Musees : detruire les donnees donateurs et billets
Un musee traite bien plus de donnees personnelles qu'un simple billet. Le fichier des amis et adherents, les donateurs et les legs, les donnees de billets et de reservation, les cartes de membre, les visites scolaires avec des donnees d'enfants et le CRM de collecte de fonds se rejoignent tous. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie est justement sensible et doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.
La reponse rapide : la comptabilite financiere se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Le fichier des adherents et les donnees des donateurs se conservent tant que la relation court et une courte periode apres. Les donnees sur les legs et les dons sont sensibles et se traitent a part. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.
Pourquoi un musee gere des donnees sensibles
Un musee semble surtout tourner autour de l'art et de la collection, mais autour de l'organisation il s'agit de personnes. Les amis et donateurs sont la base financiere, et leurs donnees vont au-dela d'un nom. Le montant d'un don, une promesse de legs ou une conversation sur un heritage en dit long sur la situation financiere et les souhaits personnels d'une personne. Cela rend cette information sensible, meme sans donnee medicale ou penale.
En outre, vous traitez des donnees de billets et de reservation, des donnees de classes scolaires avec des enfants et parfois des besoins d'accessibilite. Le RGPD exige la limitation de conservation, et avec les donnees de donateurs et d'enfants cela pese lourd. Ne conservez pas plus longtemps que necessaire et detruisez de sorte que rien ne reste reconstituable.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la relation ou de la visite.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Comptabilite financiere | Obligation fiscale | 7 ans |
| Fichier des amis et adherents | Tant que l'adhesion court | + courte periode |
| Donnees des donateurs et legs | Sensibles, limitation | detruire finement |
| Donnees de billets et reservation | Jusqu'au reglement | lie a la finalite |
| Visites scolaires (enfants) | Protection renforcee | eliminer apres la visite |
| Correspondance et brouillons | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre delegue a la protection des donnees ou votre conseil. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.
Traiter les donateurs et les legs a part
Les donnees sur les donateurs et les legs sont les plus sensibles. Qui donne quel montant, qui a promis un legs ou avec qui une conversation sur un don est en cours, est une information que vous gerez avec soin et ne partagez pas largement. Gardez ces donnees a part de facon reconnaissable, ne les rendez accessibles qu'a qui en a besoin et detruisez-les a un niveau fin une fois la finalite disparue. Vous evitez ainsi qu'une ancienne liste de donateurs avec des montants traine des annees.
La collecte de fonds et le CRM reposent sur le consentement et une finalite claire. Si cette finalite disparait, par exemple parce qu'un donateur se desabonne, vous eliminez les donnees. Conserver pour envoyer un jour une demande n'est pas un motif valable sans consentement.
Visites scolaires et donnees d'enfants
L'education est une mission centrale de nombreux musees, et les visites scolaires apportent des donnees d'enfants : listes de classe, coordonnees des accompagnateurs et parfois un besoin d'accessibilite. Les donnees des enfants beneficient d'une protection renforcee sous le RGPD. Utilisez-les seulement pour la visite et eliminez-les ensuite. Vous evitez ainsi de conserver une base de donnees d'enfants qui ne sert plus aucune finalite.
Comment proceder en 6 etapes
- Divisez les donnees en comptabilite, fichier des adherents, donateurs et donnees de billets.
- Traitez les donnees des donateurs et legs a part et a un niveau de destruction fin.
- Eliminez les donnees de visites scolaires des que la visite est achevee.
- Evaluez par relation si l'adhesion a pris fin et la courte periode est passee.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les donnees des donateurs, adherents et billets sont detruites en confiance, car elles contiennent des informations financieres et parfois sensibles. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de gestion des adherents ou une sauvegarde contenant des donnees de donateurs en fait aussi partie.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
Faire detruire des donnees de donateurs ou de billets ?
Indiquez ce que vous avez et vous obtenez un prix fixe. Nous enlevons scelle, detruisons au bon niveau DIN et vous recevez un certificat pour votre dossier RGPD. Sans frais de deplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam.
Demandez un devisErreurs frequentes
- Conserver d'anciennes listes de donateurs par precaution. Sans finalite, elles doivent etre eliminees.
- Traiter les donnees de legs comme de la comptabilite ordinaire. Montants de dons et legs sont sensibles.
- Conserver les donnees d'enfants des visites scolaires. Vous les eliminez apres la visite.
- Jeter non broye. Une liste de donateurs dans la rue est une violation de donnees a notifier.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Combien de temps un musee conserve-t-il les donnees des donateurs et adherents ?
La comptabilite financiere releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le fichier des adherents et les donnees des donateurs se conservent tant que l'adhesion ou la relation court et une courte periode apres, puis vous les eliminez en confiance.
Les donnees sur les legs sont-elles sensibles ?
Oui. Une information sur un legs, un don ou le montant d'une contribution en dit long sur la situation financiere et les souhaits d'une personne. Traitez ces donnees avec un soin particulier et detruisez-les a un niveau fin une fois la finalite disparue.
Combien de temps conserver les donnees de billets et de reservation ?
Les donnees de billets et de reservation s'eliminent des que la visite est reglee et qu'il n'y a plus de finalite, comme une reclamation ou un remboursement. Les donnees de paiement relevent de la comptabilite fiscale de sept ans.
Comment detruire les donnees d'un musee conformement au RGPD ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.
Conclusion
Un musee gere des donnees de donateurs, d'adherents et de billets et parfois des donnees d'enfants, avec des informations financieres et personnelles melees. Conservez la comptabilite sept ans, conservez le fichier des adherents tant que la relation court et traitez les donnees des donateurs et legs a part. Les donnees de visites scolaires s'eliminent apres la visite. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les personnes derriere la collection.
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