Immobilier

Gestionnaires immobiliers : detruire les dossiers de locataires

25 juillet 2026 · 9 min de lecture · DeSnipperaar

Un gestionnaire immobilier traite les donnees de tous ceux qui louent un logement ou qui postulent. Nom et adresse, donnees de revenu et de paiement, une piece d'identite lors de la selection, le bail et toute la correspondance autour de la gestion. Une partie releve de l'obligation fiscale. Une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

En bref, vous conservez le bail et le reglement financier pendant sept ans en raison de l'obligation fiscale. Les candidatures des candidats refuses, la copie d'identite et les autres donnees personnelles ne se conservent pas plus longtemps que necessaire. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Gestion privee, pas un bailleur social

Comme gestionnaire immobilier, vous travaillez le plus souvent pour des proprietaires prives ou des investisseurs et non comme bailleur social. Cela fait une difference pour le RGPD. Un bailleur social a ses propres regles autour de l'evaluation des revenus et de l'attribution. Comme gestionnaire prive, vous ne collectez que les donnees necessaires pour louer et gerer un logement, sans la base large dont dispose parfois un bailleur social. Gardez cette distinction nette, car elle determine ce que vous pouvez demander et ce que vous pouvez conserver. La facon dont cela fonctionne du cote social se lit chez les bailleurs sociaux et les dossiers de locataires.

En pratique, vous gerez souvent au nom du proprietaire. Vous decidez avec le proprietaire quelles donnees sont necessaires et qui est responsable de quoi. Consignez cette repartition des roles, afin qu'il soit clair qui elimine finalement les dossiers. Sans cet accord, les dossiers restent en place parce que personne ne s'en sent responsable.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la location.

Partie	Point de depart	Delai
Bail et reglement financier	Obligation fiscale	7 ans
Donnees de revenu et de paiement	Liees a la finalite et fiscal	jusqu'au reglement + 7 ans
Candidatures des candidats refuses	Sans contrat	le plus brievement possible
Copie d'identite lors de la selection	Le plus limite possible	seulement le necessaire
Correspondance et signalements	Liee a la finalite	jusqu'au reglement
Brouillons et pieces en double	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos propres accords avec le proprietaire. En cas de doute, consultez un conseil en protection des donnees. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans. Un apercu complet par type de document se trouve dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Candidatures et candidats refuses

A chaque location, plus de candidats postulent souvent qu'il n'y a de logements. Pour le candidat que vous choisissez, la candidature devient un dossier de locataire. Des candidats refuses, vous ne gardez rien dont vous n'avez plus besoin. Une candidature refusee avec des donnees de revenu et une copie d'identite qui traine pendant des mois est exactement le type de donnees que vous ne voulez pas gerer. Eliminez les candidatures refusees en confiance peu apres la decision.

Ne gardez que ce dont vous avez besoin pour pouvoir refuter une eventuelle reclamation sur la selection. C'est un delai court et certainement pas des annees. Vous gardez ainsi la pile de donnees de candidats reduite et limitez le risque en cas de violation de donnees.

Donnees de revenu et de paiement

Pour evaluer si un candidat peut supporter le loyer, vous demandez souvent des donnees de revenu, une attestation d'employeur ou des releves bancaires. Ce sont des donnees sensibles. Ne demandez pas plus que necessaire et ne conservez pas plus que necessaire. Apres la selection, vous n'avez plus besoin des justificatifs dans le meme volume. Les paiements de loyer pendant la duree relevent de la comptabilite et tombent sous les sept ans fiscaux. Les justificatifs epars issus de la selection s'eliminent plus tot.

Copie d'identite, soyez prudent

Pour une selection de locataire, vous pouvez identifier une personne, mais cela ne signifie pas que vous pouvez conserver une copie complete d'un passeport ou d'un permis de conduire. Une copie d'identite contient un numero national, une photo et plus que necessaire, et est donc sensible. Notez seulement les donnees dont vous avez reellement besoin et ne conservez pas de copies eparses plus longtemps que necessaire. Des que la selection est terminee, vous detruisez la copie en confiance.

Vous evitez ainsi de gerer une montagne de donnees d'identite dont vous n'aviez pas besoin. La facon de gerer une copie de piece d'identite est comparable a d'autres acteurs qui demandent une piece d'identite, des agents immobiliers avec dossiers NVM aux prestataires de services financiers.

Transmission au changement de proprietaire ou de gestion

L'immobilier change de proprietaire et les mandats de gestion prennent fin. Lors d'un tel changement, vous transmettez les dossiers au nouveau gestionnaire ou au proprietaire. Transmettez seulement ce dont le destinataire a besoin et consignez ce que vous avez transmis et quand. Ce que vous n'avez plus a conserver vous-meme ne se garde pas en copie fantome. Un ancien jeu de dossiers qui reste chez vous apres la transmission est un risque sans finalite.

Cela ressemble a ce qui se passe lors du changement de conseil d'une copropriete, ou des donnees personnelles passent aussi de main en main. Voir listes de membres et donnees personnelles lors d'un changement de conseil pour cette situation.

Eliminer apres la fin de la location

Quand un bail se termine, une partie du dossier reste necessaire un temps pour le decompte final, le depot de garantie et un eventuel litige. Des que cela est regle et que le delai fiscal des pieces financieres est ecoule, la finalite disparait. Ne gardez pas des dossiers complets de locataires partis parce que cela pourrait un jour servir. Ce n'est pas un motif valable. Prevoyez un moment fixe chaque annee pour examiner et eliminer les dossiers echus.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, dossiers en cours, candidatures et copie d'identite.
2. Limitez les donnees de revenu et d'identite a ce que la location exige.
3. Eliminez les candidatures refusees peu apres la decision.
4. Consignez les transmissions lors d'un changement de gestion ou de proprietaire.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers de locataires sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees d'identite, de revenu et de paiement. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de gestion ou une sauvegarde contenant des donnees de locataires en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver la copie d'identite apres la selection. Detruisez la copie des que vous avez evalue le candidat.
• Laisser trainer les candidatures refusees. Apres la decision, la finalite disparait.
• Garder les dossiers en copie fantome apres la transmission. Transmettez et eliminez votre propre jeu.
• Jeter non broye. Un dossier de locataire dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un gestionnaire immobilier conserve-t-il un dossier de locataire ?

Un bail et le reglement financier relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees personnelles du dossier ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la location et a son reglement. Ce qui ne sert plus aucune finalite ensuite s'elimine.

Puis-je conserver une copie de la piece d'identite d'un locataire ?

Soyez prudent ici. Pour une selection vous pouvez identifier une personne, mais une copie complete avec numero national et photo ne se conserve pas sans raison. Notez seulement le necessaire et detruisez une copie des que la selection est terminee.

Que faire des dossiers lors d'un changement de gestion ou de proprietaire ?

Transmettez seulement ce dont le nouveau gestionnaire a besoin et consignez la transmission. Ce que vous n'avez plus a conserver vous-meme ne se garde pas en copie fantome mais se fait detruire en confiance.

Comment detruire les dossiers de locataires conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un gestionnaire immobilier travaille avec des donnees d'identite, de revenu et de paiement de chaque locataire et candidat, entre l'obligation fiscale et le RGPD. Conservez le bail et le reglement financier sept ans, soyez prudent avec la copie d'identite et eliminez rapidement les candidatures refusees. Consignez les transmissions lors d'un changement de gestion ou de proprietaire et eliminez les dossiers apres la fin de la location. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos locataires.

A lire aussi. les bureaux d'etudes qui detruisent les dossiers de projet, les entreprises d'installation qui detruisent les donnees clients, le self-stockage et la destruction des contrats clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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