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Ports de plaisance : detruire les donnees des plaisanciers

30 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un port de plaisance traite plus de donnees personnelles qu'il n'y parait. Contrats d'amarrage avec nom et adresse, donnees des proprietaires de bateaux, numeros de bateau et d'immatriculation, le registre des membres et des abonnements du club nautique, donnees de paiement et de caution et images de videosurveillance des pontons. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie ne se conserve que tant que la relation dure. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la comptabilite se conserve sept ans, le reste pas plus longtemps que necessaire a l'amarrage et a son reglement. Les images de videosurveillance se conservent brievement. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat comme preuve.

Deux cadres : comptabilite et RGPD

Dans un port de plaisance, deux choses se croisent. L'obligation fiscale vous impose de conserver la comptabilite des amarrages, factures et cautions pendant sept ans. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation fiscale fixe le plancher pour les pieces financieres, le RGPD le plafond pour tout ce qui rend une personne ou un bateau identifiable.

Traitez donc les donnees par type. Un contrat d'amarrage n'a pas le meme statut qu'une note eparse sur un proprietaire de bateau ou une image de videosurveillance d'un ponton. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de l'amarrage ou de l'adhesion.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Contrat d'amarrage	Jusqu'au reglement et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Donnees de bateau et d'immatriculation	Liees a l'amarrage	tant que la relation dure
Registre des membres et abonnements	Tant que membre, puis eliminer	lie a la finalite
Donnees de caution et de paiement	Jusqu'au remboursement et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Images de videosurveillance des pontons	Limitation de conservation	quelques semaines

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme une loi fixe pour chaque cas. En cas de doute, consultez votre comptable ou votre conseil en protection des donnees. Le volet fiscal est explique dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Contrats d'amarrage et donnees des proprietaires

Le contrat d'amarrage est le coeur de votre comptabilite. Il contient nom, adresse, coordonnees et souvent le numero de bateau ou d'immatriculation, lie a un paiement et parfois a une caution. Le volet financier releve des sept ans fiscaux. Les donnees personnelles elles-memes se conservent tant que l'amarrage dure et tant qu'un litige sur le reglement peut encore surgir. Ensuite la base disparait et vous eliminez le contrat.

Faites surtout attention aux copies eparses qui s'accumulent hors du systeme. Une impression a l'accueil, un ancien livre des passagers, une feuille avec des tarifs et des noms. Ces papiers ne vont pas dans le bac a papier mais dans un conteneur ferme, prets pour une destruction en confiance.

Club, membres et abonnements

Beaucoup de ports fonctionnent en partie via un club nautique dote de son propre registre des membres. Listes de membres, formulaires d'inscription et donnees de cotisation sont des donnees personnelles que vous ne conservez pas plus longtemps que l'adhesion. Les anciens membres disparaissent eux aussi de votre comptabilite active des que le reglement est termine. La facon de nettoyer cela fonctionne comme dans d'autres clubs, decrite dans detruire la gestion des membres dans les clubs sportifs conformement au RGPD.

Lors d'un changement de conseil, des listes et dossiers passent souvent de main en main. Ne transmettez que ce dont le nouveau conseil a besoin et faites detruire le reste en confiance, afin qu'aucun archivage parallele ne reste chez un ancien membre du conseil. La meme approche vaut pour les listes de membres et donnees personnelles lors d'un changement de conseil.

Videosurveillance sur les pontons

Pontons et portails d'acces sont souvent equipes de cameras contre le vol et le vandalisme. Ces images sont des donnees personnelles et relevent du RGPD. Conservez-les brievement, en general quelques semaines au plus, sauf si un incident concret justifie une conservation plus longue. Notez qui a acces aux images et ecrasez-les ou detruisez-les ensuite. Les regles completes figurent dans images de videosurveillance : delai de conservation et destruction.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, contrats, listes de membres et images de videosurveillance.
2. Conservez les pieces financieres sept ans a partir de la fin de l'exercice.
3. Eliminez les contrats et donnees de bateau des que l'amarrage est regle.
4. Nettoyez le registre des membres apres la fin de l'adhesion.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees des proprietaires sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees d'identite, de paiement et parfois de caution. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de capitainerie ou une sauvegarde contenant un fichier de membres en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les anciens contrats indefiniment. Apres reglement et le delai fiscal, la finalite disparait.
• Laisser trainer les donnees de bateau. Les impressions a l'accueil vont dans un conteneur ferme.
• Garder les anciens membres dans la comptabilite active. Nettoyez-les apres la fin de l'adhesion.
• Conserver les images de videosurveillance trop longtemps. Gardez-les brievement puis ecrasez-les ou detruisez-les.
• Jeter non broye. Une liste de membres dans la rue est une violation de donnees a notifier.

Questions frequentes

Combien de temps un port de plaisance conserve-t-il les contrats d'amarrage ?

Le volet financier du contrat releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans, comptee a partir de la fin de l'exercice. Une fois l'amarrage resilie et regle, vous conservez les donnees personnelles pas plus longtemps que necessaire au reglement d'eventuels litiges.

Puis-je conserver indefiniment les donnees d'immatriculation des bateaux ?

Non. Les donnees de bateau et d'immatriculation sont liees a l'amarrage et au contrat. Des que cette relation prend fin et que le reglement est termine, la base pour les conserver disparait. Les garder indefiniment ne cadre pas avec la limitation de conservation du RGPD.

Combien de temps conserver les images de videosurveillance des pontons ?

Vous conservez les images brievement, en general quelques semaines au plus, sauf si un incident concret justifie une conservation plus longue. Ensuite les images sont ecrasees ou detruites et vous notez qui y avait acces.

Comment detruire les donnees des plaisanciers conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction. Vous notez la destruction dans votre registre des traitements comme preuve.

Conclusion

Un port de plaisance travaille avec des donnees d'identite, de paiement et d'immatriculation de chaque proprietaire de bateau, entre l'obligation fiscale et le RGPD. Conservez la comptabilite sept ans, eliminez les contrats et donnees de bateau des que l'amarrage est regle et nettoyez le registre des membres apres la fin de l'adhesion. Les images de videosurveillance se conservent brievement. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos plaisanciers.

A lire aussi : piscines : detruire les donnees des membres, centres equestres : detruire les donnees des clients, refuges pour animaux : detruire les donnees des proprietaires et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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