Surendettement

Surendettement et tutelle : detruire les dossiers clients

13 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un conseiller en surendettement, un tuteur ou un gestionnaire de budget travaille avec les personnes les plus vulnerables et avec des dossiers pleins de donnees sensibles : revenus, dettes, creanciers, saisies, un numero national et parfois des informations medicales ou psychosociales. Ces dossiers exigent le plus grand soin, tant dans la conservation que dans la destruction. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la comptabilite financiere se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Le dossier client de fond se conserve jusqu'a un delai fixe apres l'achevement de l'accompagnement ou de la mesure, apres quoi il peut partir. Comme les dossiers sont tres sensibles, vous detruisez a un niveau fin, avec un certificat comme preuve.

Pourquoi ces dossiers exigent le plus grand soin

Dans un dossier de surendettement ou de tutelle, presque tout ce qui est sensible se rejoint. Les revenus et depenses d'une personne, les dettes en cours, les creanciers, les saisies et parfois la raison des difficultes, comme un divorce, une maladie ou une addiction. Cette derniere categorie touche a des donnees medicales et psychosociales, qui sont des donnees sensibles. L'ensemble forme l'un des dossiers les plus lourds de consequences qui soient.

Les personnes concernees sont en outre vulnerables et dependantes. Une violation de donnees avec un dossier de surendettement frappe encore plus durement quelqu'un qui est deja en difficulte. Ici, la limitation de conservation comme le niveau de destruction pesent donc lourd. Ne conservez pas plus longtemps que necessaire et detruisez de sorte que rien ne reste reconstituable.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achevement de l'accompagnement ou de la mesure.

Partie	Point de depart	Delai
Comptabilite financiere	Obligation fiscale	7 ans
Compte de gestion et reddition de comptes	Controle et prescription	plusieurs annees
Dossier client de fond	Politique et regles applicables	delai apres achevement
Donnees medicales ou psychosociales	Donnees sensibles	detruire finement
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot
Supports en fin d'accompagnement	Effacer ou detruire	apres transfert

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. Fixez le delai exact dans votre propre politique, en accord avec les regles de votre forme de service. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

La tutelle dure longtemps, le dossier aussi

Une tutelle peut durer des annees et parfois le reste de la vie d'une personne. Tant que la mesure court, il existe une finalite valable pour conserver le dossier complet. Ce n'est qu'apres la fin de la mesure, par mainlevee ou deces, que commence l'extinction. Vous conservez alors encore le compte de gestion et la reddition de comptes pour un delai de controle et de prescription, afin de pouvoir tout presenter si le tribunal ou un heritier le demande.

Evaluez au cas par cas s'il reste, apres la fin, une affaire en cours, comme un litige ou un reglement. Si ce n'est pas le cas et que le delai a expire, ce dossier sensible aussi doit etre detruit en confiance. Conserver par precaution n'est pas un motif valable au regard du RGPD.

Donnees medicales et psychosociales a part

La ou un dossier contient des donnees sur la sante, une addiction ou une situation psychique, il s'agit de donnees sensibles aux regles plus strictes. Gardez ces donnees a part de facon reconnaissable, ne les rendez accessibles qu'a qui en a besoin et detruisez-les a un niveau fin des qu'elles ne sont plus necessaires. Vous evitez ainsi qu'un dossier entier herite du delai le plus long de sa partie la plus sensible.

Les clients en surendettement apparaissent parfois aussi chez d'autres parties, comme un fournisseur d'energie avec un echeancier. Comment ce cote gere les dossiers de paiement, voir energie et services publics : detruire les donnees clients.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez le dossier en comptabilite, reddition de comptes, dossier de fond et donnees sensibles.
2. Eliminez brouillons et correspondance sans obligation, en confiance et aussitot.
3. Traitez les donnees medicales et psychosociales a part et a un niveau de destruction fin.
4. Evaluez dossier par dossier si l'accompagnement ou la mesure est acheve et le delai expire.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance a un niveau fin, car ils contiennent un numero national, des donnees financieres et parfois des informations medicales. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur ou une sauvegarde contenant des dossiers en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et du tribunal, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre documentation RGPD. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver tout le dossier sur un meme delai. Comptabilite, reddition de comptes et dossier de fond ont des delais differents.
• Conserver par precaution. Apres l'achevement et la prescription, la finalite disparait.
• Traiter les donnees medicales et psychosociales comme du papier ordinaire. Ce sont des donnees sensibles.
• Jeter non broye. Un dossier de surendettement dans la rue est une grave violation de donnees touchant une personne vulnerable.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un conseiller en surendettement conserve-t-il un dossier client ?

La comptabilite financiere releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le dossier client de fond se conserve jusqu'a un delai fixe apres l'achevement de l'accompagnement, selon votre politique et les regles applicables, et s'elimine ensuite.

Combien de temps un tuteur conserve-t-il un dossier apres la fin de la mesure ?

Une tutelle peut durer des annees ou toute une vie. Apres sa fin, vous conservez le compte de gestion et la reddition de comptes pour un delai de controle et de prescription, apres quoi le dossier peut partir. Evaluez au cas par cas s'il reste une affaire en cours.

Les dossiers de surendettement sont-ils des donnees sensibles ?

Ils contiennent des donnees financieres tres sensibles et parfois des informations medicales ou psychosociales, qui sont des donnees sensibles. Traitez donc le dossier avec un soin particulier et detruisez-le a un niveau fin.

Comment detruire les dossiers clients conformement au RGPD ?

En confiance et a un niveau fin, avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un dossier de surendettement ou de tutelle est parmi les plus sensibles qui soient, avec des donnees financieres, medicales et psychosociales de personnes vulnerables. Conservez la comptabilite sept ans, conservez la reddition de comptes pour le delai de controle et de prescription et evaluez au cas par cas si l'accompagnement ou la mesure est acheve. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous rendez justice aux personnes derriere les dossiers et restez avec la preuve en main lors d'un controle.

A lire aussi : energie et services publics : detruire les donnees clients, pompes funebres : detruire les dossiers en confiance, entreprises de securite : detruire criblage et rapports et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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