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Délai de conservation du dossier du personnel : combien de temps sous le RGPD

9 juillet 2026 · 12 min de lecture · DeSnipperaar

Combien de temps devez-vous conserver un dossier du personnel ? Il n'existe aucun chiffre unique pour cela. Un dossier se compose d'éléments distincts qui ont chacun leur propre délai. La plupart des documents se conservent jusqu'à environ 2 ans après la fin du contrat, mais la paie reste 7 ans et une copie de pièce d'identité 5 ans. Cet article donne le bon délai par composant, un tableau récapitulatif et la question de ce qu'il faut faire à la fin d'un délai.

La plupart des employeurs ne se demandent pas s'ils peuvent garder de vieux dossiers, mais combien de temps exactement. Un bulletin de paie doit durer des années, une note d'entretien annuel peut partir bien plus tôt. Qui garde tout pendant la même durée conserve trop de données personnelles trop longtemps. Ce n'est pas un détail, car la sur-conservation est tout autant une infraction au RGPD que détruire trop tôt un élément soumis à une obligation légale de conservation.

Dans cet article, tout tourne autour des délais eux-mêmes. Si vous voulez savoir comment ranger un dossier de façon confidentielle ensuite, vous le lisez dans le pilier détruire un dossier du personnel. Ici, nous regardons la durée, là l'exécution.

Le principe de limitation de la conservation

Le RGPD lui-même ne nomme presque aucune année concrète. La loi fonctionne avec un principe : la limitation de la conservation, fixée à l'article 5. Vous ne conservez pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la finalité de leur collecte. Dès que cette finalité est atteinte et qu'il n'y a plus d'autre base légale, vous devez détruire les données. Un dossier du personnel en est un exemple parfait, car la finalité varie selon le composant. Un contrat de travail sert une autre finalité qu'un relevé d'absences, donc le délai diffère aussi.

Pourquoi un dossier du personnel n'a pas de délai unique

Un dossier du personnel n'est pas un document mais un ensemble. Il contient des contrats de travail, des bulletins de paie, des copies de diplômes, des comptes rendus d'entretien, des avis d'absence, des documents de retraite et parfois une copie de pièce d'identité. Chacune de ces catégories a sa propre finalité et donc son propre délai. Certains délais viennent de la législation fiscale, d'autres du droit du travail et d'autres encore découlent seulement de la limitation de la conservation du RGPD. C'est pourquoi vous ne pouvez jamais donner au dossier entier une seule date de péremption fixe d'un coup. Vous devez le décomposer.

Le délai standard : environ 2 ans après le départ

Pour la plus grande partie d'un dossier du personnel, un délai indicatif d'environ 2 ans après la fin du contrat s'applique. Pensez aux comptes rendus d'entretien, à la correspondance, aux accords de formation et aux notes générales. L'autorité de protection des données considère ces deux ans comme une période raisonnable durant laquelle vous pouvez encore avoir besoin de pièces après le départ, par exemple pour un certificat de travail ou un litige en cours. Ensuite, la finalité disparaît généralement et le matériel doit être rangé. Deux ans n'est donc pas un chiffre légalement rigide mais une norme bien défendable.

La paie et les données salariales

La paie est l'exception la plus connue. Les bulletins de paie, les récapitulatifs annuels et les données financières associées relèvent de l'obligation fiscale de conservation de 7 ans. Elle découle de la loi fiscale générale et s'applique dès que les données perdent leur valeur actuelle pour l'administration fiscale, en pratique après la fin de l'exercice ou du contrat. Une partie des données de retenue à la source connaît un délai différent de 5 ans. Vous ne devez donc jamais jeter ce composant avec le reste après deux ans. Plus sur cet aspect fiscal dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

La copie de la pièce d'identité

Des règles particulières s'appliquent à la copie d'une pièce d'identité. Vous êtes tenu de conserver cette copie jusqu'à 5 ans après la fin du contrat, sur la base de la législation fiscale et sociale autour des charges salariales. En même temps, c'est un document sensible avec un numéro d'identification et une photo. Ne gardez donc que la copie obligatoire, et pas plus de copies que nécessaire, et détruisez la copie au plus haut niveau dès que le délai de cinq ans est passé. Détruire trop tôt peut vous mettre en difficulté lors d'un contrôle fiscal, détruire trop tard est une infraction au RGPD.

Le dossier d'absences et de santé au travail

Les données d'absence sont des données de santé et relèvent donc des catégories particulières du RGPD. La règle principale est que vous ne conservez pas les données d'absence plus longtemps que nécessaire, avec un délai indicatif de 2 ans après la fin du contrat. Le dossier de santé au travail proprement dit est en outre généralement géré par le service de santé au travail ou le médecin du travail, pas par vous. Une exception concerne l'exposition à des substances dangereuses, où le droit du travail connaît des délais bien plus longs, allant jusqu'à des décennies. Pour l'absence ordinaire, vous restez bref et détruisez les documents au plus haut niveau.

Les données de retraite

Les données de retraite forment un flux à part. Une partie passe par l'organisme de retraite et non par votre propre dossier. Les données que vous conservez vous-même, comme les pièces d'adhésion et les choix du salarié, ont des délais plus longs car une retraite n'est versée que des décennies plus tard. Gardez donc les pièces de retraite à l'écart du reste du dossier et appliquez-leur un délai propre, plus large. Ne les jetez pas automatiquement au moment où vous rangez les pièces générales du dossier après deux ans.

Les données des candidats refusés

Un candidat refusé fait-il partie du dossier du personnel ? Au sens strict non, mais le matériel vient du même processus et est souvent conservé au même endroit. Pour les candidats refusés, un délai court s'applique : vous supprimez leurs données au plus tard 4 semaines après la fin de la procédure, ou au maximum 1 an si le candidat y a consenti. Ce composant est souvent oublié, alors qu'il contient justement beaucoup de données personnelles de personnes qui ne sont jamais entrées chez vous. Nous le traitons séparément dans un article dédié, voir les conseils de lecture en bas.

Les délais de conservation en un coup d'œil

Le tableau ci-dessous liste les principaux composants. Utilisez-le comme point de départ et vérifiez toujours si des accords différents valent pour votre secteur ou votre convention collective.

Composant	Délai de conservation	Base
Paie, récapitulatifs annuels	7 ans	Obligation fiscale de conservation
Données de retenue à la source	5 ans après la fin du contrat	Loi sur les charges salariales
Copie de pièce d'identité	5 ans après la fin du contrat	Charges salariales / fiscalité
Contrat de travail, avenants	2 ans après la fin du contrat	Limitation de la conservation RGPD
Comptes rendus d'entretien, correspondance	2 ans après la fin du contrat	Limitation de la conservation RGPD
Données d'absence et de santé (ordinaires)	2 ans après la fin du contrat	RGPD / droit du travail
Données de candidats (refusés)	4 semaines, ou 1 an avec consentement	Limitation de la conservation RGPD
Données de retraite	Plus longues, via l'organisme	Législation des retraites

Un aperçu plus large sur tous les types de données personnelles figure dans l'aide-mémoire des délais de conservation RGPD. Il aide à placer aussi les dossiers clients et la comptabilité hors RH au bon délai.

La différence entre pouvoir et devoir conserver

Une distinction importante que beaucoup d'employeurs confondent : une obligation de conservation est autre chose qu'une possibilité de conservation. Pour la paie et la copie de la pièce d'identité, une obligation réelle s'applique, vous devez les garder, même si le salarié demande la suppression. Pour la plupart des autres composants, seul vaut ceci : vous pouvez les garder tant que la finalité court. Dès que cette finalité disparaît, cela bascule de pouvoir garder à devoir détruire. Garder par précaution n'est pas une base valable sous le RGPD et crée au contraire un risque.

Qui est responsable des délais de conservation ?

L'employeur, en tant que responsable du traitement, est responsable du respect des délais. En pratique, l'exécution revient souvent au service RH ou à un gestionnaire de paie, mais la responsabilité finale reste à l'organisation. Convenez donc clairement de qui vérifie chaque année quels dossiers ont dépassé leur délai et de qui exécute le rangement. Consignez-le, car lors d'un contrôle de l'autorité de protection des données, vous devez pouvoir montrer que la gestion des délais n'est pas un hasard mais une méthode de travail fixe. Comment le montrer figure dans la destruction démontrable pour le RGPD.

Que faire à la fin d'un délai ?

À la fin d'un délai, la conservation n'est plus autorisée et vous devez ranger. Ce rangement n'est pas une affaire de poubelle à papier. Un dossier du personnel contient des données personnelles et souvent aussi des données particulières, donc le jeter sans broyer est une fuite de données. Vous détruisez les documents de façon confidentielle au bon niveau DIN et conservez un certificat de destruction comme preuve. Tout ce processus, de l'inventaire au bon niveau, figure dans le pilier détruire un dossier du personnel. Là, il s'agit de la mécanique, ici du calendrier.

Un rythme fixe plutôt que des actions isolées

Gérer les délais de conservation fonctionne le mieux comme une ronde annuelle. Fixez un moment précis dans l'agenda, par exemple après la clôture annuelle, puis parcourez par ancien salarié quels composants ont dépassé leur délai. Ce qui peut partir va dans un enlèvement scellé, ce qui doit rester reste avec une nouvelle date de fin notée. Ainsi naît chaque année un moment de rangement naturel et vous construisez en même temps une ligne de preuves. Un rythme fixe évite que des dossiers traînent des années parce que personne ne se sentait responsable de les ranger.

Consigner les délais dans une politique

Consignez les délais dans un court document, par exemple comme partie de votre registre des traitements. Vous y indiquez par catégorie combien de temps vous conservez, sur quelle base et qui exécute le rangement. Ce n'est pas un document volumineux, mais cela fait la différence entre des décisions isolées et une politique démontrable. Lors d'un audit, vous montrez ainsi d'un coup d'œil que vous connaissez et appliquez les délais. Sans consignation, cela reste de bonnes intentions, et celles-ci ne comptent pas lors d'un contrôle.

Erreurs fréquentes sur les délais

• Tout garder pendant la même durée. Garder tout le dossier sept ans paraît sûr, mais c'est une sur-conservation des pièces qui doivent partir après deux ans.
• Tout jeter en une fois. Vider le dossier entier après deux ans détruit aussi la paie qui devait rester cinq ans de plus.
• Garder par précaution. Ce n'est pas une base RGPD et cela crée un risque lors d'un contrôle.
• Oublier la copie d'identité. Elle a son propre délai de cinq ans et un niveau de protection élevé.

Un exemple concret

Imaginez un salarié qui part fin 2025. Les pièces générales du dossier, comme les comptes rendus d'entretien et la correspondance, peuvent partir fin 2027. Les données d'absence suivent la même ligne. La paie et les récapitulatifs annuels restent en revanche jusqu'à fin 2032 à cause de l'obligation fiscale, et la copie de la pièce d'identité jusqu'à fin 2030. Un dossier bien géré se décompose donc en parties, avec des dates de fin différentes. Qui note cela proprement ne doit jamais deviner et range chaque année exactement ce qui est dû.

À lire aussi : le pilier détruire un dossier du personnel pour l'exécution, et les trois articles connexes sur conservation et destruction des données de candidats, conservation et destruction de la paie et la checklist de départ du salarié.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver un dossier du personnel ?

Un dossier du personnel n'a pas de délai unique. La plupart des composants se conservent jusqu'à environ 2 ans après la fin du contrat, mais la paie et les données fiscales restent 7 ans et une copie de pièce d'identité 5 ans.

Quelle est l'obligation de conservation d'un dossier du personnel ?

Une obligation réelle ne vaut que pour les composants ayant une base légale, comme la paie (7 ans au plan fiscal) et les données de retenue à la source (5 ans). Le reste relève de la limitation de la conservation du RGPD et ne peut pas être gardé plus longtemps que nécessaire.

Que dit le RGPD sur les délais de conservation ?

Le RGPD ne fixe pas de délais mais le principe de limitation de la conservation à l'article 5. Vous conservez les données personnelles pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité de leur collecte.

Puis-je conserver un dossier du personnel plus longtemps par précaution ?

Non, sauf raison démontrable, comme un litige en cours. Garder par précaution n'est pas une base RGPD valable et crée un risque lors d'un contrôle.

Que faire à la fin d'un délai de conservation ?

Vous détruisez alors les documents de manière confidentielle au bon niveau DIN et conservez un certificat comme preuve. Les jeter sans broyer est une fuite de données.

Conclusion

Combien de temps vous conservez un dossier du personnel dépend du composant. La plupart des documents peuvent partir après environ 2 ans, la paie reste 7 ans et la copie de la pièce d'identité 5 ans. Décomposez donc le dossier, donnez à chaque composant sa propre date de fin et rangez chaque année ce qui est dû. Dès qu'un délai se termine, vous détruisez les documents de façon confidentielle et conservez la preuve. Vous respectez ainsi la limitation de la conservation sans rien jeter trop tôt ni trop tard.

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