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Immobilier

Dossiers NVM après la transaction : délai de conservation et destruction

· 6 min de lecture · DeSnipperaar

Un dossier d'agent immobilier contient des données sensibles. Identification de l'acheteur et du vendeur, justificatifs de revenus pour la capacité de financement, rapports d'expertise, actes de vente, correspondance, relevés bancaires pour la Wwft. Après la transaction, le notaire et le délai de réflexion, le dossier continue d'exister. Mais pas indéfiniment. Cet article explique quels délais sont pertinents pour les agents immobiliers, quelles obligations du code de conduite NVM entrent en jeu et comment la destruction s'organise en pratique.

Le code de conduite NVM comme point de départ

Les agents immobiliers affiliés à la NVM sont liés par le Code d'honneur et les règles de conduite de l'association professionnelle. Ceux-ci imposent diligence et confidentialité pendant et après la prestation de service. Les délais de conservation précis ne sont pas toujours explicitement indiqués. Ils découlent des cadres légaux auxquels l'agent NVM doit se conformer, en particulier la Wwft, le RGPD et l'obligation fiscale de conservation.

Wwft : 5 ans après la fin de la relation client

Les agents immobiliers sont soumis à la Wwft lorsqu'ils interviennent dans l'achat et la vente de biens immobiliers. Cela implique un examen de la clientèle, une identification et une obligation de signaler les transactions inhabituelles. Toute cette documentation (copie de la pièce d'identité, vérification UBO, dossier de transaction) doit être conservée au moins cinq ans après la fin de la relation client ou après la réalisation de la transaction. Voir aussi Wwft 5 ans d'examen de la clientèle.

Conservation fiscale : 7 ans

Les documents administratifs ayant une portée fiscale, comme les factures, les notes de commission, le grand livre et les états de frais du bureau, relèvent des sept ans. Ce délai concerne surtout l'administration du bureau. Les données relatives au bien lui-même (données d'achat et de vente pertinentes pour les droits de mutation ou la WOZ) peuvent rester pertinentes plus longtemps, mais elles se trouvent généralement chez le propriétaire et le notaire, pas chez l'agent immobilier.

Limitation de la conservation selon le RGPD

L'article 5, paragraphe 1, point e) du RGPD énonce que les données personnelles ne peuvent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Une fois les délais légaux écoulés, la destruction est obligatoire, sauf si une autre base s'applique encore (par exemple une affaire disciplinaire ou un litige en cours). L'argument « au cas où » n'est pas une base valable au regard du RGPD.

Un bureau d'agent immobilier qui garde au grenier chaque dossier depuis sa création aura tôt ou tard des copies de pièces d'identité de 2001 sur place. C'est une fuite de données qui ne demande qu'à arriver.

Une matrice de conservation pratique pour les agents immobiliers

  • Identification Wwft, UBO, évaluation de la transaction : 5 ans après la fin de la prestation.
  • Correspondance autour de la médiation : 5 ans de façon pragmatique.
  • Rapports d'expertise et documents d'offre : 5 ans.
  • Copie de l'acte de vente et de l'acte de transfert : les originaux se trouvent chez le notaire, la copie de l'agent 5 ans.
  • Notes de commission et administration du bureau : 7 ans à des fins fiscales.
  • Copie de pièce d'identité pour les non-clients (comme les formulaires de visite) : aussi court que possible, généralement un an au maximum.

Faire le ménage après le délai

De nombreux bureaux organisent une journée de nettoyage annuelle. Les dossiers ayant dépassé de 5 ans (ou de 7 ans pour la partie fiscale) leur achèvement partent dans des sacs ou des conteneurs de destruction. Séparer le matériel Wwft des documents fiscaux fait gagner du temps. Vous détruisez ce que vous pouvez, vous conservez ce que vous devez.

Norme de destruction

Les dossiers d'agent immobilier contiennent des données personnelles, des numéros BSN (sur les copies de pièces d'identité), des données financières et parfois des catégories particulières (données médicales dans des expertises pour des cas de divorce). La norme pour les données personnelles confidentielles est DIN 66399 P-5. Un broyeur de bureau ordinaire ne suffit pas. Lisez le contexte dans DIN 66399 expliqué P-5 P-6.

Destruction mobile au bureau

Pour les agences immobilières de la région d'Amsterdam-Noord, DeSnipperaar vient à votre bureau avec un camion broyeur mobile. Les dossiers ne quittent pas les lieux intacts. Vous ou votre responsable d'agence regardez par la vitre latérale et signez ensuite le certificat. Une tournée annuelle suffit à la plupart des bureaux. Pour les volumes importants ou les pics saisonniers (nettoyages de printemps et d'automne), nous conseillons des tournées supplémentaires.

Nettoyage annuel des anciens dossiers d'achat ?

Nous venons à votre bureau, détruisons les dossiers expirés sur place selon la norme DIN 66399 P-5 et remettons aussitôt un certificat. Sans contrat, sans minimum.

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Enregistrement dans le registre des traitements

Consignez dans le registre des traitements RGPD : quelles catégories de dossiers, quel délai de conservation, quel sous-traitant de destruction. Joignez le certificat par tournée de nettoyage. En cas de contrôle de l'AP ou de plainte disciplinaire, c'est votre preuve que vous structurez le nettoyage au lieu de laisser « tout au grenier ».

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Plus d'informations sur notre approche pour les agents immobiliers, les experts et les bureaux immobiliers sur Agents immobiliers & experts. Lisez aussi la confidentialité des photos de logements après la vente.

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