Secteur public

Communes : detruire les donnees des citoyens et l'archive

12 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une commune gere l'archive de toute une ville : le registre de population, les aides, les dossiers d'aide sociale et de jeunesse, les impots, les permis et les demandes de passeport. Contrairement a une entreprise, une commune ne peut pas decider seule de ce qui peut partir. Deux regimes le determinent ensemble : la loi sur les archives avec son tableau de tri, et le RGPD. Ce guide montre ce qui doit etre conserve definitivement, ce qui est detruit apres le delai et comment vous faites detruire cette partie en confiance.

La reponse rapide : une commune ne detruit pas ses archives a sa guise, mais selon le tableau de tri de la loi sur les archives. Celui-ci evalue chaque processus comme conservation definitive ou destruction apres un delai fixe. Ce qui doit etre conserve definitivement rejoint un service d'archives et ne disparait jamais. Ce qui figure sur le bordereau d'elimination et dont le delai a expire, vous le faites detruire en confiance avec un certificat.

Deux regimes : loi sur les archives et RGPD

Dans une commune, deux cadres se croisent. La loi sur les archives regit quelles informations publiques sont conservees definitivement pour la memoire collective et lesquelles sont detruites avec le temps. Le RGPD regit que les donnees personnelles ne soient pas conservees plus longtemps que necessaire. Souvent ces deux vont dans le meme sens, mais pas toujours, et alors le tableau de tri prime pour savoir si une chose doit etre conservee ou detruite.

Pour vous, commune, cela signifie que vous ne partez pas d'un delai isole par document, mais de l'evaluation etablie par processus. Cette evaluation indique si un document rejoint a terme le service d'archives ou est detruit a un moment donne. Ce n'est qu'une fois cette question tranchee que l'execution intervient.

Le tableau de tri : conserver ou detruire

Le tableau de tri evalue tous les processus de travail de la commune. Chaque processus recoit l'evaluation conservation definitive ou un delai d'elimination. Les documents evalues comme conservation definitive sont a terme transferes vers un service d'archives, comme des archives regionales ou municipales, et ne sont jamais detruits. Les documents avec un delai d'elimination sont detruits une fois ce delai expire, ni plus tot ni plus tard qu'il n'est justifie.

La destruction dans une commune est un acte formel. Un bordereau d'elimination est etabli de ce qui va etre detruit, et la destruction a lieu avec l'autorisation de l'archiviste. Ainsi reste verifiable ce qui a ete detruit et sur quelle base. Le broyage effectif de cette partie est la derniere etape, et c'est justement cette etape qui doit se faire en confiance et de facon demontrable.

Conserver ou detruire par type

L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. L'evaluation et le delai exacts figurent dans le tableau de tri applicable a votre commune.

Type d'information	Point de depart	Destination
Deliberations, arretes, documents du conseil	Conservation definitive	service d'archives
Permis a valeur durable	Conservation definitive	service d'archives
Dossiers d'aide (revenu de solidarite)	Detruire apres le delai	detruire en confiance
Dossiers d'aide sociale et de jeunesse	Detruire apres le delai	detruire a un niveau fin
Documents fiscaux et de recouvrement	Detruire apres le delai	detruire en confiance
Demandes de titres et de permis	Detruire apres le delai	detruire a un niveau fin

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement du tableau de tri. En cas de doute sur un processus, consultez votre archiviste ou le tableau de tri etabli. La logique generale des delais est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Aide sociale, jeunesse et autres donnees sensibles

Une partie de l'archive communale contient des donnees sensibles. Les dossiers d'aide sociale et de jeunesse portent sur la sante, la situation familiale et la prise en charge, et parfois sur la securite des enfants. Ces donnees exigent une protection renforcee : moins de personnes y ont acces, elles sont securisees a part et des que le delai a expire elles doivent disparaitre a un niveau fin. Le numero national, qui parcourt toute l'archive, merite ce meme soin.

Traitez donc cette partie a part dans votre processus de destruction. Ce qui figure sur le bordereau d'elimination et dont le delai expire voyage scelle et est broye finement, de sorte que rien ne reste reconstituable. Vous respectez ainsi a la fois la loi sur les archives et le RGPD.

Comment proceder en 6 etapes

1. Determinez l'evaluation par processus a partir du tableau de tri.
2. Separez les documents a conservation definitive en vue du transfert au service d'archives.
3. Etablissez un bordereau d'elimination de ce qui peut etre detruit apres le delai.
4. Demandez l'autorisation de l'archiviste pour la destruction.
5. Faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un soin particulier pour l'aide sociale et la jeunesse.
6. Conservez le certificat comme preuve jointe au bordereau d'elimination.

Detruire en confiance avec un certificat

La partie que le tableau de tri autorise a detruire, vous la faites detruire en confiance a un niveau fin, car elle contient un numero national et souvent des donnees sensibles. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Lors du nettoyage d'anciens systemes, les supports numeriques en font aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat rejoint comme preuve le bordereau d'elimination et demontre que la destruction a ete faite avec soin et de facon demontrable. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Decider soi-meme de ce qui peut partir. Le tableau de tri et l'archiviste le determinent, pas le service isole.
• Detruire des documents a conservation definitive. Ils rejoignent le service d'archives, pas le broyeur.
• Traiter les dossiers d'aide sociale et de jeunesse comme du papier ordinaire. Les donnees sensibles exigent un niveau fin.
• Eliminer non broye. Des donnees de citoyens dans la rue sont une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucun certificat. Sans preuve, le bordereau d'elimination n'est pas complet.

Questions frequentes

Une commune peut-elle decider elle-meme de ce qui est detruit ?

Non. Une commune applique la loi sur les archives et le tableau de tri. Celui-ci determine, par type de document, s'il doit etre conserve definitivement ou detruit apres un delai fixe. La destruction repose sur un bordereau d'elimination et une autorisation de l'archiviste.

Quelle est la difference entre conserver et detruire dans le tableau de tri ?

Le tableau de tri evalue chaque processus. Les documents evalues comme conservation definitive rejoignent a terme un service d'archives et ne sont jamais detruits. Les documents avec un delai d'elimination sont detruits une fois ce delai expire.

Des regles supplementaires s'appliquent-elles aux dossiers d'aide sociale et de jeunesse ?

Oui. Les dossiers d'aide sociale et de jeunesse contiennent des donnees sensibles sur la sante et la situation familiale. Ils exigent une securite renforcee, un delai propre et une destruction a un niveau fin des que c'est permis.

Comment une commune detruit-elle en confiance ?

Les documents a detruire voyagent scelles et sont broyes a un niveau fin. Ensuite, un certificat de destruction consigne ce qui a ete detruit, quand et a quel niveau, comme preuve jointe au bordereau d'elimination.

Conclusion

Une commune ne detruit pas ses archives a sa guise, mais selon la loi sur les archives et le tableau de tri, avec le RGPD a cote. Determinez l'evaluation par processus, transferez les documents a conservation definitive vers le service d'archives et etablissez un bordereau d'elimination pour le reste avec l'autorisation de l'archiviste. La partie a detruire, avec un numero national et souvent des donnees sensibles, vous la faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous conservez ce qui doit rester la memoire de la ville et le reste disparait en securite.

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