Copropriété

Procès-verbaux et comptes annuels de copropriété : délai de conservation et destruction

21 janvier 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Une copropriété est une personne morale qui naît de plein droit dès qu'un immeuble est divisé en lots de copropriété. Le Livre 5 du Code civil néerlandais (BW) en règle les bases. L'acte de division et le règlement type complètent le reste. Au fil des ans, les archives grandissent : procès-verbaux, comptes annuels, rapports d'entretien, polices d'assurance, correspondance avec les copropriétaires et les fournisseurs. Cet article expose ce qui doit rester et ce qui peut partir, et comment la copropriété ou le syndic organise concrètement la destruction.

Trois couches de documents de copropriété

Les archives se répartissent grossièrement en trois couches, chacune avec sa propre logique de conservation.

Couche 1 : permanente

• Acte de division et plans.
• Statuts et règlements (règlement intérieur, règlement type).
• Procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires.
• Liste des décisions et registre des décisions.

Ces documents forment l'ossature juridique de la copropriété et sont en pratique conservés de façon permanente. Ils sont nécessaires lors de la vente d'un lot, dans les litiges, dans les décisions de rénovation et lors d'un changement de syndic. Notaires et banques les demandent régulièrement. La destruction se pose rarement ici.

Couche 2 : sept ans ou plus

• Comptes annuels, bilan et compte de résultat.
• Budgets et décomptes de charges.
• Factures et preuves de paiement.
• Relevés bancaires et livres de caisse.
• Contrats avec fournisseurs et entrepreneurs (y compris la période de responsabilité).

Pour cette catégorie s'applique l'obligation fiscale de conservation de 7 ans. Les documents immobiliers ont parfois un délai de dix ans (période de régularisation de la TVA, vices cachés). Pour les gros travaux d'entretien, factures et plans d'exécution se conservent facilement vingt ans, car cela correspond au délai de prescription des vices cachés dans la construction.

Couche 3 : moins de sept ans

• Correspondance opérationnelle avec les copropriétaires.
• Courriers et e-mails de plainte sur les nuisances sonores, les fuites, le stationnement.
• Listes de travaux et petits devis qui n'ont pas débouché sur un contrat.
• Brouillons de procès-verbaux et documents de réunion.

Cette catégorie peut être éliminée progressivement. Pour la correspondance ordinaire sans suite juridique, deux à cinq ans de conservation suffisent selon le sujet. Les données personnelles qui ne sont plus pertinentes sont détruites dès que la finalité disparaît (RGPD art. 5, paragraphe 1, point e).

Des archives de copropriété qui ne sont jamais nettoyées deviennent un problème de responsabilité. En cas de fuite de données, vous perdez plus de données que vous n'auriez jamais dû conserver.

Réunions du conseil et commissions

Les procès-verbaux de l'assemblée générale sont formels et restent. Les procès-verbaux des réunions du conseil et des commissions (commission de contrôle, commission technique) ne doivent pas formellement être conservés, mais il est pratique de le faire tant que les décisions produisent encore des effets. Une conservation généreuse ne pose pas de problème, à condition de bien faire le ménage quand des personnes quittent leur fonction et que leur correspondance perd sa pertinence.

Données personnelles dans les archives de copropriété

Par définition, la copropriété traite des données personnelles des copropriétaires : nom, adresse, compte bancaire, souvent e-mail et téléphone. En cas d'arriérés, cela s'étend aux informations financières. La copropriété est responsable du traitement. Le syndic est généralement sous-traitant. Cela appelle un accord de traitement entre la copropriété et le syndic. Voyez notre checklist de l'accord de traitement.

Numérique ou papier ?

Beaucoup de petites copropriétés travaillent encore en partie sur papier : le classeur du président, le registre du trésorier, la boîte d'anciens devis. Les syndics versent de plus en plus de choses dans leurs propres portails. Les deux archives coexistent souvent. Lors du nettoyage :

1. Inventoriez ce qui existe (papier et numérique).
2. Répartissez par catégorie dans les trois couches ci-dessus.
3. Détruisez ce qui a dépassé son délai de conservation, sur les deux supports.
4. Documentez dans un court rapport de destruction qui accompagne les documents de l'assemblée générale.

Destruction mobile chez le syndic

Un syndic qui gère plusieurs copropriétés a souvent des archives communes dans un local de bureau. Une tournée annuelle de destruction mobile chez le syndic suffit dans la plupart des situations. Le camion de destruction arrive, le papier passe par les têtes de coupe sur place selon la norme DIN 66399 P-5, chaque copropriété reçoit un certificat pour sa propre administration. Pour les grandes copropriétés ou lors d'un changement de syndic, une tournée supplémentaire peut être utile.

En résumé

• Conservez l'acte de division, les règlements et les procès-verbaux d'assemblée générale de façon permanente.
• Comptes annuels et factures pendant sept ans, contrats d'entretien plus longtemps.
• Détruisez la correspondance et les brouillons après deux à cinq ans.
• La copropriété est responsable du traitement, le syndic est sous-traitant.
• Une tournée annuelle de destruction mobile chez le syndic suffit dans la plupart des cas.

Plus d'informations sectorielles sur notre page pour les copropriétés et syndics. Lisez aussi notre article sur les listes de membres et données personnelles lors d'un changement de conseil.