Copie d'identité et bulletins de paie : 7 ou 2 ans à l'agence d'intérim

Une agence d'intérim doit composer en même temps avec deux cadres juridiques qui ne pointent pas dans la même direction. Sur le plan fiscal, vous devez conserver l'administration de la paie pendant sept ans. Dans le même temps, le RGPD exige de ne pas garder les copies des pièces d'identité plus longtemps que nécessaire, ce qui pour la plupart des employeurs représente au maximum deux ans après la fin du contrat. Dans la pratique, ces deux types de documents se retrouvent mélangés dans le même dossier du personnel chez beaucoup d'agences. C'est un problème.

Cet article décrit comment séparer les deux flux, quels délais s'appliquent légalement et comment intégrer la destruction au rythme de travail de l'agence.

Deux règles, deux délais

L'obligation de conservation fiscale prévue à l'article 52 de la loi générale néerlandaise sur les impôts d'État (AWR) impose sept ans pour toutes les données pertinentes sur le plan fiscal. Bulletins de paie, attestations annuelles, fiches de paie, contrats de travail, relevés d'heures et de kilomètres en font tous partie. Voyez aussi notre article sur l'obligation de conservation fiscale de 7 ans pour le cadre complet.

Le RGPD ne fixe aucun délai explicite pour la copie d'identité, mais l'article 5, paragraphe 1, point e (limitation de la conservation) impose la destruction dès que la finalité disparaît. L'administration fiscale néerlandaise exige d'établir et d'enregistrer l'identité du salarié pour le précompte professionnel, mais les recommandations de l'autorité néerlandaise de protection des données (AP) précisent qu'une copie du document dans le dossier du personnel peut être conservée au maximum cinq ans après le départ, dans le cadre du recouvrement du précompte, et que le BSN et la photo ailleurs doivent être gardés le plus brièvement possible. Beaucoup d'agences appliquent en pratique la règle suivante. La copie d'identité au plus tard deux ans après la fin du contrat, l'administration de la paie sept ans à compter de la fin de l'exercice.

Ce qui dérape sans séparation

Si vous mettez tout dans un seul dossier par salarié et que vous laissez ce dossier dormir sept ans, vous gardez la copie d'identité cinq ans de trop. En cas de fuite de données ou de contrôle sur place, c'est une violation du RGPD. À l'inverse, si vous détruisez tout le dossier après deux ans, il vous manquera les bulletins de paie sept ans plus tard, lorsque l'administration fiscale viendra pour un redressement.

Un dossier du personnel n'est juridiquement pas un bloc unique. C'est un ensemble de documents distincts, chacun avec son propre délai de conservation.

Comment séparer en pratique

Trois modèles applicables.

1. Séparation physique. Deux dossiers par salarié, « identité et screening » et « paie et contrat ». Le premier dossier au bac de destruction deux ans après le départ. Le second dossier sept ans à compter de la fin de l'exercice.
2. Séparation numérique. Dans votre système RH, importez la copie d'identité avec un label de conservation distinct. Routine de suppression automatique après deux ans. Administration de la paie dans le logiciel de paie avec sa propre conservation de sept ans.
3. Hybride. Copie d'identité papier dans une armoire fermée à clé par agence, nettoyage annuel. Administration de la paie en numérique. Cela convient aux agences plus petites encore en partie sur papier.

Masquer le BSN ou non ?

Depuis le 1er janvier 2014, seul l'employeur peut utiliser le BSN dans l'administration de la paie. Sur les copies des pièces d'identité qui circulent plus loin dans l'entreprise (par exemple vers des clients ou des donneurs d'ordre), le BSN doit être masqué. La photo et le numéro du document peuvent dans certains cas l'être également. Faites-en une approche fixe et documentez-la dans votre registre RGPD.

SNA et NEN 4400-1

Les agences d'intérim titulaires du label de qualité SNA ou de la certification NEN 4400-1 font l'objet d'audits périodiques. L'auditeur examine entre autres vos délais de conservation, la séparation des documents et le processus de destruction. Un certificat de destruction annuel délivré par un prestataire certifié constitue ici la preuve attendue par défaut. Voyez aussi notre aperçu des délais de conservation RGPD par type de document.

Destruction sur site à l'agence

Comme la copie d'identité et l'administration de la paie sont particulièrement sensibles, nous conseillons la destruction sur site. Chez DeSnipperaar, le camion de destruction se rend à votre agence et déchiquette le papier selon la norme DIN 66399 P-5. Votre collaborateur assiste à l'opération, vous recevez un certificat par lot immédiatement. Les dossiers ne quittent pas le bâtiment intacts. Sans contrat, sans minimum. Un passage par an pour les dossiers qui franchissent le cap des deux ans suffit.

Que faire en cas de reprise ou de fusion

Lors d'une reprise, d'une fusion ou d'un déménagement de bureau, vous héritez aussi de l'archive papier ancienne. Le successeur légal reprend l'obligation de conservation et la responsabilité RGPD. Dans ce cas, prévoyez un inventaire dans les cent premiers jours, séparez immédiatement identité et paie, et détruisez tout ce qui se trouve hors des deux délais.

En bref

• Administration de la paie : sept ans (fiscal) à compter de la fin de l'exercice.
• Copie d'identité : le plus brièvement possible, en règle générale pas plus de deux ans après la fin du contrat.
• Séparez physiquement ou numériquement, jamais tout dans une seule enveloppe.
• Masquez le BSN lors d'une diffusion à des tiers.
• La destruction sur site évite que des documents sensibles se perdent durant le transport.

Vous voulez en lire plus par secteur ? Consultez notre page pour les agences d'intérim et le payrolling, ou l'article sur les dossiers de candidats après un refus ou la fin d'une mission.