Agences de traduction : detruire documents confidentiels
Une agence de traduction ou un traducteur assermente voit les documents les plus confidentiels des clients : contrats, rapports medicaux, documents juridiques, diplomes et actes personnels. Souvent sous obligation de confidentialite et souvent pleins de donnees sensibles. Qu'advient-il de ces documents sources et traductions une fois la prestation terminee ? Ce guide montre combien de temps vous les conservez, ce que signifie la confidentialite et comment les detruire en confiance.
La reponse rapide : la comptabilite se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Les documents sources et traductions se conservent tant qu'il y a une finalite, comme la livraison, la revision ou un delai convenu, et s'eliminent ensuite. Comme les documents sont souvent confidentiels et contiennent des donnees sensibles, vous les detruisez a un niveau fin, avec un certificat comme preuve.
Pourquoi les documents de traduction sont confidentiels
Une agence de traduction voit un contenu que le client partage rarement avec d'autres. Une convention de divorce, un dossier medical pour un traitement a l'etranger, un contrat juridique ou un dossier penal defile. Une obligation de confidentialite s'applique souvent, contractuelle ou professionnelle, et les documents contiennent souvent des donnees sensibles comme la sante, la religion ou des informations penales. Cela rend le document source plus sensible qu'un texte ordinaire.
Le RGPD exige la limitation de conservation et un niveau de securite adapte. Ne conservez pas les documents plus longtemps que necessaire a la prestation et a une eventuelle revision, et detruisez-les ensuite de sorte que rien ne reste reconstituable. La confidentialite qui s'applique pendant la prestation vaut aussi lors de l'elimination.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la livraison de la traduction.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Comptabilite et facturation | Obligation fiscale | 7 ans |
| Documents sources du client | Tant qu'il y a une finalite | delai convenu |
| Traduction livree | Livraison et revision | lie a la finalite |
| Traduction assermentee | Accords propres et regles pro | selon accord |
| Donnees sensibles dans un document | Protection renforcee | detruire finement |
| Fichiers de travail et brouillons | Sans finalite propre | eliminer apres livraison |
Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. Fixez le delai de conservation et la confidentialite dans vos accords avec le client. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.
Confidentialite et donnees sensibles
La ou un document contient des informations de sante, religieuses ou penales, il s'agit de donnees sensibles aux regles plus strictes. Gardez ces documents a part de facon reconnaissable, limitez l'acces a qui realise et verifie la traduction, et detruisez-les a un niveau fin une fois la finalite servie. L'obligation de confidentialite signifie que vous procedez aussi avec soin lors de l'elimination et ne laissez rien atterrir dans le bac a papier ordinaire.
Pensez aussi aux copies de travail qui naissent pendant la traduction : impressions, notes et versions intermediaires. Elles contiennent le meme contenu confidentiel et doivent etre detruites en confiance apres la livraison.
Donneurs d'ordre et le role de sous-traitant
Les agences de traduction travaillent souvent pour le compte d'entreprises, d'avocats ou d'institutions. Les documents sources appartiennent alors a ce donneur d'ordre, et vous consignez les accords sur la conservation et la destruction dans un contrat de sous-traitance. Adaptez vos delais a ces accords. Si vous travaillez pour un avocat ou un notaire, leur cote a souvent ses propres regles, comme vous le lisez dans avocats : detruire un dossier a la fin de l'affaire.
Comment proceder en 6 etapes
- Divisez les donnees en comptabilite, documents sources, traductions et fichiers de travail.
- Traitez les donnees sensibles a part et a un niveau de destruction fin.
- Evaluez par prestation si la livraison et la revision sont achevees.
- Eliminez copies de travail et brouillons sans obligation, en confiance et aussitot.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les documents sources, traductions et copies de travail, vous les faites detruire en confiance a un niveau fin, car ils contiennent souvent des donnees confidentielles et sensibles. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur ou une sauvegarde contenant des fichiers de traduction en fait aussi partie.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et de votre donneur d'ordre, que vous avez respecte la confidentialite jusqu'au bout. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
Faire detruire des documents de traduction confidentiels ?
Indiquez ce que vous avez et vous obtenez un prix fixe. Nous enlevons scelle, detruisons a un niveau DIN fin et vous recevez un certificat pour votre dossier RGPD. Sans frais de deplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam.
Demandez un devisErreurs frequentes
- Conserver les documents sources par precaution. Apres livraison et revision, la finalite disparait en general.
- Traiter les donnees sensibles comme du texte ordinaire. Les donnees de sante et penales exigent un niveau fin.
- Laisser trainer les copies de travail. Impressions et notes contiennent le meme contenu confidentiel.
- Jeter non broye. Un document confidentiel dans la rue est une violation de donnees et une atteinte a la confidentialite.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Combien de temps une agence de traduction conserve-t-elle les documents sources ?
La comptabilite releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les documents sources et traductions se conservent tant qu'il y a une finalite, comme la livraison, la revision ou un delai convenu, et s'eliminent ensuite, sauf accord contraire du client.
Les documents sources d'un client sont-ils confidentiels ?
Souvent oui. Une agence de traduction voit des contrats, des rapports medicaux, des documents juridiques et des actes personnels. Une obligation de confidentialite s'applique souvent et les documents contiennent souvent des donnees sensibles exigeant un niveau de destruction fin.
Des regles differentes s'appliquent-elles aux traductions assermentees ?
Un traducteur assermente a sa propre responsabilite et parfois des accords sur la conservation des traductions. Respectez ces accords et votre obligation de confidentialite, et detruisez les documents sources en confiance une fois la finalite servie.
Comment detruire les documents de traduction conformement au RGPD ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.
Conclusion
Une agence de traduction travaille avec les documents les plus confidentiels qui soient, souvent sous confidentialite et pleins de donnees sensibles. Conservez la comptabilite sept ans, conservez les documents sources et traductions tant qu'il y a une finalite et eliminez-les ensuite, et traitez les donnees sensibles a part. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez la confidentialite de vos clients jusqu'au bout.
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