Coachs et psychologues : detruire comptes rendus de seances
Un coach, psychologue ou therapeute travaille avec ce que les gens partagent le moins avec autrui : ce qui les preoccupe, leur stress, leurs relations, leurs peurs et parfois un diagnostic. Les comptes rendus de seances et dossiers clients contiennent donc des donnees tres sensibles, souvent sous une forte confidentialite. De plus, le delai de conservation varie fortement : un psychologue de sante enregistre releve d'un long delai legal, un coach non. Ce guide montre ce que vous conservez et comment detruire les dossiers en confiance.
La reponse rapide : la comptabilite se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Pour un psychologue de sante enregistre, une loi sur le traitement medical s'applique avec vingt ans. Un coach sans titre medical conserve les comptes rendus jusqu'a un delai fixe apres l'achevement. Comme les dossiers sont tres sensibles et relevent de la confidentialite, vous les detruisez a un niveau fin, avec un certificat.
Pourquoi les comptes rendus de seances sont tres sensibles
Un compte rendu de seance porte sur le monde interieur d'un client : pensees, sentiments, evenements et parfois un diagnostic psychologique. C'est exactement le genre d'informations que l'on n'ecrit nulle part ailleurs. Pour un psychologue de sante enregistre, ce sont des donnees de sante, des donnees sensibles aux regles les plus strictes. Pour un coach sans titre medical, ce n'est souvent pas une donnee de sante formelle, mais une information tres sensible qui appelle le meme soin.
Le RGPD exige la limitation de conservation et un niveau de securite adapte. Ne conservez pas le dossier plus longtemps que le delai applicable et detruisez-le de sorte que rien ne reste reconstituable. La confidentialite qui s'appliquait pendant l'accompagnement vaut aussi a sa fin.
Delais de conservation : psychologue de sante ou coach
Le delai depend fortement de votre role. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achevement de l'accompagnement.
| Situation | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Comptabilite et facturation | Obligation fiscale | 7 ans |
| Dossier d'un psychologue de sante enregistre | Loi sur le traitement medical | 20 ans |
| Comptes rendus d'un coach (sans titre medical) | Politique et regles professionnelles | delai apres achevement |
| Donnees de sante ou de diagnostic | Donnees sensibles | detruire finement |
| Admission et coordonnees | Tant que l'accompagnement court | + delai |
| Notes de travail et brouillons | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. Si vous etes un psychologue de sante enregistre, la loi sur le traitement medical s'applique, comme decrit dans la conservation de 20 ans des dossiers patients. Sinon, fixez le delai dans votre propre politique. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.
Sachez quel regime s'applique a vous
La plus grande idee fausse est de supposer que le meme delai s'applique a tous. Un psychologue de sante enregistre releve de la loi sur le traitement medical et conserve le dossier en principe vingt ans. Un coach de vie, coach professionnel ou therapeute non enregistre n'en releve pas et fixe le delai lui-meme, en accord avec la sensibilite des donnees et d'eventuelles regles professionnelles. Sachez donc quel regime s'applique a vous avant de detruire quoi que ce soit, afin de ne pas jeter trop tot ni conserver inutilement longtemps.
La confidentialite jusqu'a la destruction
Le coaching et la therapie reposent sur la confiance. Ce qu'un client partage reste dans la seance, souvent consigne dans un accord ou un code professionnel. Cette confidentialite se prolonge jusqu'a l'elimination et la destruction du dossier. Un compte rendu de seance n'a donc jamais sa place dans le bac a papier ordinaire ou une poubelle partagee. Traitez les parties les plus sensibles a part et detruisez-les a un niveau fin une fois le delai expire.
Comment proceder en 6 etapes
- Determinez votre regime : psychologue de sante enregistre, ou coach avec sa propre politique.
- Divisez le dossier en comptabilite, comptes rendus et donnees sensibles.
- Eliminez les notes de travail sans obligation, en confiance et aussitot.
- Evaluez par dossier si l'accompagnement est acheve et le delai expire.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les dossiers clients sont detruits en confiance a un niveau fin, car ils contiennent des donnees tres sensibles et parfois medicales. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur ou une sauvegarde contenant des dossiers en fait aussi partie.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez respecte la confidentialite jusqu'au bout. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
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Indiquez ce que vous avez et vous obtenez un prix fixe. Nous enlevons scelle, detruisons a un niveau DIN fin et vous recevez un certificat pour votre dossier RGPD. Sans frais de deplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam.
Demandez un devisErreurs frequentes
- Croire qu'un delai unique s'applique. Les psychologues de sante enregistres relevent de la loi sur le traitement medical (20 ans), pas les coachs.
- Detruire trop tot en tant que psychologue enregistre. Le delai legal est long et contraignant.
- Oublier la confidentialite lors de l'elimination. La confidentialite vaut jusqu'a la destruction.
- Jeter non broye. Un compte rendu de seance dans la rue est une grave violation de donnees.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Combien de temps un coach ou psychologue conserve-t-il les comptes rendus de seances ?
La comptabilite releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Pour un psychologue de sante enregistre, une loi sur le traitement medical s'applique avec un delai de vingt ans. Un coach sans titre medical conserve les comptes rendus jusqu'a un delai fixe apres l'achevement, selon sa politique et ses regles professionnelles.
Les comptes rendus de seances relevent-ils des donnees sensibles ?
Souvent oui. Les comptes rendus sur la sante mentale, le stress, une addiction ou les relations sont des donnees sensibles et parfois des donnees de sante. Traitez le dossier avec un soin particulier et detruisez-le a un niveau fin.
Une obligation de confidentialite s'applique-t-elle au coaching ?
Oui. Ce qu'un client partage lors d'une seance est confidentiel, souvent consigne dans un accord ou un code professionnel. Cette confidentialite se prolonge jusqu'a l'elimination et la destruction du dossier.
Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?
En confiance et a un niveau fin, avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.
Conclusion
Un coach ou psychologue travaille avec les donnees les plus sensibles qui soient, sous une forte confidentialite. Sachez quel regime s'applique a vous : un psychologue de sante enregistre conserve le dossier vingt ans au titre de la loi sur le traitement medical, un coach fixe le delai lui-meme. Conservez la comptabilite sept ans, traitez les donnees de sante et de diagnostic a part et evaluez par dossier si le delai a expire. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous maintenez la confiance de vos clients jusqu'au bout.
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