Culture

Cinemas et theatres : detruire les donnees des visiteurs

31 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un cinema ou un theatre traite les donnees de tous ceux qui achetent un billet ou passent la porte : nom et adresse e-mail lors d'une reservation, donnees de paiement et de commande de la boutique en ligne, abonnes et titulaires de carte de membre, images de videosurveillance dans la salle et le foyer, et les donnees du personnel et des benevoles. Une partie releve de l'obligation fiscale de conservation, une partie se conserve le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le faire detruire en confiance.

La reponse rapide : la comptabilite des paiements releve des sept ans fiscaux, les donnees de billetterie et de reservation ponctuelles ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour la visite. Les donnees d'abonnes et de carte de membre se conservent tant que l'abonnement court. Les images de videosurveillance se conservent le plus brievement possible. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : obligation de conservation et RGPD

Dans un cinema ou un theatre, deux choses se croisent. L'obligation fiscale de conservation vous impose de conserver la comptabilite pendant sept ans, y compris les factures et les releves de paiement. A cote s'applique le RGPD, qui demande de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire pour la finalite pour laquelle vous les avez collectees. L'obligation de conservation fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees des visiteurs par type. Une reservation ponctuelle pour une representation n'a pas le meme statut qu'un abonnement en cours ou une image de videosurveillance du foyer. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la visite ou de l'abonnement.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite des paiements	Obligation fiscale de conservation	7 ans
Donnees de billetterie et de reservation	Jusqu'au reglement de la visite	lie a la finalite
Abonnes et titulaires de carte de membre	Tant que l'abonnement court	abonnement + resiliation
Images de videosurveillance salle et foyer	Securite, limitation de conservation	quelques semaines
Donnees du personnel et des benevoles	En partie fiscal, en partie RH	2 a 7 ans
Correspondance et brouillons	Sans obligation de conservation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre appreciation selon la situation. Un apercu complet par type de donnee figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Donnees de billetterie et de reservation

Pour chaque representation, vous collectez des reservations avec un nom, une adresse e-mail et parfois un numero de telephone. Des que la visite a eu lieu et qu'aucune reclamation ni remboursement n'est en jeu, la raison de conserver ces donnees ponctuelles disparait. Le paiement sous-jacent, vous le conservez au titre du fiscal, les coordonnees du visiteur non. Ne conservez donc pas indefiniment les listes de reservation dans les boites mail ou les exports.

Les billets papier, les listes d'invites et les plans de salle numerotes relevent, apres la representation, de la destruction en confiance, pas du vieux papier. De nombreux billets sont en outre imprimes sur papier thermique. La facon de gerer ces tickets figure dans papier thermique, tickets de caisse et cartes d'embarquement. La gestion des listes de participants et de visiteurs ressemble a celle des agences evenementielles et des listes de participants.

Abonnes, titulaires de carte de membre et donnees de paiement

Les abonnes, les titulaires d'un pass cinema et les amis du lieu vous donnent une base pour conserver les donnees tant que l'abonnement court. Si quelqu'un resilie, vous ne gardez que ce que le fiscal impose et vous eliminez le reste dans un delai raisonnable. Conserver un ancien fichier de membres des annees apres le dernier renouvellement n'est pas une base valable.

Si vous vendez des billets et des abonnements via une boutique en ligne, vous collectez des donnees de paiement et de commande en ligne qui exigent un soin particulier. L'approche est comparable a celle d'une boutique en ligne ordinaire, decrite dans boutique en ligne et destruction des donnees clients. Les donnees de paiement relevent de la comptabilite, les profils marketing et l'historique de commande conserve, vous ne les gardez que tant qu'il y a une base pour cela.

Videosurveillance dans la salle et le foyer

De nombreuses salles installent des cameras dans le foyer, a la caisse et parfois dans la salle elle-meme. Ces images sont des donnees personnelles et se conservent brievement, en general quelques semaines, sauf si un incident concret justifie une conservation plus longue. Apres le delai de conservation, vous ecrasez ou effacez les images automatiquement. L'explication complete figure dans images de videosurveillance : conservation et destruction.

Attention aussi au materiel. Un ancien enregistreur, disque dur ou sauvegarde contenant des images contient encore des donnees personnelles, meme lorsque l'appareil est mis hors service. Ces supports, vous les faites detruire physiquement, afin que les images ne puissent plus etre recuperees.

Donnees du personnel et des benevoles

Un theatre fonctionne souvent avec un melange de personnel permanent et de benevoles. Pour les deux groupes, vous enregistrez des donnees, des contrats et bulletins de paie aux plannings et listes de contacts. Les donnees de paie ont leur propre delai fiscal, le reste du dossier du personnel se conserve le plus brievement possible apres le depart. Les listes de benevoles avec adresses et numeros de telephone, vous les eliminez des que quelqu'un n'est plus actif. Traitez ces fichiers avec autant de soin que les donnees des visiteurs.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, billets, abonnements, images de videosurveillance et personnel.
2. Conservez la comptabilite des paiements selon les sept ans fiscaux.
3. Eliminez les reservations ponctuelles des que la visite est reglee.
4. Fixez un delai de conservation court pour les images de videosurveillance et faites detruire les anciens enregistreurs.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees des visiteurs se detruisent en confiance, car elles contiennent des donnees de contact, de paiement et parfois d'image. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de caisse, un systeme de reservation ou une sauvegarde contenant des donnees de visiteurs en fait tout autant partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver indefiniment les listes de reservation. Apres la visite et son reglement, la finalite disparait.
• Garder d'anciens fichiers de membres. Apres resiliation, vous ne gardez que ce que le fiscal impose.
• Conserver les images de videosurveillance trop longtemps. Fixez un delai court et ecrasez automatiquement.
• Jeter non broye. Une liste d'invites dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un cinema ou un theatre conserve-t-il les donnees des visiteurs ?

La facturation et la comptabilite des paiements relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees de billetterie et de reservation ponctuelles ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour la visite et son reglement. Les donnees d'abonnes et de carte de membre se conservent tant que l'abonnement court et s'eliminent ensuite.

Pouvons-nous conserver les images de videosurveillance de la salle et du foyer ?

Les images de videosurveillance se conservent brievement, en general quelques semaines, sauf si un incident concret est en jeu. Apres le delai de conservation, vous ecrasez ou effacez les images. Un ancien enregistreur ou disque dur contenant des images, vous le faites detruire en confiance.

Que faisons-nous des donnees d'abonnes et de carte de membre par la suite ?

Tant que quelqu'un est abonne ou ami du lieu, vous avez une base pour conserver les donnees. Si quelqu'un resilie, vous ne gardez que ce que le fiscal impose et vous eliminez le reste dans un delai raisonnable.

Comment detruire les donnees des visiteurs conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee dans le registre des traitements.

Conclusion

Un cinema ou un theatre travaille avec des donnees de contact, de paiement et parfois d'image de chaque visiteur, entre une obligation fiscale de conservation et le RGPD. Conservez la comptabilite des paiements sept ans, eliminez les reservations ponctuelles apres la visite et conservez les donnees d'abonnes tant que l'abonnement court. Les images de videosurveillance se conservent brievement et les anciens enregistreurs se font detruire. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de votre public.

A lire aussi : parcs d'attractions : detruire les donnees des visiteurs, sauna et bien-etre : detruire les donnees clients, casinos et salles de jeux : detruire les donnees clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

---

Faire enlever des donnees de visiteurs ? Demandez un devis via desnipperaar.nl. En quelques minutes vous avez un prix fixe, certificat inclus comme preuve.