Restauration : détruire en sécurité tickets, réservations et données du personnel
Un restaurant, un café ou un hôtel vit de l'hospitalité, mais en coulisses s'accumule une montagne de documents sensibles. Réservations avec noms et numéros de téléphone, tickets de caisse et états journaliers, dossiers du personnel d'une équipe changeante de saisonniers et images de vidéosurveillance de l'établissement. Autant de données qui relèvent du RGPD. Ce guide montre quels documents de la restauration sont en jeu, combien de temps les conserver et comment les détruire en toute sécurité.
Quels documents détient un établissement de restauration ?
La restauration traite plus de données personnelles que beaucoup d'exploitants ne le pensent. Un aperçu de ce qui est en jeu, avec la durée correspondante.
| Document | Durée de conservation | Point d'attention |
|---|---|---|
| Tickets de caisse et états journaliers | 7 ans (fiscal) | Souvent papier thermique |
| Réservations avec coordonnées | Brièvement, jusqu'au traitement | Données personnelles |
| Dossiers du personnel, paie | 7 ans après le contrat | Beaucoup de saisonniers |
| Copie de pièce d'identité | 5 ans | Particulièrement sensible |
| Factures fournisseurs | 7 ans (fiscal) | Partie de la comptabilité |
| Images de vidéosurveillance | 4 semaines en standard | Plus long seulement en cas d'incident |
| Allergies et préférences clients | Tant que pertinent | Parfois données de santé |
Le délai fiscal de 7 ans et le volet personnel sont expliqués dans les exigences RGPD pour les PME et détruire un dossier du personnel.
Les points d'attention en restauration
Tickets de caisse thermiques
Les tickets de caisse et reçus de carte sont souvent en papier thermique. Ils contiennent des données de transaction et n'ont pas leur place en vrac dans la poubelle ni dans les vieux papiers. En savoir plus dans papier thermique, tickets de caisse et cartes d'embarquement.
Beaucoup de personnel changeant
La restauration travaille avec des saisonniers, des extras et des intérimaires. Cela signifie de nombreux dossiers du personnel de courte durée avec copie de pièce d'identité et données de paie. Pour le volet intérim, il existe une approche distincte, voir copies d'identité et fiches de paie à l'agence d'intérim.
Images de vidéosurveillance
Beaucoup d'établissements ont des caméras contre le vol. En règle générale, vous conservez les images 4 semaines, plus longtemps seulement en cas d'incident concret. Lisez comment le formaliser dans images de vidéosurveillance, conservation et destruction.
Comment détruire les documents de la restauration ?
L'approche pratique est un enlèvement en quatre étapes.
- Point de collecte. Rassemblez les tickets périmés, les listes de réservation et les anciens documents du personnel dans un bac fermé, à l'écart de la salle.
- Vérifiez le délai. Conservez les documents financiers 7 ans, les copies de pièce d'identité 5 ans et les réservations ordinaires brièvement. Le reste peut partir.
- Faire enlever. Votre matériel est enlevé et détruit de manière confidentielle selon la norme DIN 66399 P-4 ou P-5.
- Certificat. Vous recevez un certificat de destruction pour votre dossier RGPD.
Un rangement annuel, par exemple après la haute saison, garde la gestion documentaire maîtrisée. Le coût figure dans combien coûte la destruction d'archives.
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Nous enlevons vos tickets, listes de réservation et dossiers du personnel et les détruisons de manière confidentielle, avec certificat. Pas de frais de déplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam, sans contrat.
Demander un devisQuestions fréquentes
Les données de réservation relèvent-elles du RGPD ?
Oui. Une réservation avec un nom, un numéro de téléphone ou un e-mail est une donnée personnelle. Ne conservez pas les listes de réservation plus longtemps que nécessaire et détruisez-les de manière confidentielle.
Combien de temps dois-je conserver les tickets de caisse ?
Comme partie de votre comptabilité, ils relèvent de l'obligation fiscale de conservation de 7 ans. Ensuite, ils peuvent être détruits.
Puis-je jeter les dossiers du personnel saisonnier ?
Non. Les données de paie se conservent 7 ans, une copie de pièce d'identité 5 ans et les autres documents 2 ans après la fin du contrat. Ensuite, vous les détruisez de manière confidentielle.
Comment détruire les tickets de caisse thermiques ?
Le papier thermique est broyé comme du papier ordinaire. Il est séparé du flux de recyclage en raison du revêtement. Nous le traitons lors du même enlèvement.
Est-ce que je reçois un certificat pour mes documents ?
Oui. Après chaque enlèvement, vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantité et le niveau DIN pour votre dossier RGPD.
Conclusion
La restauration traite plus de données personnelles qu'il n'y paraît, des réservations aux dossiers du personnel et aux images de vidéosurveillance. La règle est simple. Conservez ce qui est nécessaire sur le plan fiscal ou en droit du travail et détruisez le reste avec soin. Un rangement régulier après la saison, avec un certificat comme preuve, garde votre établissement conforme au RGPD sans tracas.
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