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Dossiers de candidats après un refus ou la fin d'une mission

3 décembre 2025 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Une agence d'intérim traite des centaines à des milliers de dossiers de candidats par an. Loin de tous aboutissent à une mission. Que faites-vous du CV, du rapport d'évaluation, de la lettre de motivation, de la copie de pièce d'identité et du document de screening d'une personne que vous ne placez pas ou dont la mission se termine ? Le RGPD pose un cadre clair, mais son application en pratique est souvent brouillonne.

Cet article explique combien de temps vous pouvez garder quoi, quand le consentement prolonge le délai, et comment intégrer la destruction à la routine du secteur.

La ligne directrice des quatre semaines

L'autorité néerlandaise de protection des données (AP) applique une ligne directrice selon laquelle les données de candidature des candidats refusés doivent être détruites dans les quatre semaines suivant la clôture de la procédure. Ce n'est pas un délai légal strict mais une déclinaison du principe de limitation de la conservation (article 5, 1, e du RGPD). Quatre semaines laissent à un candidat refusé la possibilité de contester la décision ou de demander un retour.

Pour une agence d'intérim, la « fin de la procédure » n'est pas toujours nette. Dans une agence qui garde des personnes dans un vivier pour des sollicitations futures, la « fin » n'est que le moment où vous décidez de retirer le candidat de votre vivier ou celui où le candidat se retire.

Prolongation avec consentement jusqu'à un an

Si vous voulez garder un candidat plus longtemps pour de futures offres potentielles, vous devez demander un consentement non équivoque. Un consentement valable :

• Est libre, spécifique, éclairé et non équivoque.
• Peut être retiré à tout moment avec la même facilité qu'il a été donné.
• Est documenté dans vos registres (qui, quand, par quel canal).

La pratique courante est un délai de conservation allant jusqu'à un an avec consentement. Ensuite, redemandez si le candidat souhaite rester dans le vivier. Voir aussi notre aide-mémoire des délais de conservation RGPD pour les autres types de documents.

Que contient le dossier d'un candidat ?

Un dossier de candidat complet dans une agence d'intérim contient souvent :

• CV et lettre de motivation.
• Formulaire de candidature avec les données personnelles.
• Copie de pièce d'identité (si déjà demandée pour le screening ou la mission).
• Résultats de tests : compétences linguistiques, calcul, personnalité, variantes Cito, rapport psychologique.
• Extrait de bonne conduite (VOG).
• Notes de références et notes d'entretien.
• Correspondance par e-mail ou par courrier.

Pour chacun de ces éléments, la règle des quatre semaines s'applique en cas de refus, ou le délai plus long avec consentement.

Fin de mission pour les candidats placés

Pour les candidats qui ont été placés et ne sont plus en mission active, d'autres délais s'appliquent. Les contrats de travail, les fiches de paie et les relevés d'heures relèvent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. La copie de pièce d'identité part après deux ans suivant le départ. La partie candidat (évaluation, scores de tests, notes d'intake) qui ne relève pas de l'administration de la paie doit être détruite à la fin de la relation de travail, sauf si vous pouvez justifier une autre raison de la garder.

Vous n'êtes pas un musée. Ne gardez que ce dont vous avez besoin pour un objectif concret et vérifiez chaque année si cet objectif existe encore.

Résultats de tests et rapports d'évaluation

Les rapports d'évaluation contiennent souvent des informations comportementales, des scores cognitifs et parfois des interprétations psychologiques. Ces informations ne relèvent pas des catégories particulières du RGPD mais sont sensibles et demandent un soin supplémentaire. Limitez l'accès au sein de votre organisation, ne les gardez pas plus longtemps que nécessaire, et détruisez-les à la fin de l'objectif de manière certifiable.

Screening et VOG

Le VOG est délivré publiquement par Justis et ne contient pas de données pénales en tant que telles, mais il contient bien des informations personnelles. Gardez le VOG tant que le candidat est actif et détruisez-le au départ en même temps que la copie de pièce d'identité. Si vous travaillez pour des clients de la santé ou de l'enseignement et qu'un nouveau screening périodique est requis, travaillez avec des dates d'expiration dans votre système RH.

La destruction numérique est aussi une destruction

Le RGPD ne fait aucune distinction entre papier et numérique pour le devoir de détruire. Si un CV se trouve dans votre plateforme de recrutement, dans votre archive d'e-mails et sur l'ordinateur portable du recruteur, vous le détruisez aux trois endroits. Cela demande des procédures claires et, pour les agences plus petites, un grand nettoyage annuel.

Destruction du papier sur site, à l'agence

Pour des raisons pratiques, beaucoup d'agences gardent encore une archive papier parallèle, surtout pour les signatures, les copies de pièces d'identité imprimées et les anciens documents de screening. Pour ce flux, la destruction sur site est une solution sereine. Une fois par trimestre ou une fois par an, le camion déchiqueteur passe à votre agence, le papier passe dans les têtes de coupe sur place en DIN 66399 P-5, le certificat suit immédiatement. Pas de cartons qui circulent entre les sites, pas de risque lié au transport.

Un processus en trois étapes

1. Séparez dès l'arrivée : quels documents relèvent de la procédure, lesquels de la mission, lesquels de la paie.
2. Fixez un rythme de destruction par flux (procédure : mensuel, mission : annuel, paie : par exercice).
3. Documentez dans votre registre des traitements qui détruit quoi et quand, et conservez les certificats comme preuve.

Vous travaillez dans une agence d'intérim et voulez un contrôle de nettoyage pratique ? Voir notre page pour les agences d'intérim et de paie.