Sante

Laboratoires dentaires : detruire les donnees patients

29 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un laboratoire dentaire travaille sur instruction des dentistes et traite ainsi des donnees patients. Le bon de commande porte un nom, parfois une date de naissance, le dentiste traitant et des details sur la piece. S'y ajoutent des empreintes dentaires, des scans et des modeles en platre qui peuvent etre relies a un patient. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie est liee a la piece et au suivi, et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide. Vous conservez le bon de commande avec donnees patients aussi longtemps que necessaire a la piece et a la garantie, tandis que la facturation releve des sept ans fiscaux. Empreintes, scans et modeles ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la fabrication et a une eventuelle refabrication. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Le role de sous-traitant envers le dentiste

Un laboratoire dentaire ne fixe pas lui-meme la finalite du soin. Vous travaillez sur instruction du dentiste, qui reste responsable de traitement pour le dossier patient. Pour les donnees que vous recevez, vous etes en general sous-traitant. Cette distinction determine qui est responsable de quoi et quels accords vous consignez.

Consignez ces accords dans un accord de sous-traitance avec chaque cabinet dentaire pour lequel vous travaillez. Il precise quelles donnees vous traitez, combien de temps vous les conservez et comment vous les detruisez une fois la piece terminee. Le dentiste travaille sous la loi WGBO, avec un delai de conservation de vingt ans pour le dossier. Votre delai est different. Vous ne conservez qu'aussi longtemps que la piece et le suivi l'exigent. La facon dont le cabinet organise son propre archivage se lit chez le cabinet dentaire et son archive WGBO.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la livraison de la piece.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Bon de commande avec donnees patients	Lie a la finalite de la piece	le temps necessaire
Empreintes dentaires et scans	Le plus limite possible	jusqu'a la piece et la refabrication
Lien entre patient et piece	Limitation de conservation	le plus brievement possible
Dossier de garantie et de suivi	Lie a la finalite	duree de la garantie
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement des accords avec le dentiste. En cas de doute, suivez l'accord de sous-traitance et l'instruction du cabinet. Pour le volet fiscal, l'obligation de conservation de sept ans s'applique a la facturation. D'autres professionnels de sante connaissent des questions comparables, du cabinet dentaire a la pharmacie et ses dossiers de medication.

Empreintes dentaires, scans et modeles en platre

Une empreinte dentaire, un scan intra-oral ou un modele en platre ressemble a du materiel technique, mais des qu'il peut etre relie a un patient, c'est une donnee personnelle. Un scan numerique avec un numero de patient ou un nom releve du RGPD au meme titre que le bon de commande lui-meme. Ne conservez ce materiel pas plus longtemps que necessaire a la fabrication et a une eventuelle refabrication dans la garantie.

Des que la piece est livree et que la garantie a expire, la base pour conserver le lien disparait. Les modeles physiques avec un nom, vous les eliminez en confiance, les scans numeriques, vous les supprimez des postes de travail et des sauvegardes. Vous evitez ainsi de gerer pendant des annees une archive d'empreintes identifiables dont vous n'avez plus besoin.

Le lien entre patient et piece

Le point sensible ne reside souvent pas dans une donnee isolee, mais dans le lien. Une piece sans nom est anonyme, mais des que le bon de commande, le scan et la facture se lisent ensemble, un ensemble identifiable sur la bouche et le soin d'une personne apparait. Traitez donc ce lien comme le coeur de votre politique de protection des donnees.

Gardez la comptabilite que vous devez conserver a des fins fiscales separee des donnees de soin qui peuvent partir. Vous conservez ainsi la facture sept ans sans garder l'empreinte ou le scan correspondants aussi longtemps. Ce dont vous n'avez plus besoin pour la piece, vous le dissociez et l'eliminez.

Fichiers numeriques, scanners et sauvegardes

De nombreux laboratoires travaillent en numerique avec des scans intra-oraux, des fichiers CAO et le pilotage de fraiseuses et d'imprimantes. Ces fichiers se trouvent sur des postes de travail, sur un serveur et parfois dans un service cloud du fournisseur. Chacun de ces emplacements peut contenir des donnees patients que vous devez pouvoir eliminer un jour.

Cartographiez donc ou se trouvent les fichiers et qui peut y acceder. Convenez avec votre fournisseur de logiciel de la duree de conservation des fichiers et de leur suppression lorsque vous le demandez. Un ancien scanner ou ordinateur que vous mettez au rebut n'appartient pas simplement aux dechets electroniques. Le disque peut encore contenir des scans et des noms et merite le meme traitement en confiance que le papier.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, bon de commande, empreintes et scans et suivi.
2. Consignez le role de sous-traitant dans un accord de sous-traitance par cabinet.
3. Ne conservez empreintes, scans et modeles qu'aussi longtemps que la piece et la garantie l'exigent.
4. Conservez la comptabilite sept ans, a part des donnees de soin.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees patients sont detruites en confiance, car elles sont identifiables a la bouche et au soin d'une personne. Le papier, les modeles en platre avec un nom et les supports avec scans voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien disque de poste de travail ou une sauvegarde avec scans en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et envers le dentiste, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver empreintes et scans indefiniment. Apres la livraison et la garantie, la base disparait.
• Laisser le lien en place. Des donnees isolees sont moins sensibles qu'un ensemble identifiable.
• Aucun accord de sous-traitance avec le cabinet. Sans accords, il est flou de savoir qui est responsable de quoi.
• Modeles en platre avec un nom dans les dechets ordinaires. Un modele identifiable dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Un laboratoire dentaire est-il sous-traitant ou responsable de traitement ?

Un laboratoire dentaire travaille sur instruction du dentiste et est en general sous-traitant pour les donnees patients. Le dentiste reste responsable de traitement pour le dossier. Consignez les accords dans un accord de sous-traitance par cabinet.

Combien de temps un laboratoire dentaire conserve-t-il les bons de commande avec donnees patients ?

Vous conservez le bon de commande avec donnees patients aussi longtemps que necessaire a la piece et a la garantie, puis vous eliminez le lien. La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans.

Puis-je conserver les empreintes dentaires et scans une fois la piece terminee ?

Conservez empreintes et scans pas plus longtemps que necessaire a la piece et a une eventuelle refabrication dans la garantie. Un scan numerique est une donnee personnelle des qu'il peut etre relie a un patient. Eliminez ce dont vous n'avez plus besoin.

Comment detruire les donnees patients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier, les modeles en platre avec un nom et les supports avec scans voyagent scelles et la destruction est notee au registre.

Conclusion

Un laboratoire dentaire traite des donnees identifiables sur la bouche et le soin de chaque patient, sur instruction du dentiste. Consignez votre role de sous-traitant dans un accord de sous-traitance, conservez la comptabilite sept ans et ne gardez empreintes, scans et modeles qu'aussi longtemps que la piece et la garantie l'exigent. Dissociez ce dont vous n'avez plus besoin et faites-le detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez le patient et le dentiste pour qui vous travaillez.

A lire aussi : maisons de retraite : detruire les dossiers des residents, soins de maternite : detruire les dossiers clients, sages-femmes : detruire les dossiers patients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

---

Faire enlever des donnees patients ? Demandez un devis via desnipperaar.nl. En quelques minutes vous avez un prix fixe, certificat inclus comme preuve.