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Faillite : l'archive au liquidateur ou finalement détruite ?

8 juin 2026 · 7 min de lecture · DeSnipperaar

Une faillite est un événement chaotique. Créanciers, salariés, clients, fournisseurs, le fisc : tous réclament de l'attention pour la masse. Sous-estimée dans cette agitation : l'archive. Comptabilité, administration clients, dossiers RH, dossiers marketing, systèmes informatiques. Ce qu'il en advient n'est pas un détail. Le code civil néerlandais, la loi sur les faillites et le RGPD ont chacun leur mot à dire.

Que dit la loi sur les faillites ?

À la déclaration de faillite, la gestion de la masse passe au liquidateur. L'archive fait partie de la masse, car elle contient des informations nécessaires à la liquidation : factures, contrats, administration des débiteurs et des créanciers. Le liquidateur a le droit (et le devoir) de consulter ces informations.

Pour l'obligation fiscale de conservation (AWR art. 52, BW art. 2:10), le délai de sept ans continue de s'appliquer, même après la dissolution de la personne morale. Le liquidateur est responsable du respect de cette obligation pendant la période de liquidation.

Que dit le RGPD ?

Le rôle de responsable du traitement se déplace en cas de faillite. Au préalable, c'est le dirigeant. Pendant l'insolvabilité, le liquidateur, en tant que représentant légal de la masse, est formellement responsable du respect des règles. En pratique, cela signifie ceci.

• La sécurité d'accès de l'archive doit être maintenue.
• Les données personnelles des clients, du personnel et des candidats ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
• Lors du transfert d'archive à un repreneur ou à une activité relancée : vérifiez la base RGPD du transfert.
• À la liquidation finale : éliminez l'archive conformément aux délais de conservation.

Les trois phases

Phase 1 : juste après la déclaration de faillite

• L'archive reste sur place (bureau, stockage).
• Le liquidateur réalise un inventaire.
• Les salariés (licenciés in fine par leur lettre de licenciement) perdent temporairement l'accès.
• Pas encore de destruction. Inventoriez d'abord ce qui est nécessaire à la liquidation.

Phase 2 : pendant la liquidation

• Le liquidateur consulte l'archive pour le recouvrement, la consultation des créanciers, les déclarations fiscales.
• Reprise ou rachat éventuel : l'archive est possiblement transférée au successeur.
• Les dossiers RH sont utilisés pour traiter les procédures de licenciement.
• La correspondance clients pour les litiges en cours.

Phase 3 : après la liquidation

• Délais de conservation appliqués : 7 ans pour les éléments fiscaux, plus courts pour les autres catégories.
• Destruction de tout ce qui a dépassé le délai.
• Transfert au successeur de la personne morale ou destruction finale.

Le liquidateur n'est pas un archiviste. Il gère la masse, archive comprise, mais les décisions pratiques d'archivage reviennent souvent à un spécialiste externe ou au repreneur de la relance.

Ce qui n'est PAS permis pendant la faillite

• Le dirigeant ne peut pas détruire l'archive de sa propre initiative après la déclaration de faillite. La gestion revient au liquidateur.
• Les salariés ne peuvent pas emporter de copies personnelles. Ce serait une fuite de données au sens du RGPD.
• Vendre une liste de clients sans base légale. Une liste de clients, ce sont des données, pas seulement un actif. La vente exige une analyse RGPD.
• Transférer à des parties non autorisées. Les créanciers ne reçoivent que ce que le liquidateur juge nécessaire à la répartition des dettes.

Ce qui doit parfois se faire

• Détruire les dossiers RH à temps. Les données de candidature ont des délais de conservation courts. Ne les gardez pas pendant toute la liquidation.
• Ne pas conserver les images de vidéosurveillance inutilement. Le cycle de 4 semaines s'applique toujours. Lisez le délai de conservation des images de vidéosurveillance.
• Résilier les licences cloud dans le délai convenu, et demander une attestation de suppression des données.
• Rassembler les clés USB et le matériel épars et (à la liquidation finale) les détruire.

Approche recommandée pour le liquidateur

1. Inventoriez l'archive complète (papier, numérique, matériel).
2. Déterminez quelles catégories sont nécessaires à la liquidation.
3. Conservez le minimum nécessaire pour la période de liquidation.
4. Planifiez la destruction par phases : les délais plus courts d'abord (candidatures, marketing), le délai de sept ans en dernier.
5. Réalisez la destruction sur site, en mobile. Aucune étape de chaîne supplémentaire.
6. Conservez les certificats dans le dossier de liquidation.

En cas de relance ou de reprise

Si la masse, ou une partie de celle-ci, est reprise, l'archive suit l'activité. Sous le RGPD, cela doit s'accompagner des éléments suivants.

• Transfert écrit (acte).
• Confirmation que le repreneur agit comme nouveau responsable du traitement.
• Communication aux personnes concernées (clients, salariés) là où la loi l'exige.
• Toute demande de « droit à l'oubli » après transfert correctement traitée par le repreneur.

Pour le contexte plus large de l'archive en cas de fusion-acquisition, lisez notre article sur la due diligence d'archive lors d'un rachat d'entreprise.

Le rôle de la destruction mobile en cas de faillite

La faillite s'accompagne souvent d'une fermeture rapide du site. La destruction mobile sur place est alors pratique.

• Pas de transport d'archive vers un lieu intermédiaire.
• Un seul fournisseur pour le papier et le matériel.
• Certificat immédiat pour le dossier du liquidateur.
• Chaîne courte dans une période d'organisation instable.

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