Bailleurs sociaux, détruire les dossiers locataires et les archives
Un bailleur social traite les données personnelles de milliers, voire de dizaines de milliers de locataires. Attestations de revenus, copies de pièces d'identité, justificatifs d'urgence de logement, plaintes, plans de paiement, dossiers d'expulsion. Le secteur opère sous la loi sur le logement, la supervision de l'Aw (l'autorité néerlandaise des bailleurs sociaux) et le RGPD. Cet article décrit les délais de conservation et la filière de nettoyage en pratique.
Quelles données sont détenues ?
- Dossiers de demande de logement : nom et adresse, données de revenus, BSN, justificatifs d'urgence de logement.
- Contrats de location et avenants : tout l'historique contractuel.
- Documents de test de revenus : vérification par rapport aux conditions d'attribution, recalibrage annuel.
- Signalements de réparation et entretien : correspondance client, photos.
- Plans de paiement et recouvrement : correspondance d'arriérés, documents d'huissier.
- Dossiers d'expulsion : décisions de justice, documents d'exécution.
- Plaintes et litiges : via la commission des plaintes ou la direction.
- Images de vidéosurveillance : halls d'entrée, parkings.
Délais de conservation par catégorie
| Catégorie | Délai |
|---|---|
| Contrat de location et avenants | 7 ans après la fin du contrat (fiscal plus droit civil) |
| Attestations de revenus pour le test | 2 ans après le test (proportionnalité RGPD) |
| Copie de pièce d'identité | Au maximum la durée de la location (RGPD), rendre le BSN illisible en l'absence de fondement Wbsn |
| Signalements de réparation et entretien | 2 à 5 ans selon la pertinence au regard du droit de la construction |
| Plans de paiement | 7 ans après le dernier paiement |
| Recouvrement et dossiers d'huissier | 5 ans après la dernière action, 7 ans en cas de jugement |
| Dossiers d'expulsion | 10 ans (légal) plus éventuellement davantage en cas de réclamation |
| Dossiers de plainte | 5 ans après le traitement |
| Images de vidéosurveillance | 4 semaines (lisez délai de conservation des images de vidéosurveillance) |
Attention particulière, BSN et copie de pièce d'identité
Les bailleurs sociaux ont longtemps eu l'habitude de faire une copie de la pièce d'identité à chaque nouvelle location « à toutes fins utiles ». L'autorité néerlandaise de protection des données (AP) l'a rappelé à plusieurs reprises. Pour une location ordinaire il n'existe aucun fondement Wwft ni employeur, donc pas de copie de pièce d'identité. L'identification par présentation du passeport est permise, avec une mention « pièce d'identité vue le ».
Pour le contexte au sens large, lisez le BSN dans les anciennes administrations.
Presque tous les bailleurs sociaux ont une archive ancienne pleine de copies de pièces d'identité jamais anonymisées. Un nettoyage ici n'est pas un luxe, c'est de la maintenance RGPD.
Le processus de nettoyage
Phase 1, inventaire
- Nombre d'armoires par site.
- Subdivision par type de dossier.
- Présence de documents porteurs de BSN.
- Stockage numérique (CRM, système financier).
Phase 2, tester par catégorie
- Quel délai a expiré ?
- Quels dossiers se rapportent à des litiges en cours (à ne pas détruire) ?
- Quels dossiers ont une valeur archivistique patrimoniale (à part) ?
Phase 3, détruire
- Standard DIN P-5.
- P-6 pour les dossiers porteurs de BSN.
- Destruction mobile sur place pour une chaîne courte.
- Certificat par intervention.
Matériel et flux numériques
- Anciennes bandes de sauvegarde avec archives financières. Lisez nettoyer les bandes de sauvegarde et LTO.
- Disques durs d'anciens serveurs. Lisez déchiqueter les disques durs.
- Badges d'accès du personnel parti.
- Systèmes NVR lors du remplacement.
Cas particulier, dossiers de locataires décédés
Au décès d'un locataire, la question se pose de savoir que faire du dossier. En pratique.
- La location prend fin, règlement financier avec les héritiers.
- Conserver le dossier 7 ans pour d'éventuelles réclamations ou le fisc.
- Retirer plus tôt les documents porteurs de BSN (plus aucun fondement actif).
Supervision Aw et visites
Les bailleurs sociaux sont visités périodiquement par l'autorité néerlandaise des bailleurs sociaux. Une bonne administration d'archive et une politique de destruction démontrable font partie des critères de gouvernance. Points d'attention particuliers.
- Registre des traitements à jour.
- Certificats de destruction des 5 dernières années disponibles.
- Accords de traitement (DPA) avec les prestataires.
- Registre des fuites de données à jour.
Destruction mobile sur place pour les bailleurs sociaux.
Nous desservons les bailleurs de Noord-Holland avec un camion mobile. Destruction en DIN P-5 ou P-6 pour les dossiers porteurs de BSN, avec un certificat qui s'intègre au dossier de visite Aw.
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