Sante

Paramedicaux : detruire les dossiers de traitement (WGBO)

24 juillet 2026 · 9 min de lecture · DeSnipperaar

Un dieteticien, un orthophoniste ou un podologue tient un dossier de traitement pour chaque client : un bilan initial, un plan de traitement, des notes d'evolution, un renvoi et parfois de la correspondance avec le medecin traitant. Ce sont des donnees de sante sensibles qui relevent de la WGBO, avec un delai de conservation de vingt ans. Un petit cabinet n'a souvent pas de grand archivage, mais bien une armoire de vieux dossiers et un ordinateur plein de dossiers. Ce guide montre ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : vous conservez le dossier de traitement vingt ans a partir de la derniere modification, la facturation releve des sept ans fiscaux. Les renvois et la correspondance avec le medecin traitant font partie du dossier et suivent le meme delai. Ce qui peut partir ensuite disparait en confiance et avec un certificat, que ce soit du papier ou un support.

Deux cadres : WGBO et RGPD

Dans un cabinet paramedical, deux regles se croisent. La WGBO vous impose de conserver le dossier de traitement vingt ans, pour qu'un client ou un confrere puisse verifier plus tard ce qui s'est passe. Ce delai est un plancher, conserver moins longtemps n'est pas permis. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. Le RGPD forme le plafond pour tout ce qui ne releve pas d'une obligation legale de conservation.

Vous traitez donc les donnees par type. Vous conservez le dossier de traitement jusqu'a la fin du delai WGBO. Des notes de rendez-vous eparses, un formulaire de liste d'attente perime ou un brouillon qui n'a jamais rejoint le dossier n'ont pas de delai propre et s'eliminent plus tot. Le contexte du delai de vingt ans est dans le delai de conservation WGBO de 20 ans pour les dossiers patients.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai WGBO a partir de la derniere modification du dossier et le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice.

Partie	Point de depart	Delai
Dossier et plan de traitement	WGBO	20 ans
Renvoi et correspondance medecin	Partie du dossier	20 ans
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Rendez-vous et notes de non-presentation	Lie a la finalite	le plus brievement possible
Dossiers numeriques et supports	Suivent le dossier	jusqu'a destruction du support
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos normes professionnelles. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre ordre professionnel ou votre conseil en protection des donnees. Un apercu complet par type de document est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Le petit cabinet sans grand archivage

Beaucoup de cabinets paramedicaux sont petits. Un cabinet en solo a domicile ou une association avec quelques salles de soin n'a pas de local d'archives avec des cartons jusqu'au plafond. Pourtant, au fil des annees, une quantite surprenante de donnees sensibles s'accumule : des dossiers clos, des renvois imprimes, de vieux agendas et un ordinateur dont on ne retire jamais vraiment rien. Justement parce que cela semble peu, cela reste souvent en place.

C'est la le risque. Un dossier de dieteticien ou d'orthophoniste contient des donnees de sante, qui sont des donnees sensibles beneficiant d'une protection renforcee. Un dossier qui finit dans un bac a papier ordinaire apres un demenagement, ou un vieux portable que vous donnez, peut devenir une violation de donnees a notifier. La taille du cabinet ne change rien a la sensibilite du contenu. Traitez donc les dossiers clos comme du materiel confidentiel, meme si ce n'est qu'une demi-armoire.

Renvois et correspondance avec le medecin traitant

Un dossier paramedical est rarement isole. Il contient un renvoi du medecin traitant, un compte rendu apres traitement, parfois une lettre d'un specialiste. Cette correspondance fait partie du dossier de traitement et releve du meme delai de vingt ans. Vous ne pouvez donc pas la jeter a part plus tot, mais vous ne devez pas non plus la laisser trainer dans un classeur separe que personne ne gere.

Gardez donc la correspondance avec le dossier auquel elle appartient. Ce que vous detenez en double, par exemple une impression a cote de l'original numerique, vous l'eliminez des que vous n'en avez plus besoin. Quand le dossier peut partir apres vingt ans, la correspondance associee part dans la meme destruction en confiance. Ainsi vous gardez le dossier complet aussi longtemps qu'il le faut et entierement disparu des que possible.

Dossiers numeriques et supports

La plupart des cabinets travaillent avec un dossier electronique. Un dossier numerique releve exactement du meme delai qu'un dossier papier, donc vingt ans s'y appliquent aussi. La difference est dans l'elimination. Supprimer un fichier de votre logiciel de dossiers n'est pas la meme chose que le detruire : sur un ancien ordinateur de cabinet, un disque externe ou une sauvegarde oubliee, les memes donnees peuvent encore etre recuperees pendant des annees.

Emportez donc un ordinateur, un portable ou un support de sauvegarde amorti contenant des donnees de dossier dans la destruction plutot que de le donner ou de le stocker. Un disque efface n'est pas vide, seulement rendu invisible. La destruction physique du support est la seule facon d'etre certain que les donnees sont illisibles. Vous faites enlever et detruire le papier et les supports au meme moment, pour qu'aucun reste ne subsiste.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en dossier de traitement, comptabilite et notes eparses.
2. Conservez le dossier vingt ans apres la derniere modification.
3. Gardez renvois et correspondance avec le dossier auquel ils appartiennent.
4. Emportez les supports et ne comptez pas sur l'effacement seul.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans un conteneur ferme, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers de traitement sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees de sante. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine de votre cabinet jusqu'au broyeur est fermee. Un ancien ordinateur de cabinet ou une sauvegarde contenant des donnees de dossier en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez aussi la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Jeter les dossiers trop tot. Le delai WGBO de vingt ans est un plancher.
• Traiter les renvois a part. Ils font partie du dossier et suivent le meme delai.
• Compter sur l'effacement seul. Un disque efface n'est pas un disque detruit.
• Jeter non broye. Un dossier de traitement dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un cabinet paramedical doit-il conserver le dossier de traitement ?

Le dossier de traitement releve de la WGBO et a un delai de conservation de vingt ans, compte a partir de la derniere modification du dossier. La facturation releve en outre de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Ce n'est qu'apres la fin du delai que vous pouvez detruire le dossier.

Les renvois et la correspondance avec le medecin traitant relevent-ils aussi des 20 ans ?

Oui. Un renvoi, une lettre au medecin traitant ou de sa part et la correspondance liee au traitement font partie du dossier de traitement. Ils suivent le meme delai de vingt ans et partent ensuite dans la meme destruction en confiance.

Comment gerer les dossiers numeriques et les anciens supports ?

Un dossier numerique releve du meme delai qu'un dossier papier. Un ancien ordinateur de cabinet, un portable ou une sauvegarde contenant des donnees de dossier doivent etre detruits physiquement, pas seulement effaces. Emportez le support dans la destruction et notez-le dans votre registre.

Comment detruire les dossiers de traitement conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction. Vous notez la destruction dans votre registre des traitements comme preuve au regard du RGPD.

Conclusion

Un cabinet paramedical travaille avec des donnees de sante de chaque client, entre la WGBO et le RGPD. Conservez le dossier de traitement vingt ans, comptez a partir de la derniere modification et gardez renvois et correspondance avec le dossier auquel ils appartiennent. Un petit archivage et un vieil ordinateur de cabinet meritent le meme soin qu'une grande armoire pleine de dossiers. Ce qui peut partir ensuite, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients.

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