Santé

Détruire un dossier patient de kinésithérapie après le délai WGBO : comment faire

4 juillet 2026 · 12 min de lecture · DeSnipperaar

Avez-vous dans votre cabinet de kinésithérapie des cartons remplis de vieux dossiers dont le délai de conservation est passé ? Un dossier patient de kinésithérapie ne peut alors pas simplement aller dans le bac à papier. Un dossier patient relève de la WGBO, contient des données particulières et doit être détruit de manière démontrable. Cet article ne porte pas sur le délai lui-même, mais sur l'étape pratique qui suit : comment faire détruire en toute sécurité les dossiers papier et électroniques périmés, au bon niveau, avec un certificat comme preuve.

Les règles de conservation elles-mêmes sont décrites en détail dans notre guide sectoriel kinésithérapeutes, WGBO et destruction des dossiers. Vous connaissez déjà ces délais et voulez maintenant vraiment ranger ? Vous lisez ci-dessous précisément ce qui doit partir, comment se déroule l'enlèvement et comment tout consigner proprement.

Pourquoi un dossier kiné contient des données particulières

Un dossier patient de kinésithérapie n'est pas un fichier client ordinaire. Il contient une anamnèse, un diagnostic, un plan de traitement et des notes d'évolution sur la santé d'une personne. Ce sont des données sur la santé de quelqu'un, et elles relèvent du RGPD dans la catégorie des données particulières, pour lesquelles une protection renforcée s'applique. À cela s'ajoute souvent le numéro d'identification, qui ne peut être utilisé que dans la santé. La combinaison de ce numéro avec des informations médicales rend un tel dossier extra sensible. S'il se retrouve dans la rue, le dommage pour la personne concernée est grand. Pensez à des informations sur des blessures, des opérations ou des troubles chroniques qui ne regardent personne d'autre. C'est justement pourquoi des exigences strictes s'appliquent tant à la conservation qu'à la destruction. La destruction n'est pas une formalité que l'on bâcle, mais un traitement à part entière qui doit être aussi soigné que la tenue du dossier elle-même.

Quand un dossier de kinésithérapie peut être détruit

La destruction commence par savoir si c'est déjà permis. Pour un dossier patient de kinésithérapie, le délai WGBO de 20 ans s'applique, compté à partir du dernier traitement. Pour les patients mineurs, ce délai ne court qu'à partir de leur 18e anniversaire. Ce n'est qu'une fois le délai écoulé que vous pouvez détruire le dossier. Le jeter plus tôt est contraire à la WGBO. Nous l'expliquons en détail dans WGBO 20 ans pour les dossiers patients. Vérifiez donc toujours d'abord la date du dernier acte par dossier. C'est le point d'ancrage, pas l'année d'ouverture du dossier.

Ce qui doit précisément partir du dossier

Une fois le délai écoulé, vous pouvez détruire le dossier patient complet. En pratique, il s'agit de papier sous toutes ses formes :

• Formulaires d'anamnèse et fiches d'admission.
• Résultats d'examen et plans de traitement.
• Notes d'évolution par consultation.
• Lettres d'orientation du médecin et comptes rendus finaux au prescripteur.
• Formulaires de consentement signés.
• Impressions du dossier électronique glissées dans les classeurs.

Attention à une exception. La facturation envoyée à l'assurance santé a son propre délai de conservation fiscal. Gardez ces documents à part s'ils n'ont pas encore atteint leur délai. Un aperçu pratique figure dans l'aide-mémoire des délais de conservation RGPD.

Dossiers papier contre dossier électronique

La plupart des cabinets travaillent désormais avec un dossier patient électronique de kinésithérapie, souvent dans un logiciel comme Intramed, FysioRoadmap ou SpotOnMedics. Pourtant, le papier ne disparaît pas pour autant. Beaucoup de cabinets ont encore une archive d'avant la numérisation, avec des dossiers qui n'atteignent que maintenant leurs 20 ans. De plus, les lettres d'orientation arrivent encore régulièrement sur papier et les formulaires de consentement sont parfois signés à la main. Vous avez donc presque toujours affaire à deux flux : un numérique et un papier. Les deux demandent leur propre approche, mais ils peuvent partir dans le même rangement.

Le dossier électronique et les anciens supports

Pour le dossier patient électronique de kinésithérapie, l'éditeur du logiciel supprime le dossier du système actif après le délai. Mais cela ne suffit pas. Les données survivent souvent à des endroits que l'on oublie vite :

• Anciennes sauvegardes sur disques durs ou clés USB.
• Un serveur de cabinet ou un NAS mis au rebut.
• Un vieil ordinateur sur lequel tournait jadis le dossier électronique.

Tant que ces supports restent dans un tiroir, les données des patients y figurent toujours. Effacer ne suffit pas, car les fichiers supprimés sont souvent récupérables. Pour une vraie certitude, vous faites détruire physiquement le support. L'avantage pratique est que cela peut se faire dans le même enlèvement que le papier.

Le processus de destruction : enlèvement scellé

Détruire des dossiers de kinésithérapie commence par un enlèvement sûr. Vous rassemblez les dossiers périmés dans des cartons ou un roll conteneur fermé. Nous les enlevons scellés à votre cabinet. La chaîne de l'enlèvement à la destruction reste fermée, de sorte qu'il n'y a aucun moment où un dossier peut s'égarer. Cette chaîne fermée s'appelle la chaîne de responsabilité et est extra importante en santé, car un dossier patient perdu est aussitôt une fuite de données. Il n'y a volontairement pas de point de dépôt où remettre des dossiers. Tout est enlevé chez vous, pour que les documents sensibles ne restent jamais sans surveillance sur un comptoir ou dans une voiture. Vous choisissez vous-même le jour qui vous convient, par exemple un moment calme entre deux traitements. Les cartons n'ont pas besoin d'être triés par nom ou par année au préalable, car tout le contenu passe de toute façon par le broyeur. Cela vous fait gagner du temps : vous rassemblez, nous faisons le reste.

Le bon niveau : DIN P-5 pour le papier médical

Tout broyage n'est pas égal. La norme DIN 66399 définit la finesse à laquelle le papier doit être détruit. Pour un dossier kiné avec numéro d'identification et données de santé, le DIN P-5 est le niveau adapté.

Niveau	Taille des particules	Adapté à
P-4	Petites particules	Documents avec données personnelles ordinaires
P-5	Très petites particules	Numéros d'identification, données médicales et particulières
P-6	Microparticules	Données strictement confidentielles

Au P-5, les particules sont si petites qu'un dossier ne peut pratiquement plus être reconstruit. Cela convient à la sensibilité des données de santé. Le niveau figure aussi sur votre certificat, pour que lors d'un contrôle vous puissiez montrer que la destruction était adaptée à la sensibilité des données de santé.

Les supports de données dans le même enlèvement

Papier et supports de données n'ont pas à être organisés séparément. Vieux disques durs, clés USB et un serveur mis au rebut se remettent dans le même enlèvement que les dossiers papier. Le papier passe au P-5, les supports sont détruits physiquement au niveau correspondant. Les numéros de série des supports sont notés, pour que la preuve soit traçable jusqu'à l'appareil précis. Vous couvrez ainsi tout le flux de données patients en une fois, en numérique et sur papier, avec une preuve concluante pour les deux. C'est aussi pratique lors de la cession ou de la fermeture d'un cabinet. Qui vend un cabinet transmet les dossiers actifs à l'acheteur, mais se retrouve souvent avec de vieux supports et des classeurs périmés dont plus personne n'a besoin. Vous pouvez alors les faire détruire proprement en une fois, sans qu'un disque oublié rempli de données de santé ne traîne.

Le certificat de destruction

Après la destruction, vous recevez un certificat de destruction. Il indique la date, la quantité et le niveau DIN appliqué, et pour les supports les numéros de série. Ce certificat est votre preuve que les dossiers ont réellement été détruits. Il montre aussi qu'ils ne sont pas restés quelque part sans surveillance, ce qui vaut beaucoup lors d'une fuite ou d'une plainte d'un patient. Conservez-le en numérique à un endroit fixe dans votre dossier RGPD, pour le retrouver en quelques minutes. Ne faites pas dépendre la recherche d'une personne, mais d'un dossier fixe avec un nom reconnaissable et une date. Un certificat introuvable ne compte pas en pratique. Conservez la preuve au moins cinq ans.

La démontrabilité pour le RGPD et la visite professionnelle

Par le principe de responsabilité, le RGPD demande non seulement que vous détruisiez à temps, mais aussi que vous puissiez le montrer. Le certificat est ici votre preuve la plus importante. Notez en outre la destruction dans votre registre des traitements, avec le délai WGBO par catégorie et une référence au certificat. En cas de contrôle de l'autorité de protection des données ou d'une visite de l'ordre professionnel, vous montrez en quelques minutes que vous clôturez votre archive avec soin. Ne confondez pas le dossier patient avec le dossier du personnel de vos collaborateurs, qui a son propre délai. La différence figure dans dossier RH contre dossier patient.

Combien coûte la destruction des dossiers kiné

Vous payez un prix fixe à l'avance, sans surprise ensuite. Le règlement se fait par carton ou par roll conteneur, à partir d'environ 30 euros pour le premier carton. Le certificat est compris dans ce prix. Les supports de données sont réglés à la pièce, enregistrement des numéros de série inclus. Le prix dépend surtout du volume : le nombre de cartons, la nécessité d'un roll conteneur et le nombre de supports qui partent. Une explication complète de la composition du prix figure dans le coût de la destruction d'archives. Comme vous connaissez le prix à l'avance, vous planifiez le rangement proprement sans risque budgétaire. Pour un cabinet moyen qui range une fois par an l'année périmée, cela reste souvent à quelques cartons. Qui vide d'un coup une grande archive en retard a intérêt à demander un roll conteneur. Dans les deux cas, le montant annoncé à l'avance est le montant que vous payez.

Amsterdam sans frais de déplacement et partout aux Pays-Bas

Si votre cabinet se trouve dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam, nous ne facturons pas de frais de déplacement. Nous enlevons à votre cabinet le jour convenu, que ce soit au centre ou dans un centre de santé en périphérie de la ville. Si vous êtes plus loin, nous travaillons partout aux Pays-Bas via des tournées groupées. En combinant les enlèvements dans une région, le prix reste fixe et serré aussi hors d'Amsterdam. Êtes-vous dans un centre de santé avec un médecin, un diététicien ou un ergothérapeute ? Une tournée d'enlèvement commune peut alors être logistiquement pratique. Chaque prestataire de soins reste responsable du traitement et reçoit son propre certificat. Dans tous les cas, la même méthode s'applique : enlèvement scellé, destruction au P-5 et un certificat ensuite. Vous n'avez donc à apporter de dossiers nulle part.

Erreurs fréquentes

• Détruire trop tôt. Jeter un dossier avant que les 20 ans soient écoulés enfreint la WGBO.
• Un niveau trop bas. Pour les numéros d'identification et les données médicales, le P-5 est nécessaire, pas le broyage de bureau ordinaire.
• Oublier les supports de données. Le papier part, mais la vieille sauvegarde reste dans un tiroir.
• Ne pas demander de certificat. Sans preuve, vous ne pouvez rien montrer lors d'une visite.
• Des feuilles éparses dans le bac à papier ouvert. Du papier de soins non broyé avec les vieux papiers est une fuite en devenir.

Étape par étape : ranger les dossiers périmés

1. Inventoriez quels dossiers ont un dernier acte de plus de 20 ans.
2. Mettez à part ce qui a encore son propre délai, comme la facturation.
3. Rassemblez les dossiers périmés dans des cartons et joignez-y les vieux supports.
4. Planifiez l'enlèvement et faites tout emporter scellé.
5. Conservez le certificat et notez la destruction dans votre registre des traitements.

Un exemple concret

Un cabinet de kinésithérapie à Amsterdam-Ouest passe en revue sa vieille archive et trouve quatre cartons de déménagement avec des dossiers de patients traités pour la dernière fois avant 2006. À côté se trouve un vieux disque dur externe contenant une sauvegarde du dossier électronique de ces années-là. Le cabinet vérifie la date du dernier traitement par classeur, met les dossiers périmés dans les cartons et pose le disque par-dessus. Nous enlevons tout scellé, détruisons le papier au P-5 et le disque physiquement, avec le numéro de série sur le bon. Une semaine plus tard, le registre des traitements porte une mention avec le numéro du certificat. Lors de la visite professionnelle suivante, le cabinet montre en deux minutes que l'archive a été clôturée de manière démontrable et correcte.

Questions fréquentes

Quand puis-je détruire un dossier patient de kinésithérapie ?

Seulement une fois le délai WGBO de 20 ans après le dernier traitement passé. Pour les mineurs, ce délai court à partir de leur 18e anniversaire. Vérifiez la date du dernier traitement par dossier avant de remettre quoi que ce soit.

À quel niveau DIN un dossier kiné doit-il être détruit ?

Le DIN P-5 est adapté aux dossiers médicaux avec numéro d'identification et données particulières. Les particules sont alors si petites que la reconstruction est pratiquement impossible.

Comment détruire un dossier patient électronique de kinésithérapie ?

Le dossier électronique est supprimé chez l'éditeur du logiciel après le délai. Les anciennes sauvegardes sur disques durs, clés USB ou serveurs se remettent pour une destruction physique, avec les numéros de série sur le certificat.

Est-ce que je reçois une preuve de destruction ?

Oui. Vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantité et le niveau DIN. Vous le conservez dans votre dossier RGPD comme preuve lors d'un contrôle ou d'une visite professionnelle.

Combien coûte la destruction des dossiers de kinésithérapie ?

Vous payez un prix fixe par carton ou roll conteneur, à partir d'environ 30 euros pour le premier carton, certificat compris. Dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam, nous ne facturons pas de frais de déplacement.

Enlevez-vous les dossiers ?

Oui. Nous enlevons scellé à votre cabinet. Il n'y a pas de point de dépôt. Hors région d'Amsterdam, nous travaillons partout via des tournées groupées à un prix fixe convenu à l'avance.

Conclusion

Vous ne détruisez un dossier patient de kinésithérapie qu'une fois le délai WGBO de 20 ans passé. Ensuite, ce qui compte surtout, c'est de le faire avec soin et de manière démontrable. Faites détruire le papier au DIN P-5, remettez les vieux supports avec le dossier électronique dans le même enlèvement et conservez le certificat dans votre dossier RGPD. Avec un enlèvement scellé à votre cabinet, un prix fixe à l'avance et une preuve concluante, vous clôturez proprement votre archive. Vous respectez ainsi la WGBO et le RGPD, et lors d'une visite ou d'un contrôle vous n'êtes jamais démuni.

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Plus dans notre base de connaissances : Opticiens et audioprothésistes : détruire les dossiers.