Automobile : détruire dossiers clients et copies de pièce d'identité
Un concessionnaire automobile est une combinaison particulière. Commerce, atelier, financement et parfois assurance, le tout sous un même toit. Pour chacune de ces activités des données personnelles sont collectées, et pour certaines une obligation légale de copie de pièce d'identité s'applique. L'archive va des invitations aux essais routiers jusqu'aux dossiers de leasing complets des flottes d'entreprise. Cet article aligne les délais de conservation et les voies de destruction.
Quelles données collecte un concessionnaire ?
- Dossiers de vente : nom et adresse, coordonnées, détails de financement, copie de pièce d'identité.
- Contrats de leasing : données de l'entreprise, caution personnelle, vérification de solvabilité.
- Fiches d'atelier : lien avec la plaque d'immatriculation, historique d'entretien, nom du client.
- Assurance et immatriculation : liens RDW, parfois le BSN.
- Données marketing et CRM : essais routiers, listes de prospects, campagnes e-mail.
- Images de vidéosurveillance : showroom, atelier, parking. Lisez la conservation des images de vidéosurveillance.
Bases légales pour la copie de pièce d'identité
Un concessionnaire ne dispose pas automatiquement d'une base de copie de pièce d'identité pour chaque transaction. Ce qui est permis.
- Base Wwft pour les concessionnaires et négociants. Obligatoire pour les paiements en espèces supérieurs à 10 000 € (Wwft art. 23 et suivants). Lisez à propos de la vigilance client Wwft.
- Leasing/financement : le prêteur (souvent derrière l'entreprise) dispose d'une base Wft.
- Location longue durée : base dans le contrat de location plus éventuellement la Wwft.
- Travaux d'atelier : pas de base automatique de copie de pièce d'identité. Seulement nom et adresse plus la plaque d'immatriculation.
Pour le contexte plus large de la conservation du BSN, lisez le BSN dans l'ancienne administration.
Délais de conservation par catégorie
- Factures de vente, contrats de leasing : 7 ans (fiscal, AWR art. 52).
- Vigilance client Wwft : 5 ans après la fin de la relation d'affaires.
- Ordre de travail d'atelier et historique d'entretien : 5 à 7 ans pour la preuve de service et une éventuelle procédure de réclamation.
- Listes marketing et prospects : 2 ans d'inactivité, ou au retrait du consentement.
- Dossiers du personnel : 2 ans après la fin du contrat (général), 5 ans (copie de pièce d'identité et administration des salaires).
- Images de vidéosurveillance : 4 semaines (directive de l'AP).
Points de risque spécifiques
Copies de pièce d'identité hors base Wwft
Une erreur fréquente. Lors de l'inscription à un essai routier, une copie de pièce d'identité est faite « au cas où ». Non conforme au RGPD. Pour l'inscription à un essai routier, le nom et l'adresse plus la fiche de plaque d'immatriculation et une brève note de l'année de naissance (pour le contrôle d'âge sur le permis) suffisent.
Dossiers de leasing avec caution personnelle
Pour les leasings d'entreprise avec caution personnelle, les données personnelles du garant figurent souvent au dossier. Conservez 7 ans plus une marge de 2 ans.
Liens RDW et plaque d'immatriculation
La plaque d'immatriculation associée au nom est une donnée personnelle. Traitez-la comme une donnée CRM, donc un contrôle de conservation RGPD s'applique.
Le principal souci de conformité dans les concessions est la sur-conservation. Les propriétaires gardent « au cas où » tout pendant 10 à 15 ans. Le RGPD impose un contrôle de conservation actif.
Le nettoyage annuel
- Inventoriez l'archive physique (dossiers de vente, dossiers de leasing, fiches d'atelier).
- Répartissez par année.
- Confrontez l'année la plus ancienne aux délais de conservation.
- Planifiez une destruction sur site. Lisez comment organiser une journée de nettoyage des archives.
- Combinez avec le nettoyage numérique du CRM et du système d'atelier.
Documents spécifiques à surveiller
- Ordres de travail d'atelier avec plaques d'immatriculation de clients de plus de 7 ans. À détruire.
- Anciens dossiers de leasing de contrats résiliés : 7 ans après la fin, puis détruits.
- Registres d'essais routiers : 1 à 2 ans, puis détruits.
- Correspondance d'assurance : 7 ans après la fin de la police.
- Données marketing de clients inactifs : 2 ans d'inactivité, puis détruites.
Le matériel dans les concessions
N'oubliez pas le volet numérique.
- Anciens ordinateurs portables de diagnostic avec données clients. Lisez le déchiquetage de disques durs.
- Clés USB pour les mises à jour logicielles des véhicules. Lisez l'élimination des clés USB.
- Badges d'accès des employés partis. Lisez cartes et badges.
- Systèmes de caméras au remplacement.
Conseils pratiques
- Placez des consoles verrouillables dans la salle d'archives du showroom.
- Formez le personnel de vente à la bonne politique de copie de pièce d'identité (uniquement pertinente au titre de la Wwft).
- Planifiez le nettoyage annuel après la clôture de l'exercice, en mars et avril.
- Combinez la destruction du papier et celle du matériel dans une seule session.
- Documentez dans le registre des traitements.
Nettoyage ponctuel ou rythme annuel ?
Nous servons les concessionnaires de toute la Noord-Holland avec une destruction sur site. Combinez papier et matériel dans la même session, avec un certificat par type de support.
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