Soutien scolaire : detruire les donnees des eleves
Un service de soutien scolaire travaille avec les donnees d'eleves souvent mineurs et avec celles de leurs parents. Pensez aux coordonnees, a l'ecole et au niveau, aux bilans de progression et de resultats, au planning et aux donnees de paiement. Une partie releve de l'obligation fiscale, mais la plus grande partie n'a aucun delai legal de conservation et doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, sur quelle base, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.
La reponse rapide : la facturation et les donnees de paiement relevent des sept ans fiscaux. Les donnees de progression et de resultats ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au suivi. Pour un eleve de moins de seize ans, le consentement du parent est la base de ce qui n'est pas strictement necessaire a l'accord. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.
Base et consentement des parents
Dans un service de soutien scolaire, l'eleve est le plus souvent mineur. Pour les enfants de moins de seize ans, ce n'est pas l'enfant mais le parent ou le tuteur qui donne le consentement pour les traitements qui reposent sur le consentement. Pour le coeur de votre service, donner du soutien sur la base d'un accord, la base est l'execution de cet accord. Pour tout ce qui va au-dela, comme conserver des resultats pour plus tard ou utiliser des donnees a des fins de promotion, il vous faut une base distincte et c'est souvent le consentement.
Notez donc ce pour quoi vous avez demande et obtenu le consentement. Un parent peut aussi retirer ce consentement, et alors le traitement associe s'arrete. Qui garde nette la distinction entre accord et consentement sait exactement quelles donnees disparaissent a la fin du parcours et lesquelles restent un peu plus longtemps pour une raison fiscale.
Delais de conservation par partie
Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin du parcours de suivi.
| Partie | Point de depart | Delai |
|---|---|---|
| Facturation et donnees de paiement | Obligation fiscale | 7 ans |
| Coordonnees eleve et parent | Pendant le parcours | jusqu'a la fin du parcours |
| Bilans de progression et de resultats | Suivi lie a la finalite | le plus brievement possible |
| Tests, notes et devoirs | Sans obligation | eliminer ensuite |
| Consentements et formulaires d'admission | Le temps utile comme preuve | lie a la finalite |
| Correspondance et brouillons | Sans obligation | eliminer aussitot |
Utilisez ce tableau comme repere, pas comme une regle rigide pour chaque dossier. En cas de doute, consultez votre conseil en protection des donnees. Un apercu plus large par type de document est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD et dans combien de temps conserver les documents.
Donnees de mineurs : un soin particulier
Les donnees d'enfants appellent une prudence accrue. Lors de l'admission, ne collectez que ce dont vous avez besoin pour donner le soutien, comme le niveau, la matiere et les objectifs. Une copie d'une piece d'identite ou un numero national est quelque chose dont un service de soutien scolaire n'a presque jamais besoin. Si vous le demandez malgre tout, ne le conservez pas plus longtemps que strictement necessaire et eliminez-le ensuite en confiance.
La demarche ressemble a celle des ecoles et de la petite enfance. La facon dont une ecole gere les dossiers d'eleves est dans ecoles : conserver les dossiers d'eleves cinq ans, et la gestion soigneuse des donnees d'enfants revient dans petite enfance : detruire les dossiers enfants et parents.
Bilans de progression et resultats
Un service de soutien scolaire note comment un eleve evolue. Les notes de progression, les resultats de tests et les bilans aux parents sont utiles pendant le parcours, mais ils perdent leur finalite des que le suivi s'arrete. Ne les conservez pas au cas ou l'eleve reviendrait un jour, car ce n'est pas une base valable. Partagez les bilans seulement avec le parent la ou cela est convenu et gardez les notes sensibles, comme des remarques sur la concentration ou un diagnostic, a part de facon reconnaissable. Cette information peut toucher a des donnees de sante et merite un soin particulier.
Comment proceder en 6 etapes
- Divisez les donnees en comptabilite, coordonnees, progression et consentements.
- Limitez l'admission a ce dont vous avez besoin pour le suivi.
- Notez le consentement du parent pour un eleve de moins de seize ans.
- Eliminez progression et tests des que le parcours est termine.
- Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
- Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.
Detruire en confiance avec un certificat
Les donnees des eleves et des parents sont detruites en confiance, car elles contiennent des coordonnees, des donnees de paiement et parfois des donnees sensibles de mineurs. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable, telephone ou une sauvegarde avec des donnees d'eleves en fait aussi partie. Le meme soin s'applique aux organismes d'enseignement voisins, comme vous le voyez dans auto-ecoles : detruire les donnees des eleves.
Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.
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Demandez un devisErreurs frequentes
- Demander trop a l'admission. Ne collectez que ce dont le suivi a vraiment besoin.
- Conserver la progression indefiniment. Apres la fin du parcours, la finalite disparait.
- Ne pas noter le consentement. Sans trace, vous ne pouvez pas demontrer la base.
- Traiter les notes sensibles comme du papier ordinaire. Elles exigent un soin particulier.
- Jeter non broye. Des donnees d'eleves dans la rue sont une violation de donnees a notifier.
Questions frequentes
Ai-je besoin du consentement des parents pour traiter les donnees des eleves ?
Pour un eleve de moins de seize ans, vous demandez le consentement au parent ou au tuteur. Ce consentement est la base des donnees qui ne sont pas necessaires a l'execution de l'accord. Notez ce pour quoi vous avez le consentement et respectez un retrait.
Combien de temps un service de soutien scolaire peut-il conserver les donnees des eleves ?
La facturation et les donnees de paiement relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees de progression et de resultats ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au suivi et s'eliminent apres la fin du parcours.
Comment gerer les bilans de progression et les resultats ?
Utilisez-les seulement pour le suivi et partagez-les avec le parent la ou cela est convenu. Ne les conservez pas plus longtemps que le parcours et eliminez ensuite tests, bilans et notes en confiance.
Comment detruire les donnees des eleves et des parents conformement au RGPD ?
En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.
Conclusion
Un service de soutien scolaire travaille avec des donnees d'eleves souvent mineurs et de leurs parents, entre une obligation fiscale et le RGPD. Limitez l'admission a ce qui est necessaire, notez le consentement du parent pour un eleve de moins de seize ans et ne conservez progression et resultats pas plus longtemps que le suivi. La comptabilite se conserve sept ans. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de vos eleves et respectez le RGPD.
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