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Entreprises d'installation : detruire les donnees clients

25 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une entreprise d'installation intervient chez des particuliers et dans des locaux professionnels. Electricite, chauffage, pompes a chaleur, panneaux solaires, froid ou securite, a chaque intervention vous notez des adresses clients et coordonnees, parfois des donnees de cles et d'acces d'un batiment, des contrats de service et de maintenance, des rapports de controle et d'installation et bien sur des devis et factures. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie se conserve pour la garantie et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide, les devis qui aboutissent a une commande et toutes les factures se conservent sept ans au titre de l'obligation fiscale. Les adresses clients et les rapports d'installation se conservent tant que la relation, la garantie ou un delai de controle court. Les donnees de cles et d'acces se suppriment des que la commande prend fin. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : obligation fiscale et RGPD

Dans une entreprise d'installation, deux choses se croisent. L'obligation fiscale vous impose de conserver les devis, les factures et la comptabilite associee pendant sept ans. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation fiscale fixe le plancher pour votre comptabilite, le RGPD le plafond pour les donnees clients et de locaux que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees par type. Une facture n'a pas le meme statut qu'un code de cle ou un ancien plan d'installation. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Un rappel sur combien de temps conserver les documents aide a cadrer les delais.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la commande ou de la garantie.

Partie	Point de depart	Delai
Devis et factures	Obligation fiscale	7 ans
Adresses clients et coordonnees	Lie a la finalite	jusqu'a fin de relation ou garantie
Donnees de cles et d'acces	Tant que la gestion court	aussitot la commande terminee
Contrats de service et de maintenance	Duree et litige	duree du contrat + delai raisonnable
Rapports de controle et d'installation	Garantie et responsabilite	delai de garantie ou de controle
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos propres accords et des normes applicables. En cas de doute, consultez votre organisation professionnelle ou votre conseil en protection des donnees. Un apercu complet par type de document figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Donnees de cles et d'acces : particulierement sensibles

Si vous travaillez avec des cles, des boitiers a cles, des codes d'alarme ou des badges d'acces d'un client, vous gerez la securite de ce batiment. Ces donnees sont particulierement sensibles, car en de mauvaises mains elles donnent litteralement acces. Notez seulement ce dont vous avez besoin pour la commande, ne conservez pas les codes dans un simple carnet ou un simple courriel et supprimez-les des que la gestion ou la commande prend fin. Ce que vous avez eu sur papier, comme une impression de codes ou un plan de cles, s'elimine en confiance plutot qu'avec le bac a papier.

Consignez en interne qui a acces a ces donnees et gardez les bureaux et les fourgons vides en fin de journee. Une politique de bureau propre avec destruction evite qu'un plan de cles ou une liste d'adresses traine sur un etabli.

Rapports de controle, d'installation et de reception

Une installation s'accompagne souvent d'un rapport de controle ou d'installation, d'un rapport de mesure ou d'un document de reception. Vous les conservez tant que vous devez pouvoir rendre compte de l'installation et que la garantie ou le delai de controle court. Tant qu'un client peut encore faire valoir une garantie ou qu'un controle doit rester valable, il existe une base valable pour conserver le rapport. Ce delai passe, la finalite disparait et vous l'eliminez en confiance.

Cela fonctionne comme dans la construction, ou les dossiers apres reception ont leur propre delai. Qui travaille avec des sous-traitants ou des entreprises generales reconnaitra l'approche des dossiers UAV-GC apres reception. Conservez ce que vous devez pouvoir demontrer, eliminez le reste de facon structuree.

Fourgons de service, planning et adresses clients en tournee

Beaucoup de donnees clients voyagent dans le fourgon, bons de travail, listes d'adresses, plannings et parfois un GPS ou une tablette pleine d'adresses. Cette information ne doit pas trainer et surtout pas partir avec le bac a papier ou dans une poubelle publique. Rassemblez les bons de travail termines dans un conteneur ferme et supprimez les adresses des appareils avant de les reprendre. L'approche pour les donnees dans et autour d'un parc de vehicules est detaillee dans les donnees des chauffeurs et le RGPD dans la flotte.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, contact client, gestion des cles, contrats et rapports.
2. Conservez devis et factures sept ans au titre de l'obligation fiscale.
3. Supprimez les donnees de cles et d'acces des que la commande ou la gestion prend fin.
4. Conservez les rapports tant que la garantie ou le delai de controle court.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees clients sont detruites en confiance, car elles contiennent des adresses, des donnees de cles et d'acces et parfois des donnees financieres. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de bureau, une tablette ou un telephone contenant des donnees clients et des adresses en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver trop longtemps codes de cles et d'alarme. Supprimez-les des que la commande ou la gestion prend fin.
• Conserver les rapports indefiniment. Apres le delai de garantie ou de controle, la finalite disparait.
• Laisser trainer les bons de travail dans le fourgon. Rassemblez-les fermes et detruisez-les en confiance.
• Jeter non broye. Une liste d'adresses ou un plan de cles dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une entreprise d'installation doit-elle conserver devis et factures ?

Les devis qui aboutissent a une commande et toutes les factures relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les adresses clients et coordonnees se conservent tant que la relation ou une garantie court, puis s'eliminent.

Que faire des donnees de cles et d'acces des locaux ?

Les codes de cles, codes d'alarme et donnees d'acces sont particulierement sensibles. Supprimez-les des que la commande ou la gestion prend fin et ne les conservez jamais plus longtemps que necessaire. Ce qui etait sur papier s'elimine en confiance.

Combien de temps conserver les rapports de controle et d'installation ?

Vous conservez les rapports tant que la garantie ou le delai de controle court et que vous devez pouvoir rendre compte de l'installation. Ensuite la finalite disparait et vous les eliminez en confiance.

Comment detruire les donnees clients conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une entreprise d'installation travaille avec des adresses, des donnees de cles et d'acces, des contrats et des rapports de chaque client, entre l'obligation fiscale et le RGPD. Conservez devis et factures sept ans, conservez les rapports tant que la garantie ou le delai de controle court et supprimez les donnees de cles et d'acces des que la commande prend fin. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients et la securite de leurs locaux.

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