Imprimerie

Imprimeries : detruire donnees variables et rebuts

20 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une imprimerie qui fait de la donnee variable ou du publipostage n'imprime pas des feuilles anonymes. Bulletins de paie, courriers bancaires, releves d'assurance, convocations medicales et cartes de membre sortent de la presse, chacun avec un nom, une adresse et parfois une donnee de sante ou financiere. A cote du tirage propre, il y a des rebuts, des epreuves et des exemplaires excedentaires, et sur le serveur se trouve le fichier d'adressage complet du client. Ce guide montre ce que vous conservez, ce qui doit partir aussitot et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : pour la donnee variable, vous etes generalement sous-traitant pour le client, et les accords figurent dans un contrat de sous-traitance. Le fichier d'adressage ne se conserve pas plus longtemps que la commande ne l'exige et se supprime ensuite du RIP et du serveur. Les rebuts et excedents se detruisent en confiance, pas dans le recyclage ordinaire. Ce qui peut partir disparait avec un certificat comme preuve.

L'imprimerie comme sous-traitant

Avec la donnee variable, vous traitez des donnees personnelles pour le compte de votre client. Ce client, par exemple une banque, un assureur ou une association, est responsable de traitement et fixe la finalite. Vous etes sous-traitant et n'executez que ce qui est convenu. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser les donnees a vos propres fins ni les conserver plus longtemps que la commande ne l'exige. Consignez-le dans un contrat de sous-traitance, comme decrit dans la checklist du contrat de sous-traitance.

Le role de sous-traitant rend le nettoyage soigneux d'autant plus important. Ce que vous imprimez appartient au client, et la responsabilite de le faire disparaitre ensuite vous incombe tant qu'il est chez vous. Un rebut ou un ancien fichier d'adressage qui traine est une violation de donnees qui atterrit a votre nom.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la livraison de la commande.

Partie	Point de depart	Delai
Comptabilite et facturation	Obligation fiscale	7 ans
Fichier d'adressage du client sur le RIP ou le serveur	Contrat de sous-traitance	eliminer apres livraison
Rebuts et epreuves	Donnees personnelles du client	detruire en confiance
Excedents et stock restant	Donnees personnelles du client	detruire en confiance
Donnees sensibles (medicales, financieres)	Protection renforcee	detruire finement
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. Fixez le delai exact du fichier d'adressage dans le contrat de sous-traitance avec le client. Le volet preuve est dans le certificat de destruction lie a votre propre comptabilite.

Le fichier d'adressage sur le RIP et le serveur

Le plus grand risque numerique est le fichier d'adressage lui-meme. Pour personnaliser un tirage, vous chargez le fichier d'adresses ou de clients complet sur le RIP et le serveur. Ce fichier est souvent l'ensemble de donnees personnelles le plus complet que vous deteniez. Supprimez-le une fois la commande livree et verifiee, sauf si le contrat de sous-traitance prevoit une courte periode pour un retirage ou une reclamation. Supprimer un fichier signifie ici aussi emporter les sauvegardes et copies temporaires, sinon la donnee reste sur le disque.

Si un serveur ou un disque est mis au rebut ou remplace, ce support doit etre detruit en confiance. Ainsi aucun fichier client complet ne reste sur du materiel amorti.

Rebuts, epreuves et excedents

Chaque commande personnalisee produit un dechet qui n'est pas du papier ordinaire. Les rebuts avec un mauvais calage, les epreuves pour le controle des couleurs et les excedents qui ne partent pas dans l'envoi contiennent les memes noms, adresses et montants que le tirage propre. Traitez donc ce dechet comme confidentiel. Rassemblez-le dans des conteneurs fermes a cote de la presse et faites-le detruire, au lieu de le jeter dans le flux papier ordinaire ou le conteneur de recyclage.

Pour les documents contenant des donnees medicales ou financieres, comme des bulletins de paie ou des convocations d'un professionnel de sante, un niveau de destruction fin est le point de depart. Ainsi rien ne reste reconstituable, meme pas a partir d'un seul rebut.

Comment proceder en 6 etapes

1. Consignez le role de sous-traitant dans un contrat de sous-traitance avec le client.
2. Supprimez le fichier d'adressage du RIP et du serveur une fois la commande livree.
3. Rassemblez rebuts et epreuves dans des conteneurs fermes a cote de la presse.
4. Traitez les documents medicaux et financiers a part et a un niveau de destruction fin.
5. Ne mettez au rebut serveurs et disques qu'apres destruction en confiance.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les rebuts, excedents et anciens supports, vous les faites detruire en confiance, car ils contiennent les donnees personnelles du client. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Pour les imprimes personnalises contenant des donnees sensibles, un broyage fin est le point de depart.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, envers le client et le RGPD, que vous avez fait detruire les imprimes de facon demontrable, comme decrit dans destruction demontrable pour le RGPD. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver le fichier d'adressage apres la commande. En tant que sous-traitant, vous ne le conservez pas plus longtemps que necessaire.
• Jeter les rebuts dans le recyclage ordinaire. Ils contiennent les memes donnees personnelles que le tirage.
• Pas de contrat de sous-traitance. Sans accords, ce que vous faites des donnees n'est pas consigne.
• Mettre au rebut des serveurs non effaces. Un fichier client complet reste alors sur le disque.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Une imprimerie est-elle sous-traitant ou responsable de traitement ?

Pour les donnees variables et le publipostage, l'imprimerie est generalement sous-traitant. Le client est responsable de traitement et fixe la finalite. Vous consignez les accords sur la conservation et la destruction dans un contrat de sous-traitance et ne conservez pas les donnees plus longtemps que la commande ne l'exige.

Combien de temps une imprimerie peut-elle conserver le fichier d'adressage d'un client ?

Le plus brievement possible. Supprimez le fichier du RIP et du serveur une fois la commande livree et verifiee, sauf si le contrat de sous-traitance prevoit une courte periode pour un retirage ou une reclamation. Conserver par precaution n'est pas un motif valable.

Que faire des rebuts et des tirages excedentaires ?

Les rebuts, epreuves et tirages excedentaires de documents personnalises contiennent les memes donnees personnelles que le tirage. Detruisez-les en confiance, pas dans le recyclage papier ordinaire, avec un certificat comme preuve.

Comment detruire les imprimes contenant des donnees personnelles conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une imprimerie qui traite de la donnee variable tient entre ses mains les documents les plus personnels des clients d'autrui, des bulletins de paie aux convocations medicales. Vous y etes sous-traitant, donc vous n'utilisez les donnees que pour la commande et les eliminez ensuite. Supprimez le fichier d'adressage du RIP et du serveur, detruisez rebuts et excedents en confiance au lieu du recyclage, et traitez les documents medicaux et financiers a un niveau fin. Cloturez chaque destruction par un certificat. Ainsi vous protegez les clients de votre client et gardez votre role de sous-traitant propre.

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