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Déménagement de bureau : que garder, que détruire ?

· 7 min de lecture · DeSnipperaar

Un déménagement de bureau est la seule occasion où une organisation passe réellement devant chaque armoire d'archives. Des cartons qui dormaient sur les étagères depuis des années sont soudain repesés. Cela fait du déménagement le moment parfait pour désencombrer. Emportez ce qui est légalement obligatoire, détruisez ce qui aurait dû partir depuis longtemps. Sans ce moment de tri, vous déplacez simplement des cartons qui vous alourdissent. Pire encore, vous transportez le risque RGPD vers le nouveau site.

Public visé : facility managers, office managers, DPO et chefs d'entreprise sur le point de déménager.

Pourquoi un déménagement est le moment idéal

  • Chaque carton est de nouveau manipulé, les étiquettes sont lues.
  • Vous gagnez du temps. Moins de cartons signifie un déménagement moins cher.
  • Vous économisez de l'espace d'archivage sur le nouveau site.
  • Vous pouvez mettre en place une conformité RGPD propre plutôt que de réparer après coup.
  • Le coût de destruction par unité baisse lorsque les volumes augmentent.
Un déménagement de bureau sans tri d'archives est un déménagement de problèmes. Vous transportez l'irrésolu vers le nouveau site.

Le calendrier

Planifiez le tri au moins huit semaines avant le jour du déménagement. Plus tard, le stress du déménagement est trop élevé pour réfléchir clairement. Huit semaines laissent la place pour :

  1. Réaliser un inventaire (2 semaines)
  2. Vérifier par rapport aux délais de conservation (1 semaine)
  3. Décision de la direction (1 semaine)
  4. Planifier le rendez-vous de destruction (2 semaines de délai)
  5. Effectuer la destruction sur site (1 jour à 1 semaine)
  6. Certificat et administration (1 semaine)

La liste de tri

Classez chaque carton dans l'une des trois catégories.

À emporter

  • Dossiers actifs (en cours pour des clients ou des projets)
  • Pièces comptables dans les 7 ans (AWR art. 52). Voir le délai de conservation fiscal.
  • Dossiers immobiliers dans les 9 ans (révision de la TVA)
  • Dossiers médicaux dans les 20 ans (WGBO art. 7:454 BW). Voir WGBO 20 ans.
  • Dossiers juridiques pendant leur délai de conservation
  • Actes notariés et les parties de dossier associées
  • Dossiers RH actifs du personnel encore en poste
  • Contrats actifs et accords-cadres

À détruire

  • Documents fiscaux de plus de 7 ans
  • Données de candidature de plus de 4 semaines (sauf consentement donné, 1 an maximum)
  • Copies d'identité de plus de 5 ans après la fin du contrat
  • Brouillons et versions de travail de plus de 10 ans
  • Anciennes clés USB et cartes SD traînant dans les tiroirs
  • Disques durs déclassés et SSD
  • Classeurs vides portant des étiquettes identifiables
  • Bandes de sauvegarde déjà relues

Numériser et détruire le papier

  • Carnets de reçus et notes de frais si une version scannée suffit
  • Anciens manuels disponibles en ligne
  • Dépliants et brochures qui existent en version numérique

Catégories spécifiques

Équipement informatique

Anciens postes de travail, ordinateurs portables, serveurs. Une partie part toujours au déménagement ? Deux options : reconditionner si le matériel est moderne et géré dans un véritable processus MDM, sinon détruire. Lisez effacement de disque dur contre destruction.

Imprimantes et copieurs

Souvent oublié. Chaque imprimante multifonction possède un disque dur ou un SSD interne. Faites-le séparer par le service de destruction, ou demandez au fournisseur un effacement sécurisé avec certificat.

Cartes à puce et badges d'accès

Anciens badges du personnel, badges visiteurs. Détruisez-les conformément à la norme DIN 66399 (série E pour les puces électroniques ou série T pour les bandes magnétiques).

Cartes de débit et de crédit

Anciennes cartes de paiement des environnements clients et caisses. À détruire systématiquement, jamais à emporter.

Plans et microfiches

Spécifiquement pour les architectes, ingénieurs structure, communes. Les microfiches relèvent de la série F de la DIN 66399, les plans relèvent de la série P mais exigent une capacité de coupe supérieure.

Date de déménagement déjà fixée ?

Nous passons avant le jour du déménagement avec un broyeur mobile et déchiquetons tout le matériel d'archives qui n'a pas besoin de vous suivre. Certificat par mission. Intervention en urgence sous 24 heures possible.

Demander un devis

Le déroulé du tri

  1. Préparez du ruban adhésif de trois couleurs. Vert (à garder), rouge (à détruire), jaune (à numériser).
  2. Faites parcourir les archives par deux personnes par service. Un référent métier et une personne de l'administration.
  3. Coloriez chaque carton. Un doute ? Mettez ce carton de côté et laissez le responsable hiérarchique ou le DPO trancher.
  4. Vert : ajoutez à la liste de déménagement.
  5. Rouge : rassemblez dans une pièce centrale.
  6. Jaune : numérisez ou confiez à un service de numérisation.
  7. Après le tri : planifiez la mission de destruction sur site.

La logistique de la destruction

Optez pour la destruction sur site, pas hors site. La raison. Pendant une période de déménagement, l'accès au bâtiment est incertain, des conteneurs peuvent s'égarer, la chaîne de preuve est fragile. Faites venir un broyeur mobile sur votre site actuel avant le début du déménagement. Voir déchiquetage sur site contre hors site.

Conseil : planifiez la destruction une semaine avant le grand jour. Cela laisse le temps de corriger un carton marqué trop hâtivement.

La communication

Informez le personnel à temps du processus de tri. Ils savent souvent où se trouvent d'anciens dossiers que personne d'autre ne retrouve. Demandez à chaque service de fournir une liste. Précisez explicitement que personne ne doit jeter quoi que ce soit de sa propre initiative. La destruction passe par la partie désignée, avec certificat.

Le volet RGPD du déménagement

N'oubliez pas. Pendant le déménagement, vous déplacez des données, et cela constitue un traitement au sens du RGPD. Points d'attention :

  • Le déménageur doit signer un accord de traitement (DPA) s'il transporte du matériel d'archives contenant des données personnelles.
  • Accord sur les numéros de scellés pour les cartons qui sont scellés.
  • Point de signalement pour les cartons manquants.
  • Pour les gros volumes : des caméras à la zone de chargement et de déchargement.
  • Clause de confidentialité pour le personnel du déménageur.

Voir aussi notre checklist d'accord de traitement.

Après le déménagement

Sur le nouveau site : organisez les archives avec des étiquettes claires, un inventaire carton par carton, et planifiez la campagne de destruction de l'année suivante. Cela évite que le prochain déménagement produise une nouvelle montagne d'archives inconnues.

Déménagement dans les deux mois ? Appelez-nous ou demandez un devis via desnipperaar.nl. Nous pouvons planifier une intervention mobile sur votre site actuel en quelques jours.