Financier

Intermediaires de credit : detruire les dossiers clients

23 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un intermediaire de credit traite des donnees particulierement sensibles : demandes de credit, justificatifs de revenus, releves bancaires, une consultation de credit et le resultat de la vigilance client. Une partie releve du dossier Wft avec son propre delai de conservation, une partie de la Wwft, une partie de l'obligation fiscale et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance avec un certificat.

La reponse rapide : vous conservez le dossier Wft au moins cinq ans, la vigilance client Wwft egalement cinq ans et la comptabilite sept ans. Les justificatifs de revenus isoles, les copies et les impressions de consultation ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la demande et a son reglement. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat comme preuve.

Trois cadres : Wft, Wwft et RGPD

Chez un intermediaire de credit, trois regimes se croisent. La loi sur la surveillance financiere (Wft) exige un dossier sur votre conseil et votre intermediation, avec un delai de conservation d'au moins cinq ans. La loi contre le blanchiment (Wwft) impose une vigilance client et la conservation de cet enregistrement, egalement cinq ans. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. La Wft et la Wwft fixent le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees du dossier par type. Un justificatif de revenus ou un releve bancaire n'a pas le meme statut que l'enregistrement de votre conseil ou le resultat de la consultation de credit. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. La base de la conservation est exposee dans les dossiers Wft de 5 ans.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et le delai Wft et Wwft a partir de la fin de la prestation ou de la relation.

Partie	Point de depart	Delai
Dossier Wft conseil et intermediation	Loi sur la surveillance financiere	au moins 5 ans
Vigilance client Wwft	Loi contre le blanchiment	5 ans
Comptabilite et facturation	Obligation fiscale	7 ans
Justificatifs de revenus et releves bancaires	Le plus limite possible	seulement le necessaire
Consultation de credit et donnees de paiement	Lie a la finalite	le plus brievement possible
Demande refusee sans contrat	Sans base continue	eliminer peu apres le refus

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos propres obligations prudentielles et fiscales. En cas de doute, consultez votre fonction conformite ou votre conseil en protection des donnees. Un apercu plus large par type de document est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Demandes de credit et donnees de revenus

Pour une demande de credit responsable, vous evaluez la situation financiere du client. Vous rassemblez des justificatifs de revenus, des attestations d'employeur, des releves bancaires et parfois des donnees sur les charges fixes ou d'autres prets. C'est une montagne d'informations sensibles dont vous avez besoin pour le conseil, mais que vous n'avez pas a conserver indefiniment. Le dossier Wft exige un enregistrement de votre conseil et de sa justification, pas necessairement chaque impression isolee vue en chemin.

Distinguez donc les pieces du dossier qui justifient votre conseil des fichiers sources isoles utilises seulement pendant l'evaluation. La justification appartient au dossier pour le delai Wft. Les copies isolees de releves bancaires dont vous n'avez plus besoin, vous les eliminez en confiance. La facon de gerer les releves bancaires est exposee dans detruire des releves bancaires.

Consultation de credit et donnees de paiement

Une demande de credit implique une consultation aupres du registre national des credits. L'impression de cette consultation et les donnees de paiement du client sont sensibles et liees a la finalite. Vous les utilisez pour evaluer la demande et ne les conservez pas plus longtemps que necessaire pour cela. Le resultat qui justifie votre conseil appartient au dossier Wft. L'impression de consultation isolee et les donnees de paiement qui ne servent plus ensuite disparaissent en confiance.

Vous evitez ainsi de constituer une archive d'informations de paiement et d'endettement dont vous n'avez plus reellement besoin. Avec cette categorie, une violation de donnees est particulierement penible, car elle touche directement a la position financiere de quelqu'un. Traitez donc toujours ces pieces comme confidentielles, y compris sur le chemin de la destruction.

Vigilance client Wwft

La Wwft impose une vigilance client et la conservation de cet enregistrement pendant cinq ans apres la fin de la relation ou de la transaction. Cela concerne l'identification et la verification du client, l'enregistrement du profil de risque et les eventuelles declarations. Ce delai reste distinct du dossier Wft, mais dans la pratique il va souvent de pair avec les sept ans fiscaux et les cinq ans Wft. Le contexte et le recoupement sont exposes dans Wwft : conserver la vigilance client 5 ans.

Eliminer apres refus ou fin

Toute demande n'aboutit pas a un credit. Si une demande est refusee ou que le client se retire, il n'y a pas de contrat continu justifiant la conservation. Dans ce cas, ne conservez pas tout automatiquement. Ne gardez que ce qui est necessaire pour justifier le refus et pour satisfaire a vos obligations prudentielles et Wwft. Les donnees de revenus et de paiement isolees qui ne servent plus ensuite, vous les eliminez en confiance. La meme approche vaut pour un pret rembourse. Apres la fin de la prestation, les delais Wft et Wwft expirent et le reste disparait. L'approche est comparable a celle des courtiers en credit immobilier qui detruisent les dossiers clients.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en dossier Wft, enregistrement Wwft, comptabilite et fichiers sources isoles.
2. Limitez les donnees de revenus et de paiement a ce que votre conseil et votre consultation justifient reellement.
3. Conservez le dossier Wft et Wwft au moins cinq ans apres la prestation.
4. Eliminez les demandes refusees des qu'il n'y a plus de contrat ni de base.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients d'un intermediaire de credit sont detruits en confiance, car ils contiennent des informations d'identite, de revenus, de paiement et d'endettement. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de travail, une sauvegarde ou un disque externe contenant des dossiers de credit en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et de votre autorite de controle, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver tous les fichiers sources isoles. Seule la justification appartient au dossier Wft.
• Conserver les demandes refusees indefiniment. Sans contrat, la finalite disparait vite.
• Traiter les impressions de consultation et donnees de paiement comme du papier ordinaire. Elles exigent un soin particulier.
• Jeter non broye. Un dossier de credit dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un intermediaire de credit doit-il conserver le dossier Wft ?

Vous conservez le dossier Wft au moins cinq ans, comptes a partir de la fin de la prestation. La comptabilite et la facturation relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les autres donnees ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la demande et a son reglement.

Que faire des donnees apres une demande de credit refusee ?

Ne conservez pas tout automatiquement. Sans contrat et sans base legale, la finalite disparait vite. Ne gardez que ce qui est necessaire pour justifier le refus et eliminez le reste en confiance.

Combien de temps conserver la vigilance client Wwft ?

La Wwft prescrit un delai de conservation de cinq ans apres la fin de la relation ou de la transaction. Cela reste distinct du dossier Wft, mais dans la pratique cela va souvent de pair avec le delai fiscal.

Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un intermediaire de credit travaille avec des informations d'identite, de revenus, de paiement et d'endettement de chaque client, entre la Wft, la Wwft et le RGPD. Conservez le dossier Wft et la vigilance client Wwft au moins cinq ans, conservez la comptabilite sept ans et soyez prudent avec les donnees de revenus et de paiement isolees. Les demandes refusees s'eliminent peu apres le refus. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les trois cadres et protegez les donnees de vos clients.

A lire aussi : conseillers fiscaux : detruire les dossiers clients, bureaux de paie : detruire les donnees de salaires, courtiers en assurance : detruire les dossiers clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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