Restauration

Traiteurs : detruire les donnees clients

3 aout 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un traiteur traite non seulement les donnees du donneur d'ordre, mais aussi celles de chaque invite a table : coordonnees du client, listes d'invites et de convives de mariages et d'evenements d'entreprise, regimes et allergies, donnees du personnel et des extras et la facturation. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie touche aux donnees de sante et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le faire detruire en confiance.

La reponse rapide : la facturation releve des sept ans fiscaux, les coordonnees du client se conservent tant que la mission et le suivi durent. Les listes d'invites et de convives et les regimes ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour l'evenement. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux couches : donneur d'ordre et invite

En traiteur, vous travaillez avec deux couches de donnees personnelles. La premiere couche est le donneur d'ordre, avec qui vous concluez le contrat et que vous facturez. La deuxieme couche, ce sont les invites de cet evenement, dont vous avez parfois un nom sur une liste et souvent un regime ou une allergie. Cette deuxieme couche est plus sensible que la premiere, car l'invite n'a pas de relation d'affaires avec vous et ne s'attend pas a ce que ses donnees trainent quelque part.

Traitez donc les donnees par couche et par type. L'administration de la mission n'a pas le meme statut qu'une liste de noms ou une note sur une allergie. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Le meme raisonnement vaut pour les autres donnees de la restauration, comme nous le decrivons dans restauration : detruire les documents.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de l'evenement.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et administration	Obligation fiscale	7 ans
Devis et confirmations de commande	Jusqu'au reglement et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Listes d'invites et de convives	Lie a l'evenement	le plus brievement possible
Regimes et allergies	Donnees de sante, limitation de conservation	le plus brievement possible
Personnel et extras	Delais RH propres	selon le delai RH
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme une liste exhaustive. En cas de doute, consultez votre comptable ou votre conseil en protection des donnees. Un apercu complet par type de donnee figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Regimes et allergies : donnees de sante

Pour un diner reussi, vous avez besoin des regimes et allergies, mais cette information est plus sensible qu'une simple preference. Une allergie aux noix ou au gluten ou un regime pour raisons medicales peut toucher aux donnees de sante, qui, en tant que donnees personnelles sensibles, beneficient d'une protection renforcee. Ne collectez que ce dont vous avez besoin pour l'execution, gardez ces besoins a part de facon reconnaissable du reste et eliminez-les des que l'evenement est passe. Conserver pour un jour servir n'est pas une base valable.

Cette approche ressemble fortement a celle des restaurants, qui traitent des reservations avec des informations d'allergie. La facon de s'en occuper figure dans restaurants : detruire les reservations et donnees d'allergies. Le point de depart est toujours le meme. Collectez peu, conservez brievement et eliminez en confiance.

Listes d'invites, convives et personnel

Pour un mariage ou une fete d'entreprise, on vous fournit souvent une liste complete d'invites ou de convives. Cette liste est liee a cet unique evenement et doit ensuite partir. Des que la journee est passee et la facturation reglee, la base de la liste disparait. La meme logique que pour les agences evenementielles, que nous developpons dans agences evenementielles : detruire les listes de participants.

Pour votre propre personnel et vos extras, des delais RH distincts s'appliquent. Les contrats, les copies d'une piece d'identite et les donnees de paie ont leurs propres regles, qui sont independantes de l'evenement. Ce que vous conservez des travailleurs temporaires, vous le gardez le plus limite possible. Vous en lirez davantage dans dossier du personnel : delai de conservation sous le RGPD.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en administration, listes d'invites, regimes et personnel.
2. Limitez les donnees des invites a ce dont vous avez besoin pour l'execution.
3. Traitez les regimes et allergies a part et eliminez-les apres l'evenement.
4. Respectez l'administration selon le delai fiscal de sept ans.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des bacs fermes, pas avec le vieux papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees de traiteur se detruisent en confiance, car elles contiennent des donnees de contact, d'invites et parfois de sante. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable ou une cle USB avec des listes d'invites et des plans de menu en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les listes d'invites indefiniment. Apres l'evenement et la facturation, la finalite disparait.
• Traiter les regimes et allergies comme de simples notes. Ils touchent aux donnees de sante et demandent un soin particulier.
• Laisser trainer tous les post-its et menus. Meme des notes isolees avec des noms sont des donnees personnelles.
• Jeter non broye. Une liste d'invites dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un traiteur conserve-t-il les donnees clients et invites ?

La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les coordonnees du client se conservent tant que la mission et le suivi durent. Les listes d'invites et de convives et les preferences ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour l'evenement.

Les regimes et allergies sont-ils des donnees de sante ?

Une allergie ou un regime pour raisons medicales peut toucher aux donnees de sante, qui sont des donnees personnelles sensibles. Gardez ces besoins a part de facon reconnaissable, utilisez-les seulement pour l'evenement et eliminez-les ensuite.

Combien de temps conserver les listes d'invites et de convives d'un evenement ?

Le plus brievement possible. Des que l'evenement est termine et la facturation reglee, la base de la liste disparait. Le volet administratif se conserve au titre du delai fiscal, la liste de noms elle-meme s'elimine.

Comment detruire les donnees de traiteur conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee dans le registre des traitements.

Conclusion

Un traiteur travaille avec des donnees de contact, d'invites et parfois de sante, reparties entre le donneur d'ordre et les invites a table. Conservez l'administration sept ans, conservez les listes d'invites et les regimes le plus brievement possible et traitez les donnees du personnel selon les delais RH. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez le RGPD et protegez les donnees de vos clients et de leurs invites.

A lire aussi : entreprises de production : detruire les donnees, entreprises de nettoyage : detruire les donnees clients, location de materiel : detruire les donnees clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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