Construction

Dossiers UAV-GC après livraison : conserver ou détruire ?

11 février 2026 · 7 min de lecture · DeSnipperaar

Un chantier ne s'arrête pas à la livraison. Les périodes de garantie ne commencent qu'à ce moment, la phase d'entretien démarre et d'éventuels litiges sur des avenants ou des défauts peuvent surgir des années plus tard. Pour autant, le dossier de construction ne grossit pas indéfiniment. À un moment donné, les archives papier (et leur sauvegarde numérique) doivent partir. Cet article aligne les délais de conservation et les moments de destruction pour les projets UAV-GC 2005 et les contrats de construction comparables.

Public visé. Administrateurs de projet, préparateurs de travaux et juristes internes chez les entreprises générales et les sous-traitants.

Le dossier de livraison : que contient-il ?

Un dossier de livraison UAV-GC est généralement un ensemble de documents contractuels, de plans, de correspondance et de comptes rendus d'exécution. L'essentiel se compose de.

• Contrat de travaux, cahier des charges de base et de demande, annexes.
• Avenants, états d'acompte convenus.
• Plans de révision (as-built), calculs, certificats des matériaux utilisés.
• Rapports d'inspection et d'audit de la phase d'exécution.
• Procès-verbal de livraison, liste des points restants et leur résolution.
• Correspondance avec le client, les conseillers et les sous-traitants.
• Relevés de temps et dossier de projet interne.

Une partie est pertinente sur le plan fiscal, une autre sur le plan juridique et une autre purement opérationnelle. Le délai de conservation suit l'exigence la plus lourde par document.

Périodes de garantie : 5 ans, 10 ans, parfois plus

L'UAV-GC 2005 prévoit une période d'entretien et une période de responsabilité pour les défauts. Les cadres habituels.

• Période d'entretien : généralement 6 ou 12 mois après la livraison, fixée par contrat.
• Responsabilité pour défauts : après la période d'entretien, l'entrepreneur reste responsable des défauts graves qui lui sont imputables. L'art. 7:761 BW prévoit une prescription spécifique pour les vices cachés, avec un délai ultime de 20 ans en cas de danger pour les personnes ou les biens.
• Vices cachés en général : en pratique, on retient souvent 10 ans pour les vices cachés en dehors d'une situation de danger direct.
• Construction résidentielle (Wkb) : depuis la loi sur l'assurance qualité de la construction, une obligation de documentation supplémentaire s'applique (dossier pour l'autorité compétente, dossier consommateur).

Concrètement, les dossiers de construction ne peuvent partir qu'une fois la responsabilité prescrite, plus éventuellement le délai fiscal de sept ans pour la partie administrative.

Conservation fiscale : 7 ans comme plancher

Pour la partie administrative du dossier (états d'acompte, facturation, relevés de temps, documents de TVA), l'art. 52 AWR impose une conservation de sept ans. Pour les documents de TVA liés à l'immobilier, parfois neuf ans (délai de révision). Voir notre article Délai de conservation fiscale de 7 ans pour les détails.

En pratique, ce ne sont que rarement les factures qui doivent être conservées le plus longtemps, mais les documents techniques d'exécution. Le délai fiscal expire souvent avant le délai de responsabilité.

Quand les archives de chantier peuvent-elles partir ?

Une règle pratique applicable aux dossiers UAV-GC de projets clôturés.

1. Attendez que les périodes d'entretien et de garantie aient expiré.
2. Vérifiez si le délai de 10 ans pour les vices cachés a expiré (ou plus en cas de risque pour les personnes).
3. Vérifiez si le délai fiscal de 7 ans pour la partie administrative est écoulé.
4. Confirmez l'absence de réclamations, litiges ou procédures en cours.
5. Si tous ces contrôles sont au vert, le dossier peut partir.

Pour beaucoup d'entreprises de construction, cela signifie une campagne d'archivage des projets livrés il y a 10 à 12 ans. Les caisses d'archives administratives sont souvent mises de côté plus tôt, dès que le délai fiscal est passé et qu'aucun lien technique n'est plus nécessaire.

Que ne faut-il pas mettre dans le bac à papier ?

• Documents d'exécution liés au personnel (listes de présence, formulaires toolbox avec noms).
• Plans de construction confidentiels (sécurité, accès, coffres, plan des caméras).
• Contrats clients à sensibilité financière ou juridique.
• RI&E et rapports d'inspection décrivant des installations.
• Supports de sauvegarde (anciens disques durs, clés USB, ordinateurs portables) des bureaux de chantier.

La voie directe vers le conteneur à papier ou le flux de déchets général entraîne un risque RGPD et un risque d'entreprise inutiles. Pour un aperçu des risques lors des déménagements de bureaux, voir Déménagement de bureau : que détruire ?.

En pratique : destruction sur site

Pour les entreprises de construction disposant de leur propre site à Amsterdam-Noord ou à proximité, la destruction sur site est la voie pratique. Les caisses des archives de l'entreprise n'ont pas besoin d'être transportées vers une installation centrale. Le broyeur vient sur le parking. DIN 66399 P-5 pour le papier et les plans, H-4 ou E-4 pour les supports.

Avantage pour les administrations de construction. Une salle d'archives se trouve souvent en bordure de site ou au rez-de-chaussée près des bureaux de chantier. Faire venir un camion broyeur est généralement plus facile à planifier que chez des cabinets d'avocats ou des comptables en centre-ville.

Le certificat comme clôture du dossier de projet

Un certificat de destruction est la pièce de clôture du dossier. Il prouve que le délai de conservation a expiré et que les archives ont été éliminées. Archivez le certificat dans le système qualité central de l'entreprise de construction, avec le numéro de projet et la date de destruction. Ainsi, la traçabilité subsiste même après la destruction.

Plus d'informations sur notre service pour le secteur de la construction sur la page sectorielle entreprises de construction.

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En résumé : les dossiers UAV-GC ne peuvent partir qu'une fois les périodes de garantie et le délai fiscal expirés. En pratique, cela représente 10 ans ou plus après la livraison. La destruction sur site combine la limitation de conservation du RGPD, la confidentialité de l'entreprise et la faisabilité pratique en une seule session.