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Carrosseries : detruire les donnees clients

27 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une carrosserie traite les donnees de chaque client et de chaque vehicule qui entre. Nom et adresse, la plaque d'immatriculation, un dossier de sinistre, la communication avec l'assureur, des rapports d'expertise avec photos et la facturation. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie se conserve jusqu'au reglement de la reparation, et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide. La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le dossier de sinistre et la communication avec l'assureur se conservent jusqu'au reglement de la reparation et l'expiration d'une garantie ou d'un litige. Les donnees clients et vehicules, rapports d'expertise et photos de sinistre ne se conservent pas plus longtemps que necessaire. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres pour la carrosserie

Dans une carrosserie, deux choses se croisent. L'obligation fiscale vous impose de conserver la comptabilite sept ans, avec les factures, les devis et les donnees de paiement. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation fiscale fixe le plancher pour la comptabilite, le RGPD le plafond pour tout ce qui est rattachable a une personne ou a un vehicule.

Traitez donc les donnees par type. Une facture n'a pas le meme statut qu'une photo de l'habitacle ou un rapport d'expertise avec un calcul de dommage. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps. Une plaque d'immatriculation est une donnee personnelle des qu'elle est rattachable au proprietaire, donc votre fichier vehicules releve aussi du RGPD.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir du reglement de la reparation.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Dossier de sinistre et communication assureur	Jusqu'au reglement et garantie	lie a la finalite
Donnees clients et vehicules	Le plus limite possible	seulement le necessaire
Plaque et notifications de reparation	Jusqu'a la reparation et la levee	jusqu'au reglement
Rapports d'expertise et photos de sinistre	Lie a la finalite, limitation	le plus brievement possible
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos accords avec les assureurs et les societes de leasing. En cas de doute, consultez votre conseil en protection des donnees. Le volet fiscal est dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Dossiers de sinistre et communication avec les assureurs

Un dossier de sinistre rassemble beaucoup sur un client et son vehicule. Nom et adresse, la plaque, la description du dommage, l'historique des reparations et souvent la police ou le numero de sinistre de l'assureur. Tant que la reparation est en cours et qu'une garantie ou un litige possible est encore en jeu, vous avez une base pour conserver le dossier. Une fois cela termine, la base disparait et vous eliminez le dossier en confiance.

La communication avec les assureurs exige la meme discipline. Vous etes sous-traitant ou responsable conjoint de donnees qui appartiennent en realite a l'assureur, donc gardez ce volume a part de facon reconnaissable. La facon dont un assureur gere lui-meme les dossiers sinistres et polices se lit dans assureurs : detruire les dossiers sinistres et polices. Ne conservez pas plus que l'accord ne l'exige et, une fois termine, ne jetez rien sans controle dans le bac a papier.

Plaques, notifications de reparation et rapports d'expertise

Un dommage lourd conduit parfois a une notification d'immobilisation aupres de l'autorite du vehicule, apres quoi le vehicule ne peut reprendre la route qu'une fois repare et recontrole. Ces dossiers contiennent la plaque, le proprietaire et une description detaillee du dommage. Conservez ces donnees jusqu'a la levee de l'immobilisation et le controle, puis eliminez-les. Votre fichier vehicules et plaques est comparable a d'autres secteurs qui gerent une flotte, comme decrit dans donnees des chauffeurs et RGPD dans une flotte.

Les rapports d'expertise et photos de sinistre sont plus sensibles qu'ils n'en ont l'air. Une photo de l'habitacle peut montrer des effets personnels, une plaque ou meme un occupant, et un rapport contient un calcul complet du dommage. Traitez ces images et rapports comme une partie du dossier, conservez-les seulement tant que la finalite dure et eliminez-les en confiance ensuite. Si vous demandez aussi une copie d'une piece d'identite ou d'un permis, soyez prudent, comme dans automobile : detruire dossiers clients et copies de pieces d'identite.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, dossier de sinistre, donnees vehicules et correspondance.
2. Limitez les donnees clients et vehicules a ce que la reparation et son reglement exigent.
3. Traitez les photos de sinistre et rapports d'expertise a part et eliminez-les apres le delai de garantie.
4. Conservez la comptabilite pendant les sept ans fiscaux.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees clients et vehicules sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees d'identite, de plaque et de sinistre. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur d'atelier, une sauvegarde ou une carte memoire avec des photos de sinistre en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les dossiers de sinistre indefiniment. Apres reglement et le delai de garantie, la finalite disparait.
• Laisser les photos de sinistre sur des cartes memoire eparses. Les images sont aussi des donnees personnelles.
• Conserver par defaut une copie de piece d'identite ou de permis. Notez seulement ce dont vous avez vraiment besoin.
• Jeter non broye. Un dossier de sinistre dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une carrosserie doit-elle conserver les donnees clients et vehicules ?

La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le dossier de sinistre et la communication avec l'assureur se conservent jusqu'au reglement de la reparation et l'expiration d'une eventuelle garantie ou d'un litige. Les autres donnees clients et vehicules ne se conservent pas plus longtemps que necessaire.

Puis-je conserver les photos de sinistre et rapports d'expertise indefiniment ?

Non. Les photos de sinistre et rapports d'expertise font partie du dossier et sont lies a la finalite. Une fois la reparation reglee et le delai de garantie expire, la base disparait et vous les eliminez en confiance.

Combien de temps conserver les factures et la communication avec les assureurs ?

Les factures relevent de la comptabilite fiscale de sept ans. La communication avec l'assureur sans autre base s'elimine des que le sinistre est regle et qu'aucune reclamation ou litige n'est en cours.

Comment detruire les donnees clients et vehicules conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une carrosserie travaille avec des donnees d'identite, de plaque et de sinistre de chaque client, entre l'obligation fiscale et le RGPD. Conservez la comptabilite sept ans, gardez le dossier de sinistre jusqu'au reglement de la reparation et soyez prudent avec les copies de pieces d'identite et les photos de sinistre eparses. Rapports d'expertise et images s'eliminent apres le delai de garantie. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos clients.

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