Événementiel

Agences evenementielles : detruire les listes de participants

17 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une agence evenementielle traite les donnees de tous ceux qui s'inscrivent : nom et coordonnees, fonction et organisation, besoins alimentaires et allergies, questions d'accessibilite, badges avec donnees de check-in et souvent des photos ou videos du jour meme. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie est justement sensible et doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la facturation se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. La liste de participants et les badges ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a l'evenement et a son reglement. Les besoins alimentaires, d'allergie et d'accessibilite se traitent a part. Si vous travaillez sur mandat, vous suivez le contrat de sous-traitance. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Pourquoi une liste de participants contient plus qu'un nom

Une liste de participants parait anodine, mais contient souvent plus que des noms. A cote des coordonnees et de l'organisation, elle mentionne des besoins alimentaires, des allergies et des questions d'accessibilite, qui peuvent toucher a des donnees de sante. Ce sont des donnees sensibles au sens du RGPD, aux regles plus strictes. Lors d'un grand congres ou festival, il s'agit en outre de milliers de personnes a la fois, ce qui rend une violation de donnees d'autant plus dommageable.

Le RGPD exige la limitation de conservation. Ne conservez pas les donnees plus longtemps que necessaire a l'evenement et a son reglement, et eliminez-les ensuite. Seule la comptabilite a un delai fixe de sept ans.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achevement de l'evenement.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Liste de participants et coordonnees	Tant qu'il y a une finalite	eliminer apres l'achevement
Besoins alimentaires, allergies et accessibilite	Donnees sensibles	detruire finement
Badges et donnees de check-in	Seulement pendant l'evenement	eliminer aussitot
Photos et videos des participants	Uniquement avec consentement	tant que le consentement vaut
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. Si vous travaillez sur mandat d'un client, vous fixez les delais dans un contrat de sous-traitance. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Besoins alimentaires, allergies et accessibilite a part

La partie la plus sensible d'une liste de participants concerne les besoins autour de la nourriture et de l'accessibilite. Un regime sans gluten pour raisons medicales, une note sur un fauteuil roulant ou une affection medicale est une donnee de sante. Gardez cette information a part de la liste ordinaire, de facon reconnaissable, ne la rendez accessible qu'a qui organise l'evenement et detruisez-la a un niveau fin des que l'evenement est passe. Vous evitez ainsi qu'une liste entiere herite du delai le plus long de sa partie la plus sensible.

Photos des participants et consentement

Les images du jour meme sont precieuses pour un aftermovie ou l'edition suivante, mais une personne reconnaissable sur une photo est une donnee personnelle et touche aussi au droit a l'image. N'utilisez photos et videos qu'avec le consentement des participants et limitez-le a la finalite convenue. Si quelqu'un retire son consentement, vous supprimez l'image. Ainsi l'usage du portrait d'une personne reste toujours lie a une base valable.

Le role de sous-traitant : les donnees de votre client

Vous organisez souvent un evenement sur mandat d'une entreprise ou d'une institution. Les donnees des participants appartiennent alors a ce client, et vous etes sous-traitant. Vous consignez les accords sur la conservation et la destruction dans un contrat de sous-traitance, afin de clarifier qui est responsable de quoi. Adaptez vos delais a ces accords. A quoi ressemble un tel contrat, voir la checklist du contrat de sous-traitance.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, liste de participants, besoins sensibles et images.
2. Traitez les besoins alimentaires et d'accessibilite a part et a un niveau de destruction fin.
3. Eliminez les badges et donnees de check-in aussitot apres l'evenement.
4. N'utilisez les photos qu'avec consentement et eliminez-les en cas de retrait.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les listes de participants, les badges restants et les anciens supports se detruisent en confiance, car ils contiennent des coordonnees et parfois des donnees de sante. Le papier, les badges et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur d'inscription ou une sauvegarde contenant des donnees de participants en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et de votre client, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les listes de participants pour l'edition suivante. Sans base, la finalite disparait apres l'evenement.
• Traiter les besoins alimentaires et d'accessibilite comme du papier ordinaire. Ce sont des donnees sensibles.
• Utiliser les photos sans consentement. Un aftermovie exige le consentement des personnes concernees.
• Laisser trainer les badges restants. Ils contiennent des noms et parfois un QR avec des donnees.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction a votre client.

Questions frequentes

Combien de temps une agence evenementielle conserve-t-elle une liste de participants ?

La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. La liste de participants elle-meme ne se conserve pas plus longtemps que necessaire a l'evenement et a son reglement, apres quoi vous l'eliminez. Si vous travaillez sur mandat, vous suivez les accords du contrat de sous-traitance.

Les besoins alimentaires et d'accessibilite sont-ils des donnees sensibles ?

Souvent oui. Un regime pour raisons medicales ou un besoin d'accessibilite peut toucher a des donnees de sante, qui sont des donnees sensibles. Traitez-les a part et detruisez-les a un niveau fin des que l'evenement est passe.

Puis-je conserver et utiliser des photos des participants ?

Uniquement avec consentement. Une personne reconnaissable sur une photo est une donnee personnelle et touche aussi au droit a l'image. N'utilisez les images que pour la finalite convenue et eliminez-les des que cette finalite disparait ou que le consentement est retire.

Comment detruire les donnees des participants conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier, les badges et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une agence evenementielle traite les donnees de parfois des milliers de participants a la fois, jusqu'aux besoins alimentaires et d'accessibilite. Conservez la comptabilite sept ans, conservez la liste de participants et les badges pas plus longtemps que necessaire et traitez les besoins sensibles a part. N'utilisez les photos qu'avec consentement et suivez le contrat de sous-traitance si vous travaillez sur mandat. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les participants et montrez a votre client que vous avez tout regle proprement.

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