Restauration

Restaurants : detruire reservations et donnees d'allergies

17 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un restaurant ou un traiteur traite plus de donnees personnelles qu'il n'y parait : reservations avec nom et numero de telephone, notes sur les allergies et regimes, notes de no-show, donnees de paiement et parfois des listes d'invites pour une prestation de traiteur. Les notes d'allergies et de regime font d'une partie de ces donnees des donnees sensibles. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la facturation se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Les donnees de reservation ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la visite et a son reglement. Les notes d'allergies et de regime sont des donnees de sante que vous traitez a part et detruisez a un niveau fin. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Pourquoi une reservation contient plus qu'il n'y parait

Une reservation semble anodine, mais contient un nom, un numero de telephone, parfois une adresse e-mail et le groupe. Des qu'une allergie ou un regime s'y ajoute, elle devient plus sensible, car cela dit quelque chose de la sante d'un client. Un regime medical ou une allergie est une donnee de sante et donc une donnee sensible au sens du RGPD, aux regles plus strictes. Une note de no-show ou une note nominative touche aussi a la vie privee d'un client.

Le RGPD exige la limitation de conservation. Ne conservez pas les reservations et notes plus longtemps que necessaire a la visite et a une reclamation eventuelle, et eliminez-les ensuite. Seule la comptabilite fiscale a un delai fixe de sept ans.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la visite ou de la prestation de traiteur.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Reservation (nom, telephone, groupe)	Jusqu'a la visite et au reglement	le plus brievement possible
Notes d'allergies et de regime	Donnees sensibles	lie a la finalite, detruire finement
No-show et notes nominatives	Sensibles, delai court	evaluer avec soin
Liste d'invites d'une prestation traiteur	Jusqu'a l'achevement de la prestation	lie a la finalite
Donnees de fidelite et marketing	Avec consentement	tant que le consentement vaut

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. En cas de doute sur un cas precis, consultez votre delegue a la protection des donnees ou votre conseil. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Traiter les notes d'allergies et de regime a part

Les notes d'allergies et de regime sont la partie la plus sensible d'une reservation. Gardez-les a part de facon reconnaissable, ne les rendez accessibles qu'a qui prepare ou sert le plat et detruisez-les a un niveau fin une fois la visite passee et sans raison de les conserver. Vous evitez ainsi qu'une ancienne liste de reservations avec des donnees de sante traine des semaines au comptoir. Les listes de reservations imprimees d'une soiree chargee doivent etre detruites en confiance apres coup, pas dans le bac a papier.

Notes de no-show et listes d'invites

Une note indiquant qu'un client ne s'est pas presente peut etre conservee un temps, mais une liste noire permanente avec des noms et des comportements exige une analyse soignee et un delai court. Ne conservez pas de telles notes plus longtemps que necessaire et pas sans finalite concrete. Pour les prestations de traiteur, vous travaillez souvent avec une liste d'invites, parfois avec des regimes. Cette liste appartient a la prestation et s'elimine une fois la prestation achevee et reglee.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, reservations, notes d'allergies et listes d'invites.
2. Traitez les notes d'allergies et de regime a part et a un niveau de destruction fin.
3. Limitez les notes de no-show a un delai court avec une finalite concrete.
4. Eliminez les listes de reservations et d'invites une fois la visite ou la prestation reglee.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees de reservation et clients sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees de sante, de contact et de paiement. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de reservation ou une sauvegarde contenant des donnees clients en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Laisser trainer les listes de reservations. Les listes imprimees avec des allergies sont des donnees sensibles.
• Traiter les notes d'allergies et de regime comme du papier ordinaire. Ce sont des donnees sensibles.
• Tenir une liste noire permanente. Les notes de no-show exigent un delai court et une finalite.
• Jeter non broye. Une liste d'invites dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un restaurant conserve-t-il les donnees de reservation ?

La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees de reservation sans autre base, comme le nom et le numero de telephone, s'eliminent une fois la visite passee et sans reclamation ni litige en cours.

Les notes d'allergies et de regime sont-elles des donnees sensibles ?

Oui. Une note sur une allergie, un regime medical ou une intolerance dit quelque chose de la sante d'un client et constitue donc une donnee sensible. Traitez-la a part et detruisez-la a un niveau fin des qu'elle n'est plus necessaire.

Puis-je conserver une note de no-show ou une liste noire ?

Seulement brievement et avec une finalite concrete. Une note indiquant qu'un client ne s'est pas presente peut etre conservee un temps, mais une liste noire permanente avec des donnees personnelles exige une analyse soignee et un delai court.

Comment detruire les donnees de reservation et clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un restaurant ou un traiteur traite, via les reservations et les listes d'invites, des donnees de contact et de sante, jusqu'aux notes d'allergies et de regime. Conservez la comptabilite sept ans, conservez les reservations seulement le temps de la visite et du reglement et traitez les notes d'allergies et de regime a part. Les notes de no-show se conservent brievement et avec une finalite. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de vos clients.

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