Pharmacies : dossiers de médication et délais de conservation
Une pharmacie gère une combinaison inhabituelle de dossiers. Médicaux (médicaments délivrés, contre-indications, historique d'utilisation), fiscaux (créances envers l'assureur santé) et opérationnels (inscriptions BIG, affiliation KNMP, commandes). Plusieurs lois s'appliquent en parallèle aux délais de conservation. La loi sur les médicaments (Geneesmiddelenwet), la WGBO, l'AWR et la loi sur l'assurance maladie. Cet article aligne les délais et décrit la bonne voie pour la destruction.
Quelles données sont conservées ?
- Administration de la délivrance des médicaments : quoi, quand, à qui, sur quelle ordonnance.
- Ordonnances : l'instruction physique ou numérique du prescripteur.
- Dossiers patients : aperçu de la médication, contre-indications, historique d'utilisation.
- Dossiers de créances : communication avec l'assureur santé.
- Administration des préparations : préparations magistrales avec traçabilité des matières premières.
- Données personnelles BSN : requises pour le rattachement à l'assurance santé.
Les délais de conservation pertinents
| Catégorie | Délai | Loi |
|---|---|---|
| Dossier patient (aperçu de la médication) | 20 ans à compter de la dernière action | WGBO art. 7:454 BW |
| Administration des préparations | 15 ans | Loi sur les médicaments art. 18 |
| Délivrance de médicaments | 15 ans | Loi sur les médicaments |
| Ordonnances (papier) | 15 ans | Loi sur les médicaments |
| Créance envers l'assureur santé | 7 ans (fiscal) jusqu'à 10 ans (litige sur créance) | AWR + Zvw |
| Données de journal BIG | 3 ans (directive) | Directive Wet BIG |
| Dossiers porteurs de BSN | Suit le délai de santé | Wbsn-z |
Pour l'attention spécifique au BSN, lisez le BSN dans l'ancienne administration.
Quand quoi doit-il partir ?
Le délai le plus long est généralement de 20 ans (dossier patient, WGBO). Cela paraît long, mais pour une pharmacie moyenne cela produit tout de même un flux régulier de documents qui ont franchi la ligne des 20 ans.
- Par année civile, les dossiers des personnes dont la dernière action a eu lieu cette année-là.
- Plus les dossiers de patients décédés (pour lesquels le délai ne prend pas fin automatiquement).
- Plus les créances de plus de 7 ans (fiscalement libres).
Le nettoyage annuel est donc pertinent. Lisez clôturer les archives prêtes pour l'audit.
Méthode de destruction
Les dossiers de pharmacie exigent le niveau DIN le plus élevé raisonnablement atteignable.
- DIN P-5 minimum pour l'archive papier.
- P-6 à envisager pour les dossiers porteurs de BSN et les dossiers patients.
- Matériel : sauvegardes du système d'information de la pharmacie, anciens disques durs des PC de la pharmacie. DIN H-5 ou H-6.
- Optique : anciens CD de sauvegarde (lisez détruire CD, DVD et Blu-ray) en DIN O-5.
Pour les dossiers patients des établissements de santé, la barre est stricte. Le même niveau que les dossiers hospitaliers. Une pharmacie est un prestataire de soins au sens de la WGBO.
Destruction sur site
Pour les pharmacies, la destruction sur site est la voie recommandée. Les raisons.
- Aucun transport externe de dossiers contenant le BSN et l'historique de médication.
- Confirmation visuelle pour le pharmacien.
- Soutient l'audit KNMP et les inspections municipales.
- Chaîne de responsabilité courte (lisez la chaîne de responsabilité de l'archive au broyeur).
Collaboration avec le cabinet du médecin généraliste
Les pharmacies situées dans un centre de santé partagent souvent l'espace d'archives avec un cabinet de médecin généraliste. Une session de destruction commune peut être économique, à condition que les volumes apparaissent séparément sur le certificat. Pour le contexte WGBO des dossiers de santé, lisez la WGBO, 20 ans pour les dossiers patients.
Préparations magistrales et traçabilité des matières premières
La loi sur les médicaments impose la traçabilité des préparations propres pendant au moins 15 ans. Non seulement le dossier d'ordonnance, mais aussi les protocoles de travail, les rapports de pesée et les documents d'assurance qualité. Conservez-les dans un système séparément traçable. Ne détruisez qu'après la ligne des 15 ans.
Le matériel dans les pharmacies
- Serveur du système d'information de la pharmacie. Souvent via le fournisseur. Demandez un processus conforme à la NIST 800-88 lors du remplacement.
- Postes de travail avec système de caisse. Disque dur retiré en fin de bail.
- Mémoire tampon du scanner d'ordonnances. Peut contenir des copies persistantes.
- Images de vidéosurveillance. 4 semaines selon la directive de l'AP. Lisez le délai de conservation des images de vidéosurveillance.
Documentation
- Registre des traitements avec les délais de conservation par catégorie.
- Certificat de destruction par mission. À conserver 5 ans.
- Accord de traitement avec le prestataire de destruction.
- Alignement sur les exigences d'audit de la KNMP.
Destruction sur site en DIN P-5 ou P-6 pour les pharmacies.
Nous nous rendons dans les pharmacies de Noord-Holland pour la destruction annuelle des dossiers patients, des ordonnances et de l'administration des préparations.
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