Accueil › Base de connaissances › Copies d'examen et contrôles
Enseignement

Copies d'examen, contrôles et relevés de notes : délais de conservation dans l'enseignement

· 6 min de lecture · DeSnipperaar

Après chaque session d'examen, une école déborde de papier. Copies d'examen terminées, feuilles de réponses corrigées, doubles du second correcteur, notes des examinateurs, brouillons de sujets et feuilles administratives de résultats. Certains documents doivent être conservés pendant des années, d'autres doivent partir vite pour limiter le risque pour la vie privée. Cet article donne un aperçu pour les secrétariats d'examen et le personnel administratif du secondaire et du préprofessionnel.

Copies d'examen : six mois après la fixation du résultat

Selon l'arrêté néerlandais sur les examens finaux (Eindexamenbesluit VO), les copies d'examen terminées doivent être conservées au moins six mois après la fixation du résultat. Ce délai existe pour permettre les révisions, les réclamations ou les procédures. Passé ces six mois, les copies peuvent être détruites, et doivent même l'être, sauf en cas de procédure d'opposition en cours.

Concrètement, les copies d'examen de l'année scolaire 2025-2026 (résultats fin juin 2026) ne peuvent au plus tôt être détruites que fin décembre 2026. Beaucoup d'écoles choisissent de le faire pendant les vacances de Noël ou au début de la nouvelle année.

Relevés de notes et résultats d'examen

Le relevé de notes officiel et le diplôme sont remis au candidat. L'école conserve sa propre administration.

  • Copies des relevés de notes et diplômes délivrés : en règle générale cinq ans après la radiation.
  • Registre des diplômes délivrés : un délai plus long, souvent 50 ans ou plus pour le registre national.
  • Résultats de contrôles corrigés pendant le cursus : en général deux à cinq ans.

Pour le lien avec DUO via BRON, la transmission se fait par voie numérique. La copie papier à l'école est secondaire et relève des délais de conservation habituels.

Qu'est-ce que « fixer le résultat » ?

La fixation officielle est faite par le directeur en concertation avec le secrétaire d'examen. Une fois cette date posée sur le papier, le compte à rebours de six mois démarre. Pour les rattrapages, un délai distinct s'applique. Les copies de rattrapage démarrent leur compte à rebours à la fixation de ce résultat précis.

Notez explicitement la date de fixation sur la couverture du dossier d'examen. Cela évite les discussions avec votre propre agenda six mois plus tard.

Examens internes et PTA

À côté de l'examen central, le secondaire utilise des examens internes selon le PTA (programme de contrôle et de conclusion). Pour ces copies, des délais similaires s'appliquent. Le résultat est définitif une fois fixé par le directeur, puis un minimum de six mois de conservation. Les contrôles du programme ordinaire ne relèvent pas de l'arrêté sur les examens finaux, mais ils relèvent du RGPD. Un délai raisonnable de quelques années, suivi de la destruction.

Moments de pointe pour la destruction

Les écoles ont deux moments de pointe naturels pour la destruction de papier.

  1. Janvier-février : les copies d'examen de l'année précédente sont prêtes à être détruites.
  2. Juillet-août : les dossiers d'élèves arrivés à échéance de l'année scolaire close peuvent être éliminés.

Une intervention de destruction mobile à ces moments maintient l'administration en ordre et respecte le principe de limitation de la conservation du RGPD. Voyez aussi notre article Prêt pour l'audit : comment clôturer votre archive annuelle ?

Qu'est-ce qui ne doit pas partir trop tôt ?

  • Les copies d'examen dans le délai de six mois, même lorsqu'aucune objection ne semble exister.
  • Les documents concernés par une réclamation ou une procédure d'opposition en cours.
  • Les registres de diplômes et les relevés de notes dans leur délai.

Qu'est-ce qui peut partir vite ?

  • Les tirages brouillons des examens après la fixation du résultat (sauf indication contraire des règles de confidentialité du CvTE).
  • Les notes manuscrites des correcteurs une fois les notes fixées.
  • Les copies en double des listes de résultats.
  • Les e-mails imprimés entre enseignants et coordinateurs au sujet des notes.

Destruction sur place à l'école

Pour les écoles, le déchiquetage mobile est pratique. Le camion arrive le jour convenu, les cartons passent directement de l'archive à la trémie, le personnel peut assister, et le certificat est prêt sur place. Cela vous donne une pièce justificative pour chaque intervention de destruction, que vous archivez dans votre registre des traitements.

Caractéristiques courantes pour les écoles.

  • L'intervention peut être planifiée pendant les vacances scolaires ou en dehors des heures de cours.
  • Pas de volume minimum, une année entière de cartons convient donc.
  • Certificat par mission avec poids, méthode et date.
  • DIN 66399 P-5 pour le papier comportant des BSN et des données de santé.

Planifiez à temps la destruction de vos examens.

Destruction de documents sur place à l'école, à Amsterdam-Noord et dans les environs. Sans contrat, certificat immédiatement après, DIN 66399 P-5 pour les documents avec BSN.

Demander un devis

Résultats de contrôles numériques

De plus en plus de contrôles sont numériques. Les sauvegardes sur USB, disques durs externes ou vieux ordinateurs portables font partie du cycle annuel, destruction physique au rebut comprise. Un simple effacement ou formatage ne répond pas à la norme du RGPD pour la destruction. Les données restent récupérables. H-4 ou E-4 est le minimum pour les supports magnétiques et électroniques.

Consultez notre page sectorielle Destruction de documents pour les écoles pour l'approche propre au secteur. Avec un partenaire fixe dans la région, vous maintenez facilement le rythme annuel.