Location auto

Location et leasing auto : detruire les donnees clients

18 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une societe de location de voitures ou de leasing traite plus de donnees sensibles qu'un simple nom et un contrat : copies de permis de conduire et d'identite, donnees de paiement et de caution, dossiers de sinistre, amendes et aujourd'hui aussi des donnees telematiques et GPS issues des vehicules. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie est justement sensible et doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : la comptabilite se conserve sept ans pour l'obligation fiscale. Le contrat de location se conserve jusqu'au reglement de la location et au traitement d'un eventuel sinistre ou amende. Les copies de permis et la telematique se traitent avec prudence. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Pourquoi la location auto doit traiter les donnees avec soin

Qui loue ou met en leasing une voiture doit pouvoir identifier le conducteur et regler la course financierement. Pour cela, vous traitez un permis de conduire, une piece d'identite, des donnees de paiement et de caution et parfois une copie de la carte bancaire. Ce sont des donnees sensibles. S'y ajoute que les vehicules modernes collectent en permanence des donnees : localisations, trajets, kilometrages et meme le telephone qu'un locataire appaire. Toutes ces donnees sont rattachables a une personne et relevent donc du RGPD.

Le RGPD exige la limitation de conservation. Ne conservez pas les donnees plus longtemps que necessaire a la location, au reglement et a un eventuel litige. Seule la comptabilite fiscale a un delai fixe de sept ans.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la location ou du leasing.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Contrat de location et de leasing	Jusqu'au reglement et litige	lie a la finalite
Copie de permis et d'identite	Le plus limite possible	seulement le necessaire
Dossier de sinistre et d'amende	Jusqu'au traitement et prescription	lie a la finalite
Telematique, GPS et kilometrage	Donnee personnelle, limitation	le plus brievement possible
Systeme embarque a la restitution	Effacer avant reutilisation	a chaque restitution

Utilisez ce tableau comme repere, pas comme decision juridique definitive. En cas de doute sur un dossier precis, consultez votre delegue a la protection des donnees ou votre conseil. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Copies de permis et d'identite : soyez prudent

Pour la location, vous avez besoin des donnees d'un permis de conduire et d'une piece d'identite, mais cela ne signifie pas que vous devez toujours conserver une copie complete. Une telle copie est une donnee sensible et ne doit pas etre conservee plus longtemps que le reglement de la location et un eventuel litige ne l'exigent. Notez seulement le necessaire et eliminez les copies eparses en confiance ensuite. Vous evitez ainsi de gerer une montagne de permis dont vous n'aviez plus besoin.

Telematique, GPS et systeme embarque

Dans la location et le leasing de vehicules modernes, la donnee joue un role majeur. La telematique enregistre ou et quand la voiture a roule, le kilometrage et parfois le comportement de conduite. Ces donnees sont rattachables au conducteur et appellent la limitation de conservation : ne les conservez que tant qu'il y a une finalite concrete, comme la facturation ou le reglement d'un sinistre, puis effacez-les ou detruisez-les.

N'oubliez pas non plus le systeme embarque. Un locataire appaire souvent son telephone, laissant contacts et historique de navigation dans la voiture. Effacez ces donnees a chaque restitution, avant qu'un prochain locataire ne monte. Ainsi vous ne transmettez pas involontairement les donnees du conducteur precedent.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez le dossier en comptabilite, contrat, copie d'identite et sinistre.
2. Limitez les copies de permis et d'identite a ce que le reglement exige.
3. Traitez la telematique et le GPS a part et effacez-les une fois la finalite disparue.
4. Effacez le systeme embarque a chaque restitution avant reutilisation.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les dossiers clients sont detruits en confiance, car ils contiennent des donnees d'identite, de paiement et parfois de sinistre. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Les anciens systemes avec telematique ou un ordinateur avec des donnees clients en font aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les copies de permis indefiniment. Apres le reglement et un eventuel litige, la finalite disparait.
• Garder la telematique indefiniment. GPS et kilometrage sont des donnees personnelles.
• Ne pas effacer le systeme embarque. Contacts et historique de navigation du locataire precedent restent sinon.
• Jeter non broye. Un contrat de location avec des donnees d'identite dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une societe de location conserve-t-elle les contrats ?

La facturation et la comptabilite relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le contrat de location se conserve jusqu'au reglement de la location et au traitement d'un eventuel sinistre ou amende, apres quoi il peut partir.

Puis-je conserver une copie du permis de conduire d'un locataire ?

Soyez prudent ici. Une copie de permis est une donnee sensible. Ne conservez pas plus que necessaire ni plus longtemps que le reglement de la location et un eventuel litige ne l'exigent. Eliminez la copie en confiance ensuite.

Les donnees telematiques et GPS d'une voiture en leasing sont-elles des donnees personnelles ?

Oui. Trajets, localisations et kilometrages sont rattachables au conducteur et sont donc des donnees personnelles. Ne les conservez pas plus longtemps que necessaire et detruisez-les ou effacez-les avec soin une fois la finalite disparue.

Que faire du systeme embarque a la restitution d'une voiture ?

Effacez le telephone appaire, les contacts et l'historique de navigation avant qu'un prochain locataire ne recoive la voiture. Sinon vous transmettez involontairement les donnees du conducteur precedent.

Conclusion

Une societe de location ou de leasing travaille avec des donnees d'identite, de paiement et de vehicule de chaque conducteur. Conservez la comptabilite sept ans, conservez le contrat jusqu'au reglement de la location et d'un eventuel sinistre et soyez prudent avec les copies de permis. La telematique se conserve le plus brievement possible et le systeme embarque s'efface a chaque restitution. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de vos clients.

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