplacement ou au depart d'un collaborateur, un tel appareil est detruit en confiance ou efface de maniere demontrable. Le rendre lors d'une reprise ordinaire ou le ranger dans un placard n'est pas une solution sure.

Pensez aussi aux collaborateurs qui saisissent ou consultent des dossiers depuis chez eux. Le papier et les appareils a domicile exigent le meme soin qu'au bureau. Des mesures pratiques figurent dans le teletravail avec des documents confidentiels.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en dossier de soins, comptabilite et copies de travail isolees.
2. Conservez le dossier de soins selon le delai WGBO de vingt ans.
3. Reprenez le papier chez le client integralement a la fin des soins.
4. Eliminez les copies isolees une fois integrees au dossier actuel.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas avec les vieux papiers.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees de sante, qui sont des donnees sensibles. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable de bureau, une tablette ou une sauvegarde contenant des donnees clients en fait aussi partie. La demarche est la meme que pour d'autres dossiers de soins, comme pour la destruction d'un dossier patient de kinesitherapie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Laisser du papier chez le client. Reprenez tout a la fin des soins.
• Accumuler des versions perimees. Les copies isolees s'eliminent apres integration au dossier.
• Oublier les tablettes et telephones. Un support avec des donnees clients en fait partie.
• Jeter non broye. Un dossier client dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps les soins a domicile doivent-ils conserver les dossiers clients ?

Le dossier de soins releve du delai WGBO de vingt ans, compte a partir de la derniere modification du dossier. La comptabilite releve des sept ans fiscaux. Les copies de travail isolees et les brouillons ne se conservent pas plus longtemps que necessaire aux soins.

Que faire des dossiers papier laisses au domicile du client ?

Reprenez-les a la fin des soins dans une chaine fermee. Le papier voyage scelle et le reste jusqu'a la destruction, de sorte qu'un dossier ne se retrouve jamais isole avec les vieux papiers ni laisse chez le client.

Les tablettes et telephones des collaborateurs sont-ils concernes ?

Oui. Une tablette, un telephone ou une cle USB contenant des donnees clients est un support de donnees et, en fin de vie, il est detruit en confiance ou efface de maniere demontrable, pas simplement rendu ou jete.

Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Les soins a domicile travaillent avec des donnees de sante de chaque client, entre la WGBO et le RGPD. Conservez le dossier de soins pendant vingt ans, conservez la comptabilite sept ans et eliminez les copies de travail isolees une fois integrees. Reprenez le papier chez le client integralement et gardez la chaine fermee du salon au broyeur. N'oubliez pas les tablettes et telephones des collaborateurs. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients.

A lire aussi : services de sante au travail : detruire les dossiers medicaux, etablissements de sante mentale : detruire les dossiers, paramedicaux : detruire les dossiers de traitement et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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