Recrutement

Cabinets de recrutement : detruire les profils candidats

20 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un cabinet de recrutement ou d'approche directe rassemble les profils les plus complets qui soient : CV, lettres de motivation, resultats d'evaluation, references, pretentions salariales et parfois une copie d'une piece d'identite ou d'un diplome. Vous ne pouvez pas conserver ces donnees indefiniment, car un candidat a un droit a l'oubli une fois la finalite servie. Ce guide montre combien de temps vous conservez les profils candidats, ce que signifient la regle des quatre semaines et le vivier, et comment detruire le reste en confiance.

La reponse rapide : les donnees d'un candidat ecarte se conservent en principe quatre semaines, ou jusqu'a un an avec consentement pour un vivier. Un candidat place rejoint la comptabilite de l'employeur ou votre propre comptabilite fiscale. Les evaluations et references se traitent a part. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Pourquoi les profils candidats exigent du soin

Un profil candidat n'est pas un CV isole, mais un dossier plein d'informations personnelles. A cote de l'experience et de la formation figurent souvent une evaluation, un test de personnalite, des references, des pretentions salariales et parfois un contexte sensible. Les resultats d'evaluation et les references touchent aux performances et parfois a la sante ou a la situation personnelle. Un profil est donc plus sensible qu'il n'y parait, et le RGPD exige la limitation de conservation et un niveau de securite adapte.

Conserver parce qu'un candidat pourrait un jour etre utile n'est pas un motif valable sans consentement. Qui garde un profil sans finalite garde des donnees qui auraient du partir. C'est exactement ce que la regle des quatre semaines et le vivier cherchent a eviter.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de l'achevement de la procedure.

Partie	Point de depart	Delai
Comptabilite et facturation	Obligation fiscale	7 ans
Candidat ecarte	Regle des quatre semaines	4 semaines
Vivier	Avec consentement	jusqu'a ~1 an
Evaluations et references	Donnees sensibles	detruire finement
Candidat place	Vers l'employeur ou la comptabilite	transferer
Notes de travail et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. La logique generale des delais figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre conseil en protection des donnees.

La regle des quatre semaines et le vivier

Pour un candidat ecarte, la ligne courante est de supprimer les donnees quatre semaines apres la fin de la procedure. Si vous voulez conserver le profil plus longtemps pour un poste futur possible, cela n'est permis qu'avec le consentement du candidat, en general jusqu'a un an. Consignez ce consentement et supprimez le profil des que le delai expire ou que le consentement est retire. Ainsi vous ne gardez que des profils presents sur une base valable.

En approche directe et chasse de tetes, vous travaillez parfois avec des profils plus longs de personnes qui n'ont pas postule elles-memes. La aussi, il vous faut une base legale, vous informez le candidat et vous reevaluez les donnees periodiquement. Un profil que plus personne ne consulte et sans base doit etre elimine.

Evaluations, references et le donneur d'ordre

Les resultats d'evaluation, tests de personnalite et references sont la partie la plus sensible d'un profil. Gardez-les a part de facon reconnaissable, limitez l'acces a qui en a besoin et detruisez-les a un niveau fin une fois la finalite servie. Si vous travaillez pour le compte d'un employeur, vous etes souvent sous-traitant et consignez les accords de conservation et de destruction dans un accord de sous-traitance. Adaptez vos delais a ces accords.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez le dossier en comptabilite, profil candidat, evaluations et vivier.
2. Supprimez les candidats ecartes apres quatre semaines, sauf consentement.
3. Gerez le vivier sur la base du consentement et d'une date de fin fixe.
4. Traitez evaluations et references a part et a un niveau de destruction fin.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les profils candidats sont detruits en confiance, car ils contiennent des CV, des evaluations et parfois des donnees d'identite et de diplome. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien serveur d'ATS ou une sauvegarde contenant des profils candidats en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et de votre donneur d'ordre, que vous avez agi avec soin. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les candidats ecartes par precaution. Apres quatre semaines, la finalite disparait sans consentement.
• Remplir le vivier sans consentement. Conserver plus longtemps exige une base valable.
• Traiter evaluations et references comme du papier ordinaire. Ce sont des donnees sensibles.
• Jeter non broye. Un CV avec des donnees personnelles dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un cabinet de recrutement peut-il conserver un CV ?

Pour un candidat ecarte, la ligne courante est quatre semaines apres la fin de la procedure, ou jusqu'a un an avec le consentement du candidat pour un vivier. Ensuite vous eliminez les donnees, sauf autre base valable.

Puis-je conserver des candidats dans un vivier ?

Uniquement avec le consentement du candidat et pour une duree convenue, souvent un an. Consignez le consentement, rappelez-le au candidat et supprimez le profil des que le consentement expire ou est retire.

Les evaluations et references sont-elles des donnees sensibles ?

Les resultats d'evaluation, tests de personnalite et references sont des donnees sensibles et parfois des donnees particulieres. Traitez-les a part, limitez l'acces et detruisez-les a un niveau fin des qu'elles ne sont plus necessaires.

Comment detruire les donnees candidats conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un cabinet de recrutement gere des profils complets de candidats, avec evaluations et references melees. Supprimez les candidats ecartes apres quatre semaines, gerez le vivier sur la base du consentement et transferez les candidats places. Traitez evaluations et references a part et adaptez vos delais au donneur d'ordre. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance a un niveau fin, avec un certificat comme preuve. Ainsi vous ne conservez rien trop longtemps et respectez le droit a l'oubli de vos candidats.

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