Juridique

Fin de l'affaire : quand détruire le dossier de l'avocat ?

18 février 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

La facture finale est payée, l'affaire est close et le dossier rejoint l'armoire d'archives. Puis le silence s'installe pendant des années. Pourtant, « fin de l'affaire » n'est pas la même chose que « peut être détruit ». Entre la clôture et la destruction court un délai de conservation qui varie selon le type d'affaire, et ce délai touche directement les règles de déontologie de la NOvA et les risques disciplinaires. Cet article met en regard les cadres et explique comment organiser le moment de destruction de manière responsable.

Public cible : avocats et gestionnaires de cabinet qui veulent maîtriser le cycle de vie d'archivage des affaires closes.

Quand le délai de conservation commence-t-il ?

Le délai de conservation commence à la clôture factuelle de l'affaire : le dernier acte de procédure, le jugement définitif, la transaction ou le retrait des instructions par le client. Pour les dossiers ayant des conséquences de longue durée (paiements échelonnés, modalités de garde, arrangements d'entreprise ultérieurs), le point de départ se déplace vers ce règlement final.

Un piège pratique : si une affaire est « en suspens », le dossier n'est pas encore clos. La clôture administrative et la clôture factuelle doivent coïncider avant que le compteur ne se mette à tourner.

Combien de temps conserver ?

Il n'existe aux Pays-Bas aucune loi centrale unique prescrivant un délai unique pour tous les dossiers d'avocats. La pratique travaille avec une combinaison de sources :

• Ligne générale de la NOvA et de la littérature professionnelle : au moins environ cinq ans après la clôture, parfois plus selon le type d'affaire.
• Délais plus longs : les dossiers comportant une responsabilité professionnelle en cours ou possible, impliquant des mineurs, ou avec une documentation d'entreprise portent régulièrement des délais de conservation allant jusqu'au délai de prescription des réclamations et au-delà.
• Wwft : pour les dossiers où la vigilance à l'égard de la clientèle s'appliquait, un délai distinct de cinq ans après la fin de la relation s'applique. Voir notre article Wwft : vigilance à l'égard de la clientèle de 5 ans.
• Fiscal : enregistrement du temps et factures relèvent de l'art. 52 AWR avec sept ans de conservation.

Le cabinet devrait fixer un délai par type d'affaire ou par dossier. Un « tout en dix ans » général est facile mais grossier. Une fiche de délai liée au dossier est plus précise et correspond mieux à la limitation de la conservation du RGPD.

Conserver plus longtemps que nécessaire n'est pas de la diligence mais une violation du RGPD. La limitation de la conservation est tout aussi contraignante que la confidentialité.

Règles de déontologie de la NOvA et risque disciplinaire

La règle de déontologie 15 (succession et disponibilité des documents) et le devoir plus large de confidentialité entrent en jeu. Deux risques se font face :

1. Détruire trop tôt. Le client peut encore exercer des droits après la clôture (copie, reddition de comptes, accès). Une destruction pendant le délai de conservation peut être disciplinairement reprochable.
2. Détruire trop tard ou pas du tout. Conserver inutilement est une infraction au RGPD et accroît le risque de fuite de données pour l'ensemble de l'archive. Le bâtonnier (deken) et l'AP y prêtent attention.

Plus sur l'angle déontologique dans notre article sur les règles de déontologie de la NOvA et la gestion des dossiers.

Focus : que faut-il toujours conserver séparément ?

• Actes originaux, documents notariés et décisions certifiées dont le client pourrait encore avoir besoin plus tard.
• Documents faisant partie d'une plainte disciplinaire en cours ou déjà déposée.
• Dossiers impliquant des mineurs, souvent bien au-delà de la majorité.
• Enregistrement du temps et factures (fiscal : sept ans, indépendamment du cycle de vie du dossier).

Pratique : le moment de destruction

De nombreux cabinets organisent une ou deux tournées de destruction par an. Préparation :

1. Liste des dossiers dont le délai a expiré, par type d'affaire.
2. Contrôle final pour plainte disciplinaire, appel ou affaire en cours.
3. Vérification que les documents originaux ont été restitués au client.
4. Décision par dossier documentée (qui, quand, pourquoi).
5. Préparation physique : boîtes de l'armoire d'archives vers le point de collecte.

Exécution de préférence sur site. Les dossiers ne quittent le bâtiment que sous forme de confettis. DIN 66399 P-5 pour le papier, H-4 ou E-4 pour les supports d'anciens ordinateurs portables d'affaires ou les supports de sauvegarde. Le certificat rejoint directement le dossier du cabinet.

La documentation comme défense

Si une réclamation ou une plainte disciplinaire surgit après la destruction, votre meilleure défense est un registre de destruction en bonne et due forme : quel dossier, quelle date, quelle méthode, quel numéro de certificat. Cela montre que la destruction a eu lieu conformément à la politique et au délai. Sans traces, la destruction devient une vulnérabilité. Avec des traces, elle constitue précisément la preuve d'une gestion soigneuse.

Des informations pratiques et un formulaire de contact pour la profession d'avocat se trouvent sur notre page sectorielle dédiée aux avocats.

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Résumé : la fin de l'affaire est le début du délai de conservation. Ne détruisez pas trop tôt, ne détruisez pas trop tard, et documentez le moment. La destruction sur site combine la limitation de la conservation du RGPD, la sécurité Voda 16 et la diligence de la NOvA en une seule séance.