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Entreprises de nettoyage : detruire les donnees clients

3 aout 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une entreprise de nettoyage entre partout. Dans les bureaux, les cabinets, les ecoles et les logements. Elle traite ainsi des adresses clients, des donnees d'acces et de cles, des codes d'alarme, des contrats et des plannings, et de ses propres agents des donnees personnelles et un extrait de casier. Une partie releve de l'obligation fiscale de conservation, une partie ne se garde que tant que la mission dure, et les donnees d'acces sensibles doivent etre conservees le plus brievement possible. Ce guide montre, par element, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le faire detruire en confiance.

En bref. La facturation et la comptabilite relevent des sept ans fiscaux. Les contrats et les plannings se gardent jusqu'a la fin de la mission. Les adresses clients, les listes de cles et les codes d'alarme ne se conservent pas plus longtemps que l'acces ne dure. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : la mission et le RGPD

Dans une entreprise de nettoyage, deux choses se croisent. Depuis la mission, vous avez besoin de certaines donnees pour faire votre travail, d'une adresse et d'un code d'acces jusqu'a un planning. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. La mission fixe le plancher de ce dont vous avez besoin pendant le travail, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps ensuite.

Traitez donc les donnees par type. Une facture n'a pas le meme statut qu'une liste de cles ou un code d'alarme. Un contrat en cours est autre chose qu'un ancien planning qui ne correspond plus a rien depuis des mois. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par element

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la mission ou de la fin du contrat de travail.

Element	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Contrats et plannings	Jusqu'a la fin de la mission et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Adresses clients et coordonnees	Tant que la mission dure	duree de la mission
Donnees de cles, d'acces et d'alarme	Le plus limite possible	jusqu'a la fin de l'acces
Dossier du personnel de l'agent	Apres le depart	en general 2 ans
Extrait de casier de l'agent	Seulement comme preuve	le plus brievement possible

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos propres accords et contrats. La ligne generale par type de document figure dans combien de temps conserver les documents, et la liste complete des delais legaux figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Acces, cles et codes d'alarme : le plus sensible

Les donnees les plus sensibles d'une entreprise de nettoyage ne concernent pas vous-meme, mais les locaux de vos clients. Une liste de cles, une liste de badges d'acces et surtout un code d'alarme valent de l'or pour qui veut nuire. Gerez donc cette information le plus strictement possible. Ne consignez que ce dont vous avez besoin, ne la gardez pas sur un bout de papier a l'accueil et actualisez-la aussitot qu'un agent part ou qu'une mission se termine.

Lorsqu'un client s'en va ou qu'un batiment change de serrure, les anciens codes et listes de cles perdent leur finalite. Si vous les conservez malgre tout, vous gardez chez vous un risque dont vous n'avez plus besoin. Une politique de bureau propre qui regle aussi la destruction aide a ne pas laisser ces papiers trainer au bureau ou dans la voiture. Ce que vous n'utilisez plus, vous l'eliminez en confiance au lieu de le glisser dans un tiroir.

Clients a distance et agents en deplacement

Beaucoup d'entreprises de nettoyage travaillent depuis un petit bureau ou depuis chez elles. Les plannings, les listes d'adresses et les contrats clients voyagent alors dans des sacs, dans des voitures et sur des telephones. C'est pratique, mais cela augmente le risque que des donnees confidentielles restent quelque part. Traitez le papier en deplacement avec autant de soin qu'au bureau. Les points d'attention pour le teletravail avec des documents confidentiels valent ici pleinement.

Convenez de l'endroit ou vont les plannings et listes d'adresses imprimes apres usage. Rassemblez-les de facon centrale dans un bac ferme et faites-les detruire a intervalles reguliers. Vous evitez ainsi qu'une ancienne liste de clients finisse dans les vieux papiers ou dans une poubelle sur place.

Donnees du personnel et extraits de casier des agents

De vos propres salaries, vous traitez des donnees personnelles, des contrats, des bulletins de paie et souvent un extrait de casier judiciaire (VOG). Un VOG se conserve le plus brievement possible. Vous en avez besoin comme preuve d'avoir vu l'extrait a l'embauche, pas pour le garder des annees. Le dossier du personnel s'elimine en grande partie dans les deux ans suivant le depart, avec une partie fiscale comme les donnees de salaire qui dure plus longtemps. La repartition complete par element figure dans le delai de conservation du dossier du personnel sous le RGPD.

Gardez les dossiers des agents nettement a part de l'administration clients. Ainsi, au moment de faire le tri, vous savez exactement ce qui releve d'un delai fiscal et ce qui peut partir apres le contrat de travail. Ce que vous imprimez, vous l'eliminez en confiance des qu'il a rempli sa finalite.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, contrats, adresses clients, donnees d'acces et dossiers du personnel.
2. Limitez les donnees d'acces aux cles, badges et codes dont vous avez vraiment besoin.
3. Actualisez a chaque changement des qu'un agent part ou qu'une mission se termine.
4. Respectez la comptabilite selon le delai fiscal de sept ans.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des bacs fermes, pas dans les vieux papiers.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees clients et d'acces se font detruire en confiance, car elles contiennent des adresses, des informations de cles et d'alarme et parfois des donnees du personnel. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de planning, un telephone ou une cle USB avec des plannings clients en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Laisser trainer les listes de cles et les codes d'alarme. Gerez-les de facon limitee et actualisez a chaque changement.
• Conserver d'anciens codes apres un changement de serrure. Sans acces, la finalite de ces donnees disparait.
• Conserver les extraits de casier pendant des annees. Un extrait doit rester le plus brievement possible dans le dossier.
• Jeter les adresses clients dans les vieux papiers. Une liste d'adresses dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une entreprise de nettoyage conserve-t-elle les donnees clients et contractuelles ?

La facturation et la comptabilite relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les contrats et plannings se gardent jusqu'a la fin de la mission et tant qu'une garantie ou un litige peut encore se presenter. Les adresses clients isolees ne se conservent pas plus longtemps que la mission ne dure.

Que faire des cles, badges d'acces et codes d'alarme d'un client ?

Gerez ces donnees le plus strictement possible et actualisez-les aussitot qu'un agent part ou qu'une mission se termine. Les codes et listes de cles sur papier s'eliminent en confiance des que l'acces n'est plus necessaire.

Combien de temps puis-je conserver l'extrait de casier et le dossier du personnel d'un agent ?

Un extrait de casier se conserve le plus brievement possible, seulement comme preuve de l'avoir vu a l'embauche. Le dossier du personnel s'elimine en grande partie dans les deux ans suivant le depart, avec une partie fiscale qui dure plus longtemps.

Comment detruire ces donnees conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee dans le registre des traitements.

Conclusion

Une entreprise de nettoyage travaille avec des adresses clients, des donnees de cles et d'alarme, des contrats et les donnees personnelles de ses propres agents, entre la mission et le RGPD. Gardez la comptabilite sept ans, conservez les contrats jusqu'a la fin de la mission et soyez extremement prudent avec les donnees d'acces. Actualisez les listes de cles et les codes a chaque changement et eliminez les extraits de casier et les anciens dossiers du personnel a temps. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez le RGPD et protegez les locaux et les donnees de vos clients.

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