Pompes funebres : detruire les dossiers en confiance
Une entreprise de pompes funebres travaille avec des dossiers parmi les plus personnels qui soient : donnees d'un defunt, des proches et du donneur d'ordre, souhaits lies a la religion et a l'hommage, informations medicales et donnees de paiement. Une question particuliere entoure ces dossiers, car le RGPD s'applique aux personnes vivantes et non aux defunts. Pourtant, un dossier funeraire est loin d'etre exempt de RGPD. Ce guide montre ce qui en releve ou non, les delais de conservation et comment detruire les dossiers en confiance.
La reponse rapide : les donnees d'un seul defunt sortent strictement du RGPD, mais un dossier funeraire contient toujours des donnees de proches et du donneur d'ordre, et ce sont des donnees personnelles. La comptabilite se conserve sept ans pour l'obligation fiscale, le dossier de prestation tant qu'il y a une raison. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.
Le RGPD et le defunt
Le RGPD protege les donnees personnelles des personnes vivantes. Les donnees qui ne concernent qu'un defunt en sortent strictement. En pratique, cette distinction est moins nette qu'il n'y parait, car un dossier funeraire ne concerne que rarement le seul defunt. Le donneur d'ordre, les proches, les contacts et parfois un executeur y figurent tous, et leurs donnees sont simplement des donnees personnelles.
En outre, beaucoup de donnees sur un defunt touchent indirectement des personnes vivantes. Une information sur une maladie hereditaire dit quelque chose des membres de la famille, et les liens familiaux concernent plus d'une personne. Traitez donc un dossier funeraire dans son ensemble avec soin, quelle que soit la limite theorique. Ainsi vous rendez justice aux proches et evitez les risques.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achevement de la prestation.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Facturation et comptabilite | Obligation fiscale | 7 ans |
| Donnees de prestation et de contact des proches | Tant qu'il y a une raison | lie a la finalite |
| Souhaits lies a la religion et a l'hommage | Donnees sensibles | detruire finement |
| Informations medicales | Donnees sensibles | detruire finement |
| Donnees d'assurance et de paiement | Jusqu'au reglement | + delai fiscal |
| Correspondance et brouillons | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre organisation professionnelle ou votre conseil. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.
Souhaits sensibles et informations medicales
Un dossier funeraire contient souvent des donnees sur la religion, les convictions et la sante du defunt ou des proches. Ce sont des donnees sensibles, aux regles plus strictes. Elles doivent etre securisees a part, accessibles seulement a qui en a besoin, et des qu'elles ne sont plus necessaires elles disparaissent a un niveau fin. Ainsi vous rendez justice a la sensibilite du moment.
Gardez ces donnees a part de facon reconnaissable dans le dossier. Vous evitez ainsi que le dossier entier herite du delai le plus long de sa partie la plus sensible, et vous pouvez eliminer les donnees sensibles de facon ciblee des que la prestation est achevee et qu'il n'y a plus de raison de les conserver.
Proches et suivi
Apres les obseques, le contact avec les proches se poursuit souvent un temps, pour un suivi, un moment de recueillement ou le reglement d'une assurance. Tant qu'il y a une raison concrete, vous pouvez conserver les donnees de contact. Si cette raison disparait, cette partie aussi doit etre eliminee. Conserver pour pouvoir un jour envoyer quelque chose n'est pas un motif valable au regard du RGPD.
Soyez particulierement soigneux ici, car les proches sont vulnerables et attendent de vous que vous traitiez leurs donnees comme vous avez traite les obseques. Un ancien dossier qui refait surface la ou il ne devrait pas est non seulement une violation de donnees mais aussi une rupture de confiance.
Comment proceder en 6 etapes
- Divisez le dossier en comptabilite, donnees de prestation, donnees sensibles et correspondance.
- Eliminez brouillons et correspondance sans obligation, en confiance et aussitot.
- Traitez religion et donnees medicales a part et a un niveau de destruction fin.
- Evaluez dossier par dossier s'il y a encore une raison de le conserver.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les dossiers funeraires sont detruits en confiance a un niveau fin, car ils contiennent des donnees sensibles et des donnees de paiement. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur ou une sauvegarde contenant des dossiers en fait aussi partie.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve que vous avez agi avec soin, au regard du RGPD pour ce qui concerne les proches. Notez la destruction dans votre documentation RGPD. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
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Indiquez ce que vous avez et vous obtenez un prix fixe. Nous enlevons scelle, detruisons a un niveau DIN fin et vous recevez un certificat. Sans frais de deplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam.
Demandez un devisErreurs frequentes
- Croire qu'un dossier funeraire est exempt de RGPD. Les donnees des proches et du donneur d'ordre en relevent bien.
- Conserver tout le dossier sur un meme delai. Comptabilite, prestation et donnees sensibles ont des delais differents.
- Traiter religion et donnees medicales comme du papier ordinaire. Ce sont des donnees sensibles.
- Jeter non broye. Un dossier funeraire dans la rue est une violation de donnees et une rupture de confiance.
- Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.
Questions frequentes
Les donnees d'un defunt relevent-elles du RGPD ?
Le RGPD s'applique aux personnes vivantes, donc les donnees d'un seul defunt en sortent strictement. Un dossier funeraire contient toutefois toujours des donnees de proches et du donneur d'ordre, et ce sont des donnees personnelles. Traitez donc le dossier dans son ensemble avec soin.
Combien de temps une entreprise de pompes funebres conserve-t-elle un dossier ?
La facturation et la comptabilite relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le dossier de prestation se conserve tant qu'il y a une raison, comme un suivi ou une affaire en cours, et s'elimine ensuite.
Les souhaits lies a la religion ou aux convictions sont-ils des donnees sensibles ?
Oui. Les donnees sur la religion, les convictions ou la sante des proches sont des donnees sensibles. Elles exigent un soin particulier et une destruction a un niveau fin des qu'elles ne sont plus necessaires.
Comment detruire les dossiers funeraires en confiance ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.
Conclusion
Un dossier funeraire est parmi les plus personnels qui soient, meme si le defunt lui-meme sort strictement du RGPD. Les proches et les donneurs d'ordre en relevent bien, et beaucoup de donnees touchent indirectement des membres vivants de la famille. Conservez la comptabilite sept ans, traitez religion et donnees medicales a part, eliminez des qu'il n'y a plus de raison et faites-le en confiance. Cloturez chaque destruction par un certificat. Ainsi vous traitez les donnees comme les proches peuvent l'attendre de vous.
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