Enseignement

Dossiers d'élèves : conservation de 5 ans après la radiation

4 février 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Dans l'enseignement primaire et secondaire, on consigne beaucoup de choses sur chaque élève. Bulletins, plans d'action, dossiers de transfert, entretiens avec les parents, notes médicales. Une part importante ne peut pas être détruite immédiatement après le départ de l'élève, mais ne doit certainement pas traîner indéfiniment. Cet article guide les administrations scolaires qui veulent vider l'archive chaque année sans enfreindre le RGPD ni les lois sectorielles.

Le cadre juridique

Deux voies sont décisives. Le RGPD (général) et, respectivement, la WPO (enseignement primaire) et la WVO (enseignement secondaire). Le RGPD dit de ne pas conserver plus longtemps que nécessaire. Les lois sectorielles précisent quel délai est « nécessaire » pour quels documents.

Rapport pédagogique : conserver cinq ans après la radiation de l'élève.
Données de présence et d'inscription : cinq ans après la radiation.
Relevés de notes et résultats de contrôles : en règle générale deux ans après la radiation (à l'exception des résultats d'examen, soumis à des règles distinctes).
Données d'accompagnement et de soin (dyslexie, comportement, médication) : en général trois ans après la fin de l'accompagnement, sauf si elles restent pertinentes plus longtemps.
Administration financière (contribution des parents, voyage scolaire) : sept ans (fiscal).

Attention, les délais sont des maxima généralement retenus comme durée de conservation. Une fois échus, vous devez détruire. Conserver plus longtemps est une violation du RGPD sauf base spécifique.

Catégories particulières

Les notes médicales et les informations de santé relèvent de l'article 9 du RGPD (catégories particulières). Un devoir de vigilance plus strict s'applique. Accès restreint, base claire, destruction rapide une fois la finalité atteinte. Les notes sur la « médication d'un élève » dans un dossier papier sont du papier sensible. À la radiation, et surtout au transfert vers une autre école, le flux doit être clair. Transfert avec le consentement des parents, ou destruction.

Chaque dossier de gym mentionnant « ne participe pas à cause de l'asthme » est un dossier RGPD. Traitez-le comme tel.

Dossiers de transfert et brouillons

Au passage vers le secondaire, un dossier de transfert suit l'élève. La copie qui reste à l'école primaire peut être détruite cinq ans après la radiation. Les brouillons de rapports pédagogiques, les notes de travail du conseiller interne et les concepts de plans d'action peuvent être détruits plus tôt, une fois la version finale arrêtée. Les comptes rendus de discussions sur les élèves citant des noms relèvent aussi du RGPD.

Le nettoyage annuel

Les écoles ont des moments naturels pour une intervention de destruction. Fin d'année scolaire et début d'année civile. Une approche pratique.

Parcourez l'administration par cohorte annuelle. Les élèves radiés l'année scolaire X-5 sont éligibles à la destruction.
Séparez par délai. Une partie du dossier à délai de cinq ans est prête, une partie à délai de sept ans (financier) reste un peu plus longtemps.
Faites relire par une seconde paire d'yeux (par exemple le DPO) avant de fermer les cartons.
Planifiez une intervention de destruction sur place à l'école.
Archivez le certificat dans votre registre des traitements.

Voyez aussi notre aide-mémoire des délais de conservation RGPD pour un aperçu des délais génériques.

Pourquoi la destruction sur place convient aux écoles

Les dossiers comportant des BSN, des données de santé ou des notes comportementales ne devraient pas quitter l'école dans un bac non scellé. Le déchiquetage sur place résout cela. Le camion stationne sur le parking, les cartons passent de l'archive directement à la trémie, et vous recevez un certificat avec date, poids et méthode. Pour le parent qui demande plus tard « où est ce dossier ? », vous avez la preuve d'un traitement correct.

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Copies numériques : n'oubliez pas la clé USB

Beaucoup d'écoles ont des sauvegardes numériques sur USB ou disque externe à côté du dossier papier. Pour le rebut, H-4 (ou supérieur) s'applique aux supports magnétiques et E-4 au stockage électronique. Un simple « formater et jeter » n'est pas une destruction au sens du RGPD. Les données restent récupérables. Un partenaire de destruction mobile reprend ces éléments dans la même séance.

Liste de contrôle : avez-vous ceci en ordre ?

Une liste des délais de conservation par type de dossier (un A4 suffit).
Un cycle annuel fixe pour éliminer les dossiers échus.
Des accords avec un partenaire de destruction capable de venir à l'école.
L'archivage des certificats dans votre registre des traitements.
Une communication interne aux enseignants. Quoi garder, quoi éliminer ?

Consultez notre page sectorielle Destruction de documents pour les écoles. Ou envoyez-nous simplement votre question. Nous savons quels papiers circulent dans une école type.