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Self-stockage : detruire les contrats clients

25 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un self-stockage loue de l'espace, mais traite ce faisant un flux de donnees personnelles : contrats de location, nom et adresse, une copie d'identite au debut de la location, donnees de paiement, images de videosurveillance aux boxes et parfois des biens abandonnes avec des documents de clients partis. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie se conserve jusqu'au reglement de la location, et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la facturation releve des sept ans fiscaux, le contrat de location se conserve tant que la location dure et jusqu'au reglement des litiges. Les copies d'identite et les images de videosurveillance se conservent le plus brievement possible. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : contrat de location et RGPD

Dans un self-stockage, deux choses se croisent. Le contrat de location et la comptabilite imposent une obligation de conservation, dont la facturation releve des sept ans fiscaux. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation de conservation fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees clients par type. Un contrat de location en cours n'a pas le meme statut qu'une copie d'identite du passe ou une image de videosurveillance de la semaine derniere. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la location.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Contrat de location	Jusqu'au reglement de la location	duree + delai de litige
Copie d'identite du locataire	Le plus limite possible	seulement le necessaire
Images de videosurveillance	Limitation de conservation	en general quelques semaines
Documents abandonnes	Pas les votres, sans base	eliminer en confiance
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre analyse juridique. En cas de doute, consultez votre juriste ou conseil en protection des donnees. Un apercu complet se trouve dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Copie d'identite a la location : soyez prudent

De nombreux self-stockages demandent une piece d'identite au debut de la location. C'est permis pour identifier le locataire, mais cela ne signifie pas que vous pouvez conserver une copie complete d'un passeport. Une copie de passeport contient un numero national, une photo et plus que necessaire, et est donc sensible. Notez seulement les donnees vraiment necessaires et ne conservez pas de copies isolees plus longtemps que necessaire. Ce que vous avez eu sur papier, vous l'eliminez en confiance.

Vous evitez ainsi de gerer une montagne de donnees d'identite dont vous n'aviez pas besoin. La facon de gerer une copie d'identite en toute securite est expliquee dans detruire en securite les copies de passeport et d'identite.

Biens et documents abandonnes apres impaye ou resiliation

Quand un locataire resilie ou cesse de payer, des biens restent parfois dans le box. Parmi ces objets se trouvent regulierement des documents contenant des donnees personnelles, d'une ancienne comptabilite a des cartons de demenagement pleins de papiers. Pour les objets eux-memes, vous suivez la procedure du contrat de location et la loi sur les biens abandonnes. Pour les documents, la regle est que vous ne pouvez pas les jeter sans controle dans le bac a papier, car cela risque une violation de donnees.

Rassemblez les papiers trouves a part dans un conteneur ferme et faites-les detruire en confiance. Il en va de meme pour les documents qui restent apres un demenagement ou la liberation d'un box. L'approche ressemble a celle d'un demenagement de bureau, ou beaucoup de papier refait surface de maniere inattendue.

Images de videosurveillance aux boxes

La videosurveillance dans les couloirs et aux boxes est courante dans le secteur. Les images de videosurveillance sont des donnees personnelles, donc la limitation de conservation s'applique aussi ici. Ne conservez pas les images plus longtemps que necessaire a la securite, en general quelques semaines, sauf si un incident concret justifie une conservation plus longue. Les anciens disques de stockage et enregistreurs avec des images ne vont pas non effaces avec les dechets. Plus sur les delais et l'effacement dans images de videosurveillance : conservation et destruction.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, contrats, copies d'identite et images de videosurveillance.
2. Limitez les copies d'identite a ce qui est necessaire pour identifier le locataire.
3. Eliminez les contrats une fois la location et les litiges regles.
4. Effacez les images de videosurveillance apres le delai fixe et securisez le stockage.
5. Rassemblez les documents abandonnes dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees clients sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees d'identite, de contrat et de paiement. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de bureau, une sauvegarde ou un enregistreur de camera contenant des donnees clients en fait aussi partie. Pour un grand lot ponctuel, par exemple apres le nettoyage d'une archive, une destruction d'archives ponctuelle est le choix logique.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les copies d'identite indefiniment. Notez seulement ce qui est necessaire pour identifier le locataire.
• Conserver les contrats indefiniment. Apres reglement et le delai fiscal, la finalite disparait.
• Jeter les documents abandonnes dans le bac a papier. Ils exigent une destruction en confiance.
• Conserver les images de videosurveillance trop longtemps. Effacez-les apres le delai fixe.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un self-stockage conserve-t-il les contrats de location ?

La facturation liee au contrat de location releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le contrat lui-meme se conserve tant que la location dure et jusqu'au reglement des litiges eventuels. Ensuite la base disparait et vous l'eliminez en confiance.

Puis-je conserver une copie d'identite d'un locataire ?

Soyez prudent ici. Une copie de passeport contient un numero national et une photo et est sensible. Notez seulement ce qui est necessaire pour identifier le locataire et ne conservez pas une copie complete plus longtemps que necessaire.

Que faire des biens et documents abandonnes apres impaye ?

Suivez la procedure du contrat de location et la loi sur les biens abandonnes. Les documents contenant des donnees personnelles que vous trouvez ne se jettent pas sans controle. Vous les rassemblez a part et les faites detruire en confiance.

Comment detruire les donnees clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un self-stockage travaille avec des donnees d'identite, de contrat et de paiement de chaque locataire, completees par des images de videosurveillance et parfois des documents abandonnes. Conservez la comptabilite sept ans, eliminez les contrats apres reglement et soyez prudent avec les copies d'identite. Les images de videosurveillance s'effacent apres le delai fixe et les papiers abandonnes se rassemblent a part. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients.

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