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Universites : detruire les donnees des etudiants

1 aout 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une universite ou une haute ecole gere les donnees de milliers d'etudiants et de membres du personnel. Inscriptions et dossiers etudiants, examens et releves de notes, administration des diplomes et attestations, donnees de candidature et du personnel et donnees de recherche avec des informations personnelles. Une partie releve d'une obligation legale de conservation, une partie de la comptabilite fiscale et une grande partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide. Vous conservez le dossier d'inscription quelques annees apres la radiation, l'administration des diplomes se conserve plus longtemps et la comptabilite financiere releve des sept ans fiscaux. Les copies d'examen ont un court delai de consultation et les donnees de recherche avec informations personnelles s'anonymisent ou se detruisent des que la recherche le permet. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres qui se croisent

Dans un etablissement d'enseignement, deux choses se croisent. Les regles d'enseignement et fiscales fixent ce que vous devez conserver, de la delivrance d'un grade a l'administration des frais de scolarite. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation de conservation fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees par type. Un diplome n'a pas le meme statut qu'une candidature refusee ou un jeu de donnees de recherche brutes. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Un apercu central des delais aide ici, comme l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de l'inscription ou de la procedure.

Partie	Point de depart	Delai
Inscription et dossier etudiant	Base d'enseignement et RGPD	quelques annees apres radiation
Examens et copies de controle	Delai de consultation et de recours	souvent environ 2 ans
Releves de notes et diplomes	Administration des diplomes	long terme
Frais de scolarite et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Candidatures refusees	Limitation de conservation	4 semaines, max 1 an avec consentement
Dossiers du personnel	RGPD et fiscal	2 a 7 ans par composant
Donnees de recherche personnelles	Limitation de finalite, anonymiser	le plus brievement possible

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre politique de conservation ou d'un tableau de tri applicable. En cas de doute, consultez votre delegue a la protection des donnees. Pour les types de documents isoles hors de cet apercu, combien de temps conserver les documents aide.

Dossiers etudiants et inscriptions

Un dossier etudiant contient le nom, l'adresse, la date de naissance, un numero d'etudiant et souvent une copie d'une piece d'identite, ainsi que la progression du cursus. Apres la radiation, la plupart des bases pour conserver toutes ces donnees disparaissent. Ne conservez donc le dossier que tant qu'il existe une raison concrete, comme un reglement financier en cours ou une relation d'ancien eleve pour laquelle l'etudiant a donne son consentement, et eliminez-le ensuite. L'enseignement suit ici des schemas fixes comparables a la conservation des dossiers d'eleves dans l'enseignement primaire et secondaire.

Soyez prudent avec les copies de pieces d'identite. Une copie de piece d'identite contient un numero national et une photo et est sensible. Ne la conservez pas plus longtemps que la loi ne l'exige et detruisez les copies eparses en confiance des qu'elles ont rempli leur role.

Examens, releves de notes et administration des diplomes

Vous conservez les copies de controle et d'examen tant qu'un etudiant peut encore consulter ou contester l'evaluation, souvent environ deux ans. Ensuite, les copies eparses n'ont plus de base et vous les detruisez. Les releves de notes et diplomes relevent de l'administration des diplomes et ont un statut plus long, car l'etablissement doit pouvoir prouver durablement la delivrance d'un grade. Cette distinction entre materiel de controle a courte duree et resultats durables correspond a l'approche pour copies d'examen, controles et releves de notes dans l'enseignement.

Donnees de candidature, du personnel et de recherche

Un etablissement est aussi un grand employeur. Les donnees des candidats refuses se conservent brievement, a titre indicatif quatre semaines apres la procedure, ou un an au maximum lorsque le candidat a donne son consentement. Les dossiers du personnel ont leurs propres delais par composant, comme decrit dans le delai de conservation du dossier du personnel. Les donnees de recherche avec informations personnelles exigent un soin particulier. Utilisez les donnees seulement pour la finalite de la recherche, anonymisez lorsque c'est possible et detruisez les donnees identifiables des que la recherche et sa justification le permettent. Conserver pour un jour servir n'est pas un motif valable.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en dossier etudiant, examen, diplome, personnel et recherche.
2. Limitez les donnees d'identite a ce que la loi exige et ne gardez pas de copies superflues.
3. Appliquez le delai de consultation pour les copies d'examen et detruisez-les ensuite.
4. Conservez l'administration des diplomes et financiere selon le delai applicable.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees des etudiants sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees d'identite, d'etudes et parfois de sante. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Une ancienne administration etudiante sur un serveur, une sauvegarde ou un ordinateur portable d'examen mis hors service contenant des donnees personnelles en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les dossiers etudiants indefiniment. Apres la radiation, la plupart des bases disparaissent.
• Garder des copies de pieces d'identite. Ne conservez que ce que la loi exige.
• Ne pas anonymiser les donnees de recherche. Les donnees identifiables ne doivent pas rester plus longtemps que necessaire.
• Jeter non broye. Un dossier etudiant dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une universite conserve-t-elle un dossier etudiant ?

Vous conservez le dossier d'inscription quelques annees apres la radiation, selon la base legale et une relation en cours comme les anciens eleves ou un reglement financier. L'administration des diplomes se conserve plus longtemps, car un etablissement doit pouvoir prouver la delivrance d'un grade. Le reste s'elimine des que la finalite a disparu.

Combien de temps les examens et releves de notes doivent-ils etre conserves ?

Les copies de controle et d'examen ont un delai limite, souvent environ deux ans, pour qu'un etudiant puisse encore consulter ou contester l'evaluation. Les releves de notes et diplomes relevent de l'administration des diplomes et se conservent bien plus longtemps. Le materiel d'examen epars sans autre base se detruit apres le delai de consultation.

Que faire des donnees de candidature et du personnel ?

Les donnees des candidats refuses se conservent brievement, a titre indicatif quatre semaines apres la procedure, ou un an au maximum avec consentement. Les dossiers du personnel ont leurs propres delais entre deux et sept ans par composant. Ce qui expire se detruit en confiance.

Comment detruire les donnees des etudiants conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, et vous notez la destruction dans votre registre des traitements.

Conclusion

Une universite ou une haute ecole travaille avec des donnees d'identite, d'etudes et de personnel d'un grand nombre de personnes, entre une obligation de conservation et le RGPD. Conservez l'administration des diplomes et financiere selon le delai applicable, appliquez un court delai de consultation pour les copies d'examen et eliminez les dossiers etudiants apres la radiation. Les donnees de candidature se conservent brievement et les donnees de recherche s'anonymisent des que possible. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos etudiants et de votre personnel.

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