Kinésithérapeutes : WGBO et destruction des dossiers
La kinésithérapie est une profession de soins et relève donc de la loi néerlandaise sur le contrat de traitement médical (WGBO). Concrètement, les dossiers patients doivent être conservés 20 ans à compter de la dernière intervention. Pour un cabinet avec un flux régulier de patients, cela représente une accumulation d'archives considérable. Et après 20 ans, la règle est claire. Il faut détruire, de la bonne manière. Cet article décrit le régime et l'approche pratique.
Le délai WGBO en pratique
L'article 7:454 BW (paragraphe 3) indique 20 ans à compter de la dernière intervention, ou plus longtemps si le « bon exercice des soins » l'exige. Pour la kinésithérapie, cela signifie :
- Un patient dont la dernière consultation date de 2006, le dossier part en 2026.
- Un patient ayant reçu un traitement aigu en 2010 et n'étant jamais revenu, le dossier part en 2030.
- Un patient mineur, 20 ans à compter de son 18e anniversaire.
Pour le contexte plus large des délais de conservation WGBO, lisez WGBO, 20 ans pour les dossiers patients.
Que contient un dossier de kiné ?
- Nom et adresse, BSN, date de naissance.
- Anamnèse (antécédents médicaux).
- Constats d'examen.
- Plan de traitement et traitements réalisés.
- Notes d'évolution par consultation.
- Lettre d'orientation du médecin traitant.
- Rapport final adressé au prescripteur.
- Administration des remboursements auprès de l'assureur santé.
Quand peut partir quoi ?
| Élément | Délai |
|---|---|
| Le dossier lui-même (médical) | 20 ans après la dernière intervention (WGBO) |
| Remboursement auprès de l'assureur santé | 7 ans fiscal, 10 ans en cas de litige sur la créance |
| Lettre d'orientation et rapport final | 20 ans dans le cadre du dossier |
| Formulaires de consentement | 20 ans dans le cadre du dossier |
| Dossier de plainte | 5 ans après la clôture de la procédure de plainte |
Le moment de destruction d'un dossier de kiné se situe en général 20 ans après la dernière consultation. Pas 20 ans après son ouverture. Le délai court à partir de l'activité la plus récente.
Nettoyage pratique
Un cabinet de kiné moyen suit entre 1 500 et 3 500 dossiers actifs, auxquels s'ajoute une archive de dossiers de plus de 10 ans. Approche :
- Inventoriez les années des dossiers.
- Identifiez les dossiers dont la dernière intervention remonte à plus de 20 ans.
- Retirez-les de l'archive, placez-les dans une caisse scellée.
- Planifiez une destruction mobile sur site.
Dossiers numériques
La plupart des cabinets de kiné travaillent désormais avec un dossier patient électronique (DPE) tel qu'Intramed, FysioRoadmap ou Spotonmedics. Cela modifie le flux papier mais ne l'élimine pas :
- Les anciens dossiers papier d'avant la numérisation subsistent.
- Les lettres d'orientation des médecins arrivent souvent encore sur papier.
- Les formulaires de consentement sont parfois encore signés sur papier.
- Les sauvegardes du DPE sur clé USB ou disque dur.
Méthode de destruction
- DIN P-5 ou P-6 pour les dossiers papier en raison du contexte de soins WGBO.
- DIN H-5 pour les disques durs et SSD contenant des sauvegardes du DPE. Lisez le déchiquetage des disques durs.
- Destruction mobile sur site qui raccourcit la chaîne dans un contexte de soins.
Combiner avec d'autres cabinets de soins
De nombreux kinés exercent dans un centre de santé ou un centre médical aux côtés d'un médecin, d'un diététicien, d'un thérapeute du mouvement. Une visite de destruction commune peut être logistiquement efficace :
- Chaque cabinet dispose de son propre point de remise.
- Un certificat propre à chaque cabinet (le soignant est le responsable du traitement).
- Un seul camion mobile pour tout le bâtiment.
Documentation
- Registre des traitements avec le délai WGBO par catégorie.
- Certificat de destruction par mission.
- Accord de traitement (DPA) avec le prestataire.
- Lors d'un contrôle KNGF, les certificats servent de preuve d'une clôture d'archives soignée.
Faillite ou cession de cabinet
Lors de la cession d'un cabinet de kiné, les dossiers suivent l'acquéreur du cabinet, pas l'ancien propriétaire. Base RGPD, le contrat de traitement avec le patient se poursuit via l'activité du cabinet. En cas de faillite, le régime du curateur s'applique. Lisez faillite et archives.
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