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Organismes d'examen : detruire les donnees des candidats

1 aout 2026 · 9 min de lecture · DeSnipperaar

Un organisme d'examen traite les donnees de toute personne qui passe un examen. Pensez aux inscriptions et donnees des candidats, a une copie de piece d'identite lors de l'identification le jour de l'examen, aux copies d'examen realisees, aux resultats et parfois a des dossiers de fraude ou de reclamation. Une partie releve d'un delai de conservation plus long issu du reglement d'examen, une partie se conserve le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le faire detruire en confiance.

La reponse rapide. Les resultats et donnees de diplome ont souvent un delai de conservation plus long issu du reglement d'examen, la facturation releve des sept ans fiscaux. Les copies d'examen realisees, les copies de pieces d'identite et les dossiers de reclamation ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour le traitement et le delai de recours. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres, reglement d'examen et RGPD

Chez un organisme d'examen, deux choses se croisent. Le reglement d'examen ou les exigences d'un donneur d'ordre determinent que vous conservez les resultats et donnees de diplome un certain temps, afin qu'un resultat obtenu puisse encore etre verifie plus tard. A cote s'applique le RGPD, qui demande de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. Le reglement d'examen fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees des candidats par type. Un resultat qui doit rester demontrable pendant des annees a un autre statut qu'une copie de piece d'identite du jour de l'examen ou le brouillon d'une inscription. En faisant cette distinction, vous conservez precisement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu suivant donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir du jour de l'examen ou de la cloture d'une reclamation.

Partie	Point de depart	Delai
Resultats et donnees de diplome	Reglement d'examen	propre delai, souvent plus long
Facturation et administration	Obligation fiscale	7 ans
Copie de piece d'identite le jour de l'examen	Le plus limite possible	seulement ce qui est necessaire
Copies d'examen realisees	Jusqu'apres le delai de recours	lie a la finalite
Dossiers de fraude et de reclamation	Jusqu'a la cloture du litige	le plus court possible ensuite
Inscriptions et brouillons	Lie a la finalite, sans obligation de conservation	eliminer aussitot

Utilisez ceci comme repere, pas en remplacement de votre reglement d'examen. En cas de doute, consultez l'organisme d'examen ou votre conseiller en protection des donnees. Un apercu pratique des delais plus larges figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

La copie de piece d'identite le jour de l'examen, soyez prudent

Le jour de l'examen, vous etablissez l'identite d'un candidat, mais cela ne signifie pas que vous devez conserver une copie complete de la piece d'identite. Souvent il suffit de consigner que l'identite a ete controlee, avec le type de document et le numero, sans conserver indefiniment la photo et le numero national. Une copie de piece d'identite est sensible, donc ce que vous avez eu sur papier ou a l'ecran, vous l'eliminez en confiance le plus vite possible. Comment traiter une copie de piece d'identite lorsque vous la traitez malgre tout, vous le lisez dans detruire en securite une copie de passeport ou de piece d'identite.

Ainsi vous evitez de gerer une montagne de donnees d'identite dont vous n'aviez en realite pas besoin. Limitez la consignation a l'identification elle-meme et ne laissez pas le reste trainer parmi les dossiers d'examen.

Copies d'examen realisees, resultats et dossiers de reclamation

Vous conservez les copies d'examen realisees jusqu'apres le delai de reclamation et de recours, afin qu'une reevaluation ou une plainte puisse encore etre traitee. Des que ce delai est ecoule et qu'aucune reclamation n'est plus en cours, la finalite disparait et vous eliminez les copies. Le resultat lui-meme et les donnees de diplome se conservent plus longtemps, car un resultat obtenu doit rester demontrable plus tard. L'approche ressemble fortement a celle des ecoles, qui travaillent avec copies d'examen, controles et releves de notes.

Les dossiers de fraude et de reclamation sont sensibles, car ils consignent un soupcon ou un litige. Gardez ces dossiers reconnaissables a part, conservez-les jusqu'a la cloture du litige et eliminez-les ensuite en confiance. Conserver pour un jour servir n'est pas un motif valable.

Comment proceder en 6 etapes

1. Separez les donnees en resultats, administration, copies d'examen, copie de piece d'identite et dossiers.
2. Limitez l'identification a ce dont vous avez vraiment besoin et ne conservez pas de copie de piece d'identite eparse.
3. Conservez les resultats et donnees de diplome selon votre reglement d'examen.
4. Eliminez les copies d'examen des que le delai de recours est ecoule.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees des candidats se font detruire en confiance, car elles contiennent des donnees d'identite, de performance et parfois de fraude. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable d'examen, une cle USB avec des scans ou une sauvegarde avec des resultats en font aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve que vous avez organise la destruction de maniere demontrable au regard du RGPD. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver une copie de piece d'identite sans limite. Ne consignez que l'identification, pas la copie complete.
• Conserver les copies d'examen indefiniment. Apres le delai de recours, la finalite disparait.
• Traiter les dossiers de fraude et de reclamation comme du papier ordinaire. Ils exigent un soin particulier.
• Jeter non broye. Des resultats ou une copie de piece d'identite dans la rue sont une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un organisme d'examen conserve-t-il les donnees des candidats et les resultats ?

Les resultats et donnees de diplome ont souvent un delai de conservation plus long issu du reglement d'examen, car un diplome doit pouvoir encore etre verifie plus tard. La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les inscriptions et autres donnees des candidats ne se conservent pas plus longtemps que necessaire pour le traitement.

Puis-je conserver une copie de piece d'identite du jour de l'examen ?

Soyez prudent ici. Souvent il suffit de consigner que l'identite a ete controlee, sans conserver une copie complete. Une copie de piece d'identite contient un numero national et une photo et est sensible, donc vous l'eliminez le plus vite possible.

Combien de temps dois-je conserver les copies d'examen realisees et les dossiers de reclamation ?

Vous conservez les copies d'examen realisees jusqu'apres le delai de reclamation et de recours, afin qu'une reevaluation reste possible. Les dossiers de fraude et de reclamation se conservent jusqu'a la cloture du litige, apres quoi vous les eliminez en confiance.

Comment detruire les donnees des candidats conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee dans le registre des traitements.

Conclusion

Un organisme d'examen travaille avec des donnees d'identite, de performance et parfois de fraude de chaque candidat, entre un reglement d'examen et le RGPD. Conservez les resultats et donnees de diplome selon votre reglement, conservez l'administration sept ans et soyez prudent avec une copie de piece d'identite. Les copies d'examen realisees s'eliminent apres le delai de recours et les dossiers apres la cloture d'un litige. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos candidats.

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