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Opticiens et audioprothesistes : detruire les dossiers

14 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un opticien ou audioprothesiste ressemble a un commerce ordinaire, mais traite des donnees de sante. Un examen de vue, un test auditif, une ordonnance de l'ophtalmologue et les donnees autour d'une paire de lunettes ou d'un appareil auditif disent quelque chose de la sante d'une personne. Un dossier client releve donc en partie des regles plus strictes pour les donnees sensibles. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la comptabilite se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Les donnees de mesure comme un examen de vue ou d'audition sont des donnees de sante que vous traitez a part et detruisez a un niveau fin une fois la finalite servie. Les donnees de garantie et d'achat se conservent jusqu'a la fin de la garantie. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Pourquoi un dossier d'optique ou d'audition contient des donnees de sante

Chez un opticien ou audioprothesiste, il ne s'agit pas que de vente. Un examen de vue, une mesure de tension oculaire, un test auditif ou une orientation vers un specialiste dit quelque chose de la sante d'un client. De telles donnees sont sensibles, avec des regles plus strictes que les donnees clients ordinaires. Les donnees autour d'un dispositif medical, comme un appareil auditif regle ou des lunettes sur ordonnance, appartiennent aussi a cette categorie.

De ce fait, un dossier client est ici plus sensible qu'il n'y parait. Le RGPD exige une protection renforcee des donnees de sante et la limitation de conservation. Ne conservez pas ces donnees plus longtemps que necessaire et detruisez-les de sorte que rien ne reste reconstituable.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achat ou de la fin du suivi.

Partie	Point de depart	Delai
Comptabilite et facturation	Obligation fiscale	7 ans
Examens de vue et d'audition	Donnees de sante	lie a la finalite, detruire finement
Ordonnance ou orientation specialiste	Donnees sensibles	tant que necessaire
Donnees de garantie et d'achat	Jusqu'a la fin de la garantie	+ delai fiscal
Donnees du dispositif medical	Suivi et garantie	lie a la finalite
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre organisation professionnelle ou votre delegue a la protection des donnees. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Traiter les donnees de mesure a part

Les examens de vue et d'audition sont la partie la plus sensible du dossier. Gardez-les a part des donnees clients et d'achat ordinaires, de facon reconnaissable, ne les rendez accessibles qu'a qui en a besoin et detruisez-les a un niveau fin une fois la finalite servie. Vous evitez ainsi que le dossier entier herite du delai le plus long de sa partie la plus sensible, et vous pouvez eliminer les donnees de sante de facon ciblee.

Soyez aussi attentif a ce que vous avez sur papier a la caisse ou au comptoir. Une impression d'un examen ou une ordonnance qui traine est la meme donnee sensible que dans le dossier. Integrez ces pieces eparses a votre routine d'elimination.

Garantie, dispositifs et achat

Autour de lunettes ou d'un appareil auditif, la garantie et le suivi entrent en jeu. Tant que la garantie court ou qu'il y a un suivi, vous avez une finalite pour conserver les donnees. L'achat lui-meme releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Une fois la garantie terminee et le delai fiscal expire, la finalite de ces parties disparait et elles doivent etre eliminees.

Ne traitez donc pas automatiquement les donnees autour du dispositif comme quelque chose a conserver des annees de plus. Liez le delai a la garantie et a l'obligation fiscale, et eliminez des que les deux sont passees.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez le dossier en comptabilite, donnees de mesure, garantie et pieces eparses.
2. Traitez les examens de vue et d'audition a part et a un niveau de destruction fin.
3. Liez les donnees de garantie a la fin de la garantie et au delai fiscal.
4. Eliminez impressions et ordonnances eparses sans obligation, en confiance et aussitot.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance a un niveau fin, car ils contiennent des donnees de sante et des donnees de paiement et d'achat. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de magasin ou une sauvegarde contenant des dossiers clients en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Traiter les donnees de mesure comme des donnees clients ordinaires. Un examen de vue ou d'audition est une donnee de sante.
• Conserver tout le dossier sur un meme delai. Comptabilite, mesure et garantie ont des delais differents.
• Laisser trainer des ordonnances eparses. Une impression au comptoir est aussi une donnee sensible.
• Jeter non broye. Un dossier client avec des donnees de sante dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Les examens de vue et d'audition sont-ils des donnees de sante ?

Oui. Un examen de vue, un test auditif ou une mesure de tension oculaire dit quelque chose de la sante d'une personne et constitue donc une donnee sensible. Traitez ces donnees a part et detruisez-les a un niveau fin des qu'elles ne sont plus necessaires.

Combien de temps un opticien ou audioprothesiste conserve-t-il un dossier client ?

La comptabilite releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees de mesure se conservent tant qu'elles servent une finalite, comme le suivi ou la garantie, et s'eliminent ensuite. Conserver par precaution n'est pas un motif valable.

Combien de temps conserver les donnees de garantie et d'achat ?

Jusqu'a la fin de la garantie et le delai fiscal pour l'achat. Ensuite la finalite disparait et vous les eliminez, en confiance et pas dans le bac a papier.

Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?

En confiance et a un niveau fin, avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un opticien ou audioprothesiste est plus qu'un commerce : c'est un lieu ou l'on traite des donnees de sante. Conservez la comptabilite sept ans, traitez les examens de vue et d'audition a part comme donnees sensibles, liez les donnees de garantie a la fin de la garantie et eliminez aussitot les ordonnances eparses. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de sante de vos clients et restez avec la preuve en main lors d'un controle.

A lire aussi : centres d'appels : detruire enregistrements et donnees clients, agences de recouvrement : detruire les donnees debiteurs, huissiers : detruire les dossiers de saisie et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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