Copropriété

Listes de membres et données personnelles lors d'un changement de conseil syndical

19 novembre 2025 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Dans beaucoup de copropriétés, le conseil syndical change régulièrement. Des bénévoles assurent un mandat, parfois démissionnent à l'improviste, parfois sont remplacés après un incident. Chaque changement fait passer des dossiers, des listes de membres et de la correspondance entre de nouvelles mains. Ce qui reste dans l'ancienne armoire ou sur l'ancien ordinateur portable est un problème RGPD en germe. Cet article décrit comment gérer un changement de conseil avec soin, en accordant une attention particulière à la destruction de ce qui n'est plus nécessaire.

La copropriété comme responsable du traitement

Juridiquement, ce n'est pas le conseil syndical mais la copropriété (la personne morale) qui est responsable du traitement au sens du RGPD. Le conseil agit pour le compte de la copropriété. Cette distinction compte lors d'un changement. Toutes les données personnelles détenues par un membre sortant du conseil sont la propriété de la copropriété, pas de la personne. Le membre sortant doit tout transmettre à son successeur ou, si une transmission n'est pas appropriée, le détruire.

Voyez aussi notre introduction Destruction de documents RGPD : ce qui est exigé des PME pour le cadre général.

Quelles données existent ?

Un conseil syndical actif gère souvent les données personnelles suivantes :

• Liste des membres avec nom, adresse, indice du lot, compte bancaire.
• Coordonnées : e-mail, téléphone, parfois langue de préférence.
• Correspondance par copropriétaire concernant les plaintes, les arriérés de paiement, les demandes de rénovation.
• Détails de location et coordonnées des locataires (le cas échéant).
• Rapports d'incident : nuisances, fuites, litiges.
• Dossiers de travaux contenant parfois des données personnelles d'entrepreneurs et de fournisseurs.

Une partie doit être reprise par le nouveau membre pour exercer son rôle. Une autre partie (brouillons d'e-mails, anciennes correspondances de plaintes déjà résolues, données personnelles ayant dépassé leur délai de conservation) doit être détruite.

Trois scénarios lors d'un changement

Scénario 1 : fin de mandat normale

Lors d'un changement planifié, le conseil sortant peut rédiger un document de passation avec un inventaire de ce qui est transmis et de ce qui est détruit. En pratique : un après-midi chez le membre sortant, tous les classeurs sur la table, une checklist cochée, le dossier remis au successeur, le reste dans le sac de destruction.

Scénario 2 : conflit ou démission inattendue

Plus délicat. Le membre qui part n'est parfois pas disposé ou pas en mesure d'organiser une passation ordonnée. Modifiez vous-même les accès au compte bancaire, à la messagerie et aux portails. Envoyez un courrier poli demandant que tous les documents de la copropriété soient restitués ou détruits de façon démontrable. Documentez-le.

Scénario 3 : passage à une gestion professionnelle

Si la copropriété passe d'un conseil bénévole à un syndic professionnel, les archives rejoignent le bureau du syndic. Entre la copropriété et le syndic, signez un accord de traitement (la copropriété reste responsable du traitement). Les anciens dossiers chez le conseil bénévole sont détruits au moment même où la passation est finalisée.

La plupart des fuites de données dans les copropriétés se produisent non pas pendant la gestion active, mais dans les semaines qui suivent un changement de conseil. D'anciens classeurs disparaissent, d'anciennes boîtes mail restent ouvertes, d'anciens ordinateurs portables finissent en vente sur Marktplaats.

Que transmettre, que détruire ?

Un repère général :

• À transmettre : la liste des membres à jour, les dossiers en cours (y compris les plaintes et arriérés pendants), les contrats encore actifs, les clés et les accès.
• À détruire chez le conseil sortant : les copies d'anciennes listes de membres, les correspondances de plaintes résolues, les brouillons d'e-mails, les versions provisoires de procès-verbaux, les ordres du jour des années passées.
• À verser aux archives formelles : les originaux signés des procès-verbaux d'assemblée générale, les comptes annuels, les contrats à conserver légalement.

N'oubliez pas les étapes numériques

Le volet papier est souvent visible, mais beaucoup de choses subsistent en numérique. Actions à chaque changement :

1. Modifiez le mot de passe de l'adresse e-mail de la copropriété (s'il en existe une).
2. Supprimez le membre sortant comme utilisateur des portails du syndic, de la banque, de l'assureur.
3. Vérifiez si l'e-mail personnel du membre sortant contient encore des courriers de la copropriété. Si oui : transmettez ou détruisez.
4. Ordinateurs portables ou disques externes ayant contenu des données de la copropriété : effacez de façon démontrable, et en fin de vie détruisez physiquement (voyez notre article sur effacer ou détruire un disque dur).

Destruction mobile à l'adresse du conseil sortant

Pour les copropriétés sans bureau professionnel, une solution pratique consiste à rendre visite au membre sortant avec un broyeur mobile. Notre camion de destruction se rend à l'adresse du conseil sortant, le papier passe dans la rue ou sur le parking à travers les têtes de coupe au niveau DIN 66399 P-5. Le membre sortant reçoit sur place un certificat au nom de la copropriété. Ce certificat rejoint les archives formelles comme preuve que l'ancien flux papier a été clôturé correctement. Plus de cartons au grenier, plus de risque d'être retrouvé par des héritiers dans dix ans.

En résumé

• La copropriété est responsable du traitement, pas le membre du conseil pris individuellement.
• À chaque changement, faites un inventaire et un document de passation.
• Transmettez ce qui est à jour, détruisez ce qui fait doublon ou est périmé.
• N'oubliez pas le volet numérique : accès, messagerie, ordinateurs portables.
• La destruction mobile à l'adresse du conseil sortant clôture proprement le flux papier.

Plus d'informations sur la destruction propre aux copropriétés sur notre page pour les copropriétés et syndics. Voyez aussi notre article sur le délai de conservation des procès-verbaux et comptes annuels de copropriété.